Modèle de documents et de mails
Plan
Accéder aux différents modèles de documents par défaut
Dupliquer le modèle
Apparition d’une nouvelle version du modèle
Génération d’un nouveau modèle de documents
Accéder aux différents modèles de documents par défaut
La solution Argalis dispose d’un échantillon de documents que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins.
Pour cela, il suffit de vous rendre dans l’onglet Administration / Modèles / Modèles de documents.
(https://storage.crisp.chPopulaireLa GED (Gestion Electronique des Documents)
Qu’est ce que la GED ?
La Gestion Electronique de Documents est un procédé de traitement et d’exploitation des documents par le biais de logiciels.
En effet, Il permet de numériser, de classer et d’archiver les documents dans les emplacements qui leur sont dédiés.
Ressources nécessaires
Poste de travail, Connexion internet.
Outil de numérisation de documents papiers: scanner ou appareil photo.
Convertisseur PDF ou logiciel d’édition avec enregistrementQuelques lecturesRoutage de documents
Plan
1. Paramétrer le routage de documents
a. Accéder à l’onglet d’automatisation des documents
b. Compléter les règles d’automatisations
Paramétrer le routage de documents
Dans argalis, vous avez la possibilité d’automatiser l’envoi de documents.
Il suffit de cliquer sur l’onglet Administration/ Réglages par défaut / Automatisme documentaire
Pour paramétrer le routage de documents, il suffit dPeu de lecturesGérer l'affectation d'un élément à une entité
PLAN
Rattacher à élément à une entité
Bloquer une affectation à la création de l’élément
Hériter de l'affectation du parent
a. Activer l’héritage de l'affectation du parent
b. Impacts sur les éléments liés
Ces paramètres sont disponibles lorsque vous gérez plusieurs entités sur votre base Argalis.
Contactez votre conseiller commercial pour en savoir plus sur le Multi-OF.
Définitions :
Élément
Un élément désigne toute fiche ou activité créée sur Argalis.Peu de lecturesNotifier de l'invalidité d'une exigence intervenant
Vous avez la possibilité d'être notifié lorsqu'une exigence n'est plus valide pour l'intervenant d'une session.
Cette fonction permet l’envoi d’un mail à chaque intervenant ayant une ou plusieurs exigences non validées un certain nombre de jours avant le début de la session.
Pour en savoir plus sur les autres notifications.
PLAN
Paramétrer la notification
Présentation de mPeu de lecturesProtection des données personnelles dans Argalis
Qu’est-ce que le RGPD?
L'acronyme RGPD signifie règlement général sur la protection des données Personnelles. Il s’agit d’une disposition vouée à renforcer la protection des données personnelles.
Tout type de renseignements personnels est soumis à ce règlement, que son traitement soit ou non automatisé, entièrement ou en partie.
Conformément aux exigences de ce règlement, Argalis met à disposition de ses clients un ensemble de fonctionnalités permettant la protection des données persoPeu de lecturesRègles de calculs des tableaux de bord
Peu de lecturesDéfinir le responsable du traitement des données (RGPD) dans la convention de formation
PLAN
Définir le responsable du traitement des données dans le menu Administration
Impact sur la convention de formation
Définir le responsable du traitement des données dans le menu Administration
Pour renseigner le responsable du traitement des données, il suffit de se rendre dans le menu Administration, sous-menu RGPD.
Dans la partie “RESPONSABLE DES DONNÉES”, vous pouvez renseigner les champs suivants :
Responsable des données (1) : champ de texte libre pePeu de lecturesGérer les titres et grades des personnes physiques sur la fiche utilisateur
Sur les fiches des personnes physiques, en plus de la civilité déjà présente, vous avez la possibilité de gérer les titres et grades.
Le titre ou grade renseigné sur une fiche remonte remplace la civilité dans les documents et mails.
PLAN
Activer l’option et paramétrer les titres et grades dans les réglages par défaut
Définir le titre ou grade sur la fiche utilisateur
Impacts sur les documents
Activer l’option et paramétrer les titres et grades dans les réglages par déPeu de lecturesGestion des alertes et notifications
De nombreuses actions importantes dans votre flux de travail peuvent être paramétrées afin de déclencher, le cas échéant, une alerte puis une notification par e-mail. Ces notifications pourront également être visibles sur votre tableau de bord dans la partie dénommée « ACTIONS CRITIQUES ».
Définitions
Alerte : capacité de la solution Argalis à détecter un écart entre la situation actuelle et une situation attendue.
Notification : méthode ou moyen permettant de prévenir un ou pPeu de lecturesGéolocalisation des sites
PLAN
Pourquoi géolocaliser un site ?
Géolocaliser un site lié à votre organisme de formation
Géolocaliser un site client
Que faire si la géolocalisation ne fonctionne pas ?
Pourquoi géolocaliser un site
Dans Argalis, la géolocalisation d’un site est essentielle pour :
Le calcul des frais de l'intervenant ;
Les suggestions optimisées d’intervenants ;
L’affichage de son itinéraire.
Vous rencontrez cette fonctionnalité lorsque vous souhaitez attribuer à un clPeu de lecturesGérer les exigences intervenants en masse
Rappels :
Vous avez la possibilité d’identifier des critères d’exigences à remplir par les intervenants pour pouvoir encadrer certaines formations.
L’exigence est d’abord créée dans l'espace Administration avant d’être ajoutée sur la fiche produit.
Lorsque ce produit est lié à un intervenant, il est possiPeu de lecturesGérer la pseudonymisaton et l'anonymisation des historiques
Vous avez la possibilité de pseudonymiser ou d’anonymiser l’historique des modifications des utilisateurs de votre base.
La pseudonymisation et l’anonymisation sont 2 méthodes de sécurisation des données utilisateurs.
La pseudonymisation et l’anonymisation sur Argalis consistent à masquer le nom de l’utilisateur dans l’historique des modifications d’un élément.
La pseudonymisation permet de visualiser temporairement le nom de l’utilisateur dans l’historique des modifications.Peu de lecturesRemplacer un utilisateur
Il est possible de conserver l'historique d'activité de l'ancien utilisateur sortant en suivant une procédure simple.
Voici comment vous pouvez procéder :
Désactivation de l'utilisateur sortant : Ouvrez la fiche de l'utilisateur sortant, cliquez sur le bouton rouge en bas, puis sur le bouton Désactiver l'utilisateur.
Création d'une nouvelle fiche utilisateur : Pour le nouvel arrivant, nous vous recommandons de créer une nouvelle fiche utilisateur distincte, depuis la liste des utilPeu de lectures