Créer et gérer une expédition
Plan
Accéder à la liste des expéditions
Consulter et mettre à jour une expédition
Supprimer une expédition
Créer une nouvelle expédition
L’onglet synthèse
L’onglet contenu
L’onglet suivi
L’onglet documents
L’onglet historique
Vous souhaitez envoyer un ou plusieurs articles à vos clients ? Argalis vous permet de créer une expédition et d’en faire le suivi.
Accéder à la liste des expéditions
Les expéditions se trouvent dans l’onglet Activités.
La liste des expéditions déjà créées s’affiche.
Vous pouvez sélectionner différentes colonnes d’affichage :
- Statut : il y a quatre statuts de l'expédition : BROUILLON, EN PRÉPARATION, EXPÉDIÉ, LIVRE
- Référence : c'est la référence de votre expédition. La référence est sous la forme de EXP-000000
- Client : il s’agit du client destinataire de l’expédition.
- Date de livraison : c’est la date de livraison renseignée sur la fiche de l’expédition. Elle correspond à la date de livraison prévue.Nombre d’articles : il s’agit du nombre d’articles que contient la livraison.
Consulter et mettre à jour une expédition
Vous pouvez consulter la fiche d’une expédition en double-cliquant sur sa ligne dans la liste.
Vous pouvez ainsi modifier les champs. Ils sont tous éditables même si le statut de l’expédition est livré. Ainsi, en cas d’erreur de saisie ou de modifications a posteriori, il est toujours possible de mettre à jour la fiche de l’expédition.
Supprimer une expédition
Vous avez la possibilité de supprimer une expédition, en cliquant sur le bouton de suppression dans la FAB
.
Créer une nouvelle expédition
Sur l’onglet Expédition, vous pouvez créer une nouvelle livraison en cliquant sur le bouton plus de la FAB. Une fenêtre de création d’une expédition s’ouvre.
L’onglet synthèse
Dans l’onglet de synthèse vous devez ajouter un client.
Pour ce faire, il suffit de sélectionner un client dans le menu déroulant.
Si jamais vous n’avez pas encore enregistré le client de l’expédition, vous pouvez créer un nouveau client en cliquant sur le bouton d’ajout
.
Une fenêtre de création de client s’ouvre et vous pouvez renseigner les champs nécessaires.
Dans la fenêtre de création du client, il est impératif de renseigner le nom du client et une adresse mail.
N.B: Les champs du conseiller principal et du responsable administratif sont pré-remplis au nom de l’utilisateur connecté. Vous pouvez ainsi les garder si les informations sont pertinentes ou les modifier.
Le client créé pour l’expédition figure désormais dans votre liste de clients dans l’onglet Clients.
Une fois que vous avez mentionné impérativement le client et le conseiller commercial, vous pouvez renseigner la date de livraison prévue dans le calendrier.
L’onglet contenu
Dans l’onglet contenu, vous pouvez ajouter le ou les articles de l’expédition.
En cliquant sur le bouton d'ajout d'article
vous ajoutez un article à l’expédition.
Une fenêtre d’ajout d’article s’ouvre.
Afin d’ajouter un article, il suffit de le chercher/le sélectionner dans le menu déroulant.
N.B : Il faut vérifier que l’article en question figure bien dans la liste des articles dans l’onglet Catalogue/Articles. Sans quoi, vous êtes dans l’obligation d’enregistrer l’expédition, de créer un article dans l’onglet Catalogue/Articles et de revenir pour compléter l’expédition.
Une fois que vous avez sélectionné l’article, le prix de vente conseillé dans sa fiche figurera comme prix HT. Vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.
Afin de compléter la fiche article de l’expédition, il suffit de renseigner la quantité et le taux de remise.
En cliquant sur valider, l’article sera ajouté à l’expédition.
Si vous souhaitez ajouter un autre article différent, il suffit de réitérer la démarche d’ajout d’article.
Liste des articles de l’expédition
Après l’ajout d’articles à l’expédition, ils seront affichés sur une liste dans l’onglet Contenu.
Le tableau de la liste affiche :
- La référence de l’article sous la forme de ART-000000
- Le libellé
- La quantité
- Le prix HT
- Le taux de remise
- Le total HT
Vous avez la possibilité de supprimer un article en cliquant sur le bouton de suppression
L’onglet suivi
L’onglet suivi permet d’ajouter des informations de suivi. En effet, au-delà des quatre statuts de la livraison, vous pouvez renseigner des actions effectuées telles que l’envoi de mail ou le compte rendu d’un entretien téléphonique etc... Toutes ces données sont renseignées en tant qu’actions.
Pour ajouter une action, il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout d’action
Une fenêtre de création d’action s’ouvre
Vous pouvez ainsi renseigner le type d’action, la date, le contact et laisser un commentaire.
L’action a une valeur indicative et vous permet de laisser une trace des actions accomplies pour la livraison.
L’onglet documents
L’onglet documents, présent dans les différentes fonctionnalités Argalis, vous permet de déposer, le cas échéant, des documents relatifs à l’expédition. A titre d’exemple, vous pouvez déposer l’accusé de réception ou le bordereau de suivi de colis.
C’est une zone de dépôt libre.
Afin d’ajouter un document, vous pouvez le télécharger en cliquant sur Sélectionner ou le Glisser/Déposer.
L’onglet historique
L’onglet historique est présent dans toutes les fonctionnalités d’Argalis.
Il permet de consulter l’historique des actions effectuées sur la fiche d’une expédition.
Afin que l’expédition soit enregistrée, il suffit de cliquer sur le bouton de sauvegarde
Accéder à la liste des expéditions
Consulter et mettre à jour une expédition
Supprimer une expédition
Créer une nouvelle expédition
L’onglet synthèse
L’onglet contenu
L’onglet suivi
L’onglet documents
L’onglet historique
Vous souhaitez envoyer un ou plusieurs articles à vos clients ? Argalis vous permet de créer une expédition et d’en faire le suivi.
Accéder à la liste des expéditions
Les expéditions se trouvent dans l’onglet Activités.
La liste des expéditions déjà créées s’affiche.
Vous pouvez sélectionner différentes colonnes d’affichage :
- Statut : il y a quatre statuts de l'expédition : BROUILLON, EN PRÉPARATION, EXPÉDIÉ, LIVRE
- Référence : c'est la référence de votre expédition. La référence est sous la forme de EXP-000000
- Client : il s’agit du client destinataire de l’expédition.
- Date de livraison : c’est la date de livraison renseignée sur la fiche de l’expédition. Elle correspond à la date de livraison prévue.Nombre d’articles : il s’agit du nombre d’articles que contient la livraison.
Consulter et mettre à jour une expédition
Vous pouvez consulter la fiche d’une expédition en double-cliquant sur sa ligne dans la liste.
Vous pouvez ainsi modifier les champs. Ils sont tous éditables même si le statut de l’expédition est livré. Ainsi, en cas d’erreur de saisie ou de modifications a posteriori, il est toujours possible de mettre à jour la fiche de l’expédition.
Supprimer une expédition
Vous avez la possibilité de supprimer une expédition, en cliquant sur le bouton de suppression dans la FAB
.Créer une nouvelle expédition
Sur l’onglet Expédition, vous pouvez créer une nouvelle livraison en cliquant sur le bouton plus de la FAB. Une fenêtre de création d’une expédition s’ouvre.
L’onglet synthèse
Dans l’onglet de synthèse vous devez ajouter un client.
Pour ce faire, il suffit de sélectionner un client dans le menu déroulant.
Si jamais vous n’avez pas encore enregistré le client de l’expédition, vous pouvez créer un nouveau client en cliquant sur le bouton d’ajout
.Une fenêtre de création de client s’ouvre et vous pouvez renseigner les champs nécessaires.
Dans la fenêtre de création du client, il est impératif de renseigner le nom du client et une adresse mail.
N.B: Les champs du conseiller principal et du responsable administratif sont pré-remplis au nom de l’utilisateur connecté. Vous pouvez ainsi les garder si les informations sont pertinentes ou les modifier.
Le client créé pour l’expédition figure désormais dans votre liste de clients dans l’onglet Clients.
Une fois que vous avez mentionné impérativement le client et le conseiller commercial, vous pouvez renseigner la date de livraison prévue dans le calendrier.
L’onglet contenu
Dans l’onglet contenu, vous pouvez ajouter le ou les articles de l’expédition.
En cliquant sur le bouton d'ajout d'article
vous ajoutez un article à l’expédition.Une fenêtre d’ajout d’article s’ouvre.
Afin d’ajouter un article, il suffit de le chercher/le sélectionner dans le menu déroulant.
N.B : Il faut vérifier que l’article en question figure bien dans la liste des articles dans l’onglet Catalogue/Articles. Sans quoi, vous êtes dans l’obligation d’enregistrer l’expédition, de créer un article dans l’onglet Catalogue/Articles et de revenir pour compléter l’expédition.
Une fois que vous avez sélectionné l’article, le prix de vente conseillé dans sa fiche figurera comme prix HT. Vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.
Afin de compléter la fiche article de l’expédition, il suffit de renseigner la quantité et le taux de remise.
En cliquant sur valider, l’article sera ajouté à l’expédition.
Si vous souhaitez ajouter un autre article différent, il suffit de réitérer la démarche d’ajout d’article.
Liste des articles de l’expédition
Après l’ajout d’articles à l’expédition, ils seront affichés sur une liste dans l’onglet Contenu.
Le tableau de la liste affiche :
- La référence de l’article sous la forme de ART-000000
- Le libellé
- La quantité
- Le prix HT
- Le taux de remise
- Le total HT
Vous avez la possibilité de supprimer un article en cliquant sur le bouton de suppression
L’onglet suivi
L’onglet suivi permet d’ajouter des informations de suivi. En effet, au-delà des quatre statuts de la livraison, vous pouvez renseigner des actions effectuées telles que l’envoi de mail ou le compte rendu d’un entretien téléphonique etc... Toutes ces données sont renseignées en tant qu’actions.
Pour ajouter une action, il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout d’action
Une fenêtre de création d’action s’ouvre
Vous pouvez ainsi renseigner le type d’action, la date, le contact et laisser un commentaire.
L’action a une valeur indicative et vous permet de laisser une trace des actions accomplies pour la livraison.
L’onglet documents
L’onglet documents, présent dans les différentes fonctionnalités Argalis, vous permet de déposer, le cas échéant, des documents relatifs à l’expédition. A titre d’exemple, vous pouvez déposer l’accusé de réception ou le bordereau de suivi de colis.
C’est une zone de dépôt libre.
Afin d’ajouter un document, vous pouvez le télécharger en cliquant sur Sélectionner ou le Glisser/Déposer.
L’onglet historique
L’onglet historique est présent dans toutes les fonctionnalités d’Argalis.
Il permet de consulter l’historique des actions effectuées sur la fiche d’une expédition.
Afin que l’expédition soit enregistrée, il suffit de cliquer sur le bouton de sauvegarde
Mis à jour le : 20/01/2023
Merci !