Planifier une session de formation avec la planification simple
L’Assistant de Planification, jusqu’alors proposé par Argalis pour la planification de session, est intéressant notamment lorsque votre organisme de formation travaille avec beaucoup d’intervenants, sans gestion des préférences intervenants, ni de dates pré-définies.
Argalis propose désormais un nouvel outil de planification simplifiée.
Cette alternative à l’Assistant de Planification présente notamment l’avantage de pouvoir modifier plus facilement les éléments de la planification.PopulaireAffecter plusieurs intervenants à une session
Vous avez deux ou plusieurs intervenants qui co-animent une même session ? Ils interviennent sur les mêmes créneaux horaires ?
Il est possible avec l’assistant de planification d’Argalis de désigner plusieurs intervenants pour la même session.
Pour ce faire, il suffit d’aller sur l’assistant de planification d’une session dans l’onglet Activité/Sessions.
Sur la liste des sessions, vous pouvez sélectionner une session existante ou en créer une autre.
A partir de la sessiQuelques lecturesAutomatisation des statuts
Principaux Statuts
Le statut d’une session peut évoluer de manière manuel ou automatique. Voici les différents statuts d’une session et leurs règles de changement d’état :
PRÉVISIONNEL : C’est le statut par défaut lors de la création d’une nouvelle session.
CONFIRME : Le passage à ce statut est laissé à l’appréciation du responsable de la session. Il ne comporte aucun automatisme.
EN COURS : Le passage à ce statut est automatique lorsque le 1er jour de la sesQuelques lecturesLa Convention de formation dynamique avec dictionnaire de données
Dans le cadre de la nouvelle réglementation Qualiopi pour les Organismes de formation, Argalis rend disponible un nouveau document intégrant les critères de qualité : la convention de formation professionnelle dynamique.
PLAN
Paramétrer le modèle de document “Convention de formation professionnelle dynamique"
Générer le document dans la gestion documentaire d’une session
Paramétrer le modèle de document “ Convention de formation professionnelle dynamique”
LeQuelques lecturesL’assistant de génération de document dans une session
Plan
Accéder à l’assistant de génération de document
Génération multiple de document
a - Générer les documents
b - Régénérer les documents
Filtres spécifiques
a - Recherche d’un document en particulier
b - Tri par destinataire
Accéder à l’assistant de génération de document.
L’assistant de génération de document permet de générer/régénérer les documents relatifs à une session.
Pour cela, il suffit de se rendre dans l’onglet “gestion doQuelques lecturesCréer un rapport de fin de formation
PLAN
I. Rapport de fin de formation
Définition
Générer et télécharger le rapport de fin de formation
II. Présentation du rapport de fin de formation
Pages de présentation
Page Contexte
Page Apprenant(s)
Pages Statistiques et analyse
a- Analyse de la satisfaction
b- Analyses des compétences développées
c- Impact de la formation
Page synthèse de l’intervenant
I. Rapport de fin de formation
Définition
Le rapport de fin de formation est uQuelques lecturesRenseigner l'évaluation de l'apprenant·e dans une session
Plan
Se rendre sur la fiche de l’apprenant·e dans une session
Affecter une évaluation à l’apprenant·e
Générer et télécharger les documents de l'évaluation de l’apprenant·e
Se rendre sur la fiche de l’apprenant·e dans une session
Depuis argalis, il est possible de renseigner la satisfaction globale de votre apprenant·e. Pour cela il suffit de vous rendre dans la session concernée.
(https://support.argalis.fr/hc/articleattachments/360000270777/Picture1.Peu de lecturesLa confirmation d'encadrement de la session par l'intervenant
La validation des dates de session par l’intervenant permet de suivre la disponibilité des intervenants sur les sessions prévues.
La validation des dates par l'intervenant est d'autre part nécessaire pour l'envoi programmé des plannings d'intervention.
Prérequis :
Pour gérer la validation des dates de l’intervenant, il faut avoir planifié la session.
Pour en savoir plus sur la planifiPeu de lecturesVisualiser les formateurs sur la carte d’aide à la planification
Introduction
Fonctionnalités Clés:
Saisie des informations
Visualisation sur la carte
Indicateurs de disponibilité
Détails des formateurs
Introduction
Le Module de Carte d'Aide à la Planification des formateurs d'Argalis est un outil conçu pour faciliter et améliorer le processus de planification des sessions de formation en particulier lors de gestion de “tournée” ou dans un but d'optimisation des déplacements (calculer les déplacement de l'intervenant depuis un lPeu de lecturesCréer une référence interne d’une session
Plan :
Créer une référence interne
Pourquoi affecter une référence inter à une session ?
a) Optimiser l'affichage des plannings
b) Faciliter la gestion des sessions
Créer une référence interne :
La création d’une référence interne se fait au niveau de la session en question. Elle sert à mieux distinguer la session d'où sa distinction du nom du produit.
Ainsi, afin d’ajouter une référence interne, il suffit de vous rendre à l’onglet sessioPeu de lecturesDéfinir la prise en charge de la session de formation
PLAN
Rappels
Onglet Prise en charge
a. Afficher le détail de la prise en charge
b. Remettre à zéro les montants de prise en charge
c. Définir la prise en charge du financeur
Onglet Informations générales
Impacts sur la facture
Rappels :
Après avoir créé une session avec un produit de formation (onglet Synthèse de la session), ainsi qu’un client commanditaire (onglet Client(s) de la session) :
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/websitPeu de lecturesGérer la caution apprenant dans la session de formation
Grâce à cette fonction, vous avez la possibilité de gérer la caution pour chaque apprenant de la session de formation.
PLAN
Activer la gestion de la caution apprenant dans les réglages par défaut
Gérer la caution apprenant dans la session
Activer la gestion de la caution apprenant dans les réglages par défaut
Vous pouvez activer la gestion de la caution apprenant dans le menu Administration, sous-menu Réglages par défaut.
Dans l’onglet Sessions, l’interrPeu de lecturesGérer la tarification par apprenant sur une session
Les besoins en formation sont différents pour les apprenants d’une même session ?
Argalis offre la possibilité de définir des tarifs individualisés par apprenant dès la proposition commerciale, ou bien directement dans la session.
Plan
La tarification par apprenant dans la proposition commerciale
La tarification par apprenant dans la session
La tarification par apprenant dans la proposition commerciale
Pour savoir comment intégrer une session en Intra dans unePeu de lecturesDéfinir des horaires types des sessions
Plan :
Rappel :
a. Définir les horaires types dans l'onglet administration
b. Définir les horaires types d'une formation
Définir les horaires types dans l'assistant de planification
Rappel
a. Définir les horaires types dans l’onglet administration
Dans l’onglet Administration/réglages/produits, vous avez la possibilité de renseigner des horaires de mâtiné et d’après-midi types.
(https://support.argalis.fr/hc/articleattachments/115011547069/adminihorPeu de lecturesEnvoi de mails groupés
Plan
Paramétrage
a. Renseigner les adresses mails client·e·s et apprenant·e·s
b. Générer les documents depuis l’assistant de génération
Envoi de mails groupés
a. Envoi de mails groupés aux client·e·s depuis la gestion documentaire
b. Envoi de mails groupés aux apprenant·e·s depuis la gestion documentaire
c. Envoi de mails personnalisés
Paramétrage
a. Renseigner les adresses mails client·e·s et apprenant·e·s
Le gain de temps est un facteur déterminant dPeu de lecturesLa confirmation de participation à la session par le client
La validation dates session par le client permet de suivre la disponibilité des clients sur les sessions prévues.
Prérequis :
Pour gérer la validation des dates des clients, il faut avoir planifié la session.
Pour en savoir plus sur la planification d’une session et la proposition de dates :
Planifier une session de formation avec la planification simple
PLAN
La validation éPeu de lecturesGérer les consignes aux intervenants
Sur Argalis, la consigne est un texte d’informations à l’attention de l’intervenant.
Il est possible d’indiquer une consigne à plusieurs niveaux : session, client, site client.
PLAN
Ajouter une consigne
* a. Ajouter une consigne sur la session
b. Ajouter une consigne sur la fiche client
c. Ajouter une consigne sur le site client
Impact sur l’ordre de mission de l’intervenant
Ajouter une consigne
a. Ajouter une consigne sur la session
Vous avez lPeu de lecturesQu'est ce qu'une session ?
Une session est une action de formation permettant d’atteindre des objectifs pédagogiques. Selon la norme NF X 50-750 du 15 août 2015, il s’agit d’une « période de formation planifiée dans le temps, organisée pour un groupe selon des objectifs correspondant à des besoins collectifs ».
D'autre part, les formations individuelles répondent aux besoins personnels à travers des objectifs pédagogiques spécifiques.Peu de lecturesEnvoyer les plannings d'intervention
Vous avez la possibilité en quelques clics d'envoyer aux intervenants leur planning pour les prochaines semaines.
Argalis propose l'envoi programmé hebdomadaire, ainsi que l'envoi manuel à effet immédiat.
Pour en savoir plus sur les intervenants et les plannings, consultez nos autres articles :
Création de la CVthèque d’intervenants
Organisme externe (https://argalis.crisp.help/fr/article/orPeu de lecturesGéolocaliser les adresses depuis la Planification Simple
Plan :
Introduction et Rappels
Etre alerté sur la non géolocalisation d’une ou plusieurs adresses
Agir sur les géolocalisations manquantes
a. Géolocaliser une adresse intervenant
b. Géolocaliser un site client
c. Géolocaliser un site de votre organisme de formation
Contrôler les géolocalisations
Introduction et Rappels :
Jusqu’alors, pour planifier une session avec l’Assistant de Planification, il était nécessaire que les adresses suivantes soient géolocPeu de lecturesModifier les coûts intervenant·e·s
Lorsque vous créez un·e intervenant·e , il est indispensable de renseigner son ou ses tarifs. Ces derniers seront appliqués au niveau des produits encadrés.
Lorsque vous affecter un·e intervenant à une session, son tarif appliqué par défaut au produit sera pris en compte. Ce tarif permet de calculer la marge brute effectuée sur une session donnée.
Afin d’accéder au détail du coût de l’intervenant daPeu de lecturesParamétrer l’adresse d’un site de formation
Les sites où se déroulent les formations peuvent être soit :
Des sites appartenant au client
Des sites appartenant à votre organisme de formation
Des tiers-lieux (location ou mise à disposition de salles)
1.Paramétrer des sites appartenant à votre organisme de formation
a) Création des sites dans le menu Organisme de formation
Afin de paramétrer l’adresse d’un site qui appartient à votre organisme de formation:
Il faut d'abord créer le site dans “AdministratPeu de lecturesLa feuille d'émargement de session dynamique
Argalis rend disponible un nouveau document de session : la feuille d’émargement dynamique.
Sur la base des éléments de la feuille d’émargement de session existante, la feuille d’émargement de session dynamique est visuellement optimisée. Elle est également entièrement personnalisable pour s’adapter à vos besoins.
PLAN
Présentation de la feuille d’émargement de session dynamique
Personnaliser la feuille d’émargement de session dynamique
Générer la feuille d’émargementPeu de lecturesPour commencer
Accéder à la liste des sessions
Dans le menu d’Argalis, cliquez sur l’onglet « Sessions ».
Vous accédez à la « LISTE DES SESSIONS », à partir de laquelle vous pouvez créer des sessions, visualiser toutes les sessions déjà créées et les exporter.
Accéder à la liste des sessions depuis le menu d’Argalis
Créer une session
Passez votre souris sur le bouton dPeu de lecturesDuplication de sessions
Pour dupliquer des sessions en masse vous devez tout d’abord ouvrir une session « source » puis vous rendre dans la FAB située en bas à droite de l’écran. Cliquez sur le bouton « Dupliquer la session ».
Un pop-up s’ouvre sur laquelle vous pouvez choisir :
Le nombre de sessions à créer
Leur statut par défaut (prévisionnelle ou confirmé)
Les éléments à conserver issus de la session « source »Peu de lecturesInformations tarifaires et distance des intervenants dans la planification simple
Rappel des fonctionnalités de la planification simple
Affichage des informations tarifaires des intervenants
Affichage de la distance de déplacement et du barème kilométrique
Recalcul automatique des distances en cas de changement de site
Rappel des fonctionnalités de la planification simple:
Cette fonctionnalité est utile pour affecter différents sites et intervenants sur les différentes tranches horaires de la session.
La planification simple est accessible directement dePeu de lecturesVisualiser les changements de statut d'inscription de l’apprenant sur la session de formation
Vous avez la possibilité d'accéder à l’historique des changements de statut de l’inscription d’un apprenant d’une session Inter.
Rappel sur la session Inter :
Une session Inter désigne une session de formation concernant plusieurs clients commanditaires.
Une session est identifiée comme étant de type Inter lorsque l’interrupteur “Intra - Inter”, dans l’onglet Synthèse de la session, est positionné sur la droite :
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/211172Peu de lecturesGénération de feuille d’émargement par apprenant
Plan
Accéder à la feuille d'émargement par apprenant
Générer la feuille d'émargement par apprenant
Argalis permet de générer deux types de feuilles d’émargement :
une feuille d’émargement de session : elle vous permet de reprendre sur une même feuille d’émargement l’ensemble des apprenants.
une feuille d’émargement par apprenant : chaque apprenant inscrit à la session peut avoir sa propre feuille d’émargement .
La feuille d’émargement par apprenant peut êtPeu de lecturesLa gestion des lieux virtuels
PLAN
Renseigner un site “Physique” ou “Virtuel”
Site virtuel validation de l’url pour la sauvegarde
Réinitialisation du champ “Site”
Duplication des Lieux Virtuels
Implications sur les documents
Renseigner un site “Physique” ou “Virtuel”:
Dans l'onglet de planification au sein des sessions, le bouton situé à gauche du champ "Sélectionner un Site" est désormais interactif, permettant la sélection du type de site :
"Virtuel"
(https://storage.crisp.chat/uPeu de lectures