Q: Règles générales d’utilisation

Utilisation des listes Les listes d’Argalis permettent de visualiser rapidement tous les éléments d’un même type au sein d’un tableau riche de fonctionnalités. On trouve des listes pour la plupart des éléments usuels de la gestion de votre organisme : liste des produits de formation, liste des clients, listes des sessions de formations… Les tableaux des listes d’Argalis intègrent des fonctionnalités avancées permettant d’afficher des données de suivi. <img src="https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/7ce18373d4da3000/bb4143d6-8a1c-4a4e-896d-ee44cb_1d26lij.png" alt="" /> On retrouve des éléments communs à toutes les listes : <ol> <li>Le titre de la liste</li> <li>Un bouton d’action contextuel permettant notamment la création d’un nouvel item et l’export des données au format tableur</li> <li>Des filtres rapides permettant de n’afficher que les éléments correspondant aux filtres</li> <li>Une barre de navigation parmi les différents éléments de la liste</li> <li>Un menu de modification de l’affichage du tableau : permettant d’afficher ou de masquer certaines colonnes du tableau, de modifier l’ordre des colonnes et de créer des filtres complexes.</li> </ol> Utilisation des fiches Une fiche rassemble les données d’un élément de votre organisme de formation. On retrouve dans Argalis de nombreux types de fiches : fiche produit, fiche intervenant, fiche client, fiche apprenant… ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/6e088f263ec8f40/2c8f774e-115e-4c9b-bea2-382350_1

Question 1

Modèle de documents et de mails

Accepted Answer

Plan

Accéder aux différents modèles de documents par défaut
Dupliquer le modèle
Apparition d’une nouvelle version du modèle
Génération d’un nouveau modèle de documents
Accéder aux différents modèles de documents par défaut

La solution Argalis dispose d’un échantillon de documents que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins.

Pour cela, il suffit de vous rendre dans l’onglet Administration / Modèles / Modèles de documents.

La table des modèles vous permet d’appliquer un filtre pour une recherche rapide du document souhaité.

Vous pouvez donc choisir le document que vous souhaitez éditer. La première version par défaut est impossible à modifier.

Dupliquer le modèle

Pour pouvoir modifier un document, il convient de le dupliquer. Pour cela il suffit de :

Cliquer sur le bouton de consultation

Une fenêtre s’ouvre.

Cliquer sur le bouton Dupliquer

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/81447ffe04712800/153d4a57-e7b

Question 2

Créer une facture d'avoir

Accepted Answer

PLAN

1. Créer une facture d’avoir manuellement

2. Créer un avoir à partir d’une facture

3. Lier une facture à un avoir

4. Renseigner l’onglet “Description”

5. Ajouter une ligne dans la description

6. Générer la facture d’avoir

7. Envoyer la facture d’avoir par mail :

8. Déduire l’avoir

9. Créer un avoir partiel sur une facture

Dans l’onglet “Facturation”, Argalis met à disposition différents types de factures : Acompte, Standard, Livraison et Avoir.

La facture d’avoir est un document émis par le vendeur afin d’annuler une facture incorrecte ou de rembourser un achat. Ainsi, en cas d’erreur de facturation sur Argalis ou pour le remboursement d’un trop-perçu, vous avez la possibilité d’éditer une facture d’avoir depuis l’onglet Facturation.

Créer une facture d’avoir manuellement

Afin de créer une facture d’avoir rendez-vous à l’onglet “Facturation” du menu principal.

Il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout de la FAB

pour accéder à la création d’une nouvelle facture.

Il est recommandé de commencer par la sélection du type de fact

Question 3

Extranet Client

Accepted Answer

Ouvrir l'accès à l'extranet client

Pour activer l’accès à l’extranet à l’un de vos clients, , suivez ces étapes::

Se rendre sur la fiche client (accessible depuis le menu principal, onglet Clients).
Dans l’onglet Contact > Fiche contact > Extranet Client.
Activer l’interrupteur “Accès extranet”.
Sauvegarder les modifications apportées à la fiche client.

Envoyer les identifiants temporaires de connexion

Pour envoyer au client ses identifiants temporaires nécessaires à la première connexion sur l’extranet, cliquer sur le bouton “Générer le mot de passe”, puis valider et sauvegarder :

Un message temporaire s’affiche en haut à droite de l'écran pour confirmer l’envoi du mail :

Le mail est envoyé à l’adresse email indiquée sur la fiche du client (onglet Contacts > Fiche contact > Onglet Contact).

Cette adresse email est utilisée comme identifiant pour l’extranet.

Se connecter à l’extranet (à destination du client)

L’URL de l’extranet client

L’URL de votre ex

Question 4

Règles générales d’utilisation

Accepted Answer

Utilisation des listes

Les listes d’Argalis permettent de visualiser rapidement tous les éléments d’un même type au sein d’un tableau riche de fonctionnalités. On trouve des listes pour la plupart des éléments usuels de la gestion de votre organisme : liste des produits de formation, liste des clients, listes des sessions de formations… Les tableaux des listes d’Argalis intègrent des fonctionnalités avancées permettant d’afficher des données de suivi.

On retrouve des éléments communs à toutes les listes :

Le titre de la liste
Un bouton d’action contextuel permettant notamment la création d’un nouvel item et l’export des données au format tableur
Des filtres rapides permettant de n’afficher que les éléments correspondant aux filtres
Une barre de navigation parmi les différents éléments de la liste
Un menu de modification de l’affichage du tableau : permettant d’afficher ou de masquer certaines colonnes du tableau, de modifier l’ordre des colonnes et de créer des filtres complexes.

Utilisation des fiches

Une fiche rassemble les données d’un élément de votre organisme de formation. On retrouve dans Argalis de nombreux types de fiches : fiche produit, fiche intervenant, fiche client, fiche apprenant…

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/6e088f263ec8f40/2c8f774e-115e-4c9b-bea2-382350_1

Question 5

Fiche d’un produit de formation

Accepted Answer

Compléter la création d’un nouveau produit

La page de « Création d’un produit » est composée d’un menu de navigation comportant différents onglets.

Parmi les champs à remplir, ceux marqués d’un astérisque sont obligatoires. Tant qu’ils ne sont pas remplis, vous ne pourrez pas générer votre nouvelle fiche produit.

INTERRUPTEUR « ACTIF »

L’interrupteur « Actif » vous permet d’indiquer si le produit doit être affiché ou non dans la liste de vos propositions commerciales. Lorsque l’interrupteur est coloré, le produit est actif. Vous pouvez également faire varier cet interrupteur à une échelle plus fine, celle des modalités de la formation (présentiel, e-learning ou blended learning)

INFORMATIONS

L’onglet « INFORMATIONS » vous donne accès aux champs de désignation du produit de formation.

Après avoir rempli le champ « Nom du produit » qui apparaîtra en tête de la fiche produit finale, vous devez choisir la « Nature de la formation » parmi une liste issue de la typologie des actions de formation, telle que définie par le Code du travail.

Ce champ est obligatoire car, sans lui, l’action de formation ne pourra pas être reconnue comme professionnelle.

Le champ « Type de formation » définit quel type de diplôme, titre, certificat ou autre sera délivré à la fin de la formation.

Le champ « Spécialité

Question 6

Planifier une session de formation avec la planification simple

Accepted Answer

L’Assistant de Planification, jusqu’alors proposé par Argalis pour la planification de session, est intéressant notamment lorsque votre organisme de formation travaille avec beaucoup d’intervenants, sans gestion des préférences intervenants, ni de dates pré-définies.

Argalis propose désormais un nouvel outil de planification simplifiée.

Cette alternative à l’Assistant de Planification présente notamment l’avantage de pouvoir modifier plus facilement les éléments de la planification.

Cette fonctionnalité est également utile pour affecter différents sites et intervenants sur les différentes tranches horaires de la session.

La planification simple est accessible directement depuis l’onglet PLANIFICATION de la session:

L’onglet Planification permet de définir les sites, dates, et intervenants de chaque tranche horaire de la session de formation.

Gérer les tranches horaires

Le nombre de jours affichés (Jour n°1, Jour n°2,…) correspond au nombre de jours indiqués dans le produit de formation sélectionné pour la session.

Ajouter un jour ou une tranche horaire

Il est possible d’ajouter un jour grâce au bouton

Deux tranches horaires apparaissent sur le jour nouvellement ajouté, nommées par défa

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