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La GED (Gestion Electronique des Documents)

PLAN



1. Qu’est ce que la GED ?

2. Ressources nécessaires

3. Numériser les documents

4. Convertir les documents en PDF

5. Envoyer les documents par e-mail

6. Intégration des documents

7. Que faire en cas de retour de documents non intégrés ?

8. Retrouver les documents intégrés

9. Horaires d'activité du service



Qu’est ce que la GED ?



La Gestion Electronique de Documents est un procédé de traitement et d’exploitation des documents par le biais de logiciels.



En effet, Il permet de numériser, de classer et d’archiver les documents dans les emplacements qui leur sont dédiés.



Ressources nécessaires



Poste de travail, Connexion internet.
Outil de numérisation de documents papiers: scanner ou appareil photo.
Convertisseur PDF ou logiciel d’édition avec enregistrement sous format PDF.



Numériser les documents



La première étape consiste à numériser les documents papiers. Il faut d’abord vérifier que ces documents, édités à partir de votre base Argalis, contiennent effectivement un QR Code






Vous pouvez numériser vos documents en les scannant ou en prenant une photo.



Il est nécessaire que le QR Code soit aussi lisible lorsque vous numérisez vos documents.



Ainsi, Veillez à ce que la numérisation ne soit pas de très faible qualité afin que le document soit lisible.



Convertir les documents en PDF



Documents numérisés : une fois vos documents numérisés, certains scanners ou imprimantes multifonctions proposent de les sauvegarder sous différents formats. Veuillez sauvegarder votre document sous format PDF.



Documents électroniques : si vous souhaitez traiter des documents sous formats numériques (docs, xls, cvs, jpeg, etc..), il faut d’abord les convertir en format PDF. Ceci peut se faire par deux moyens : directement sur le logiciel d’édition (suite office etc) en sauvegardant sous format PDF; sinon grâce à des logiciels de conversion en pdf. (Il existe sur internet différentes plateformes qui proposent de convertir les documents gratuitement et instantanément).



Vous pouvez nommer votre document librement. Cela n’affecte pas son traitement.



Envoyer les documents par e-mail



Une fois vos documents sont bien au format PDF, il faut les envoyer à votre adresse mail

d’acquisition qui se termine par @app-argalis.fr



Par exemple si votre base argalis est centre-formation.argalis.fr votre adresse mail

d’acquisition est : centre-formation@app-argalis.fr



Intégration des documents



Vous recevrez un “compte rendu d’intégration de vos documents” sur votre boite mail.






Liste des documents dont l’intégration a parfaitement fonctionné: dans cette liste vous trouverez les intitulés des documents et le nombre de pages intégrées avec succès à votre base Argalis.



Liste des documents dont l’intégration n’a pas pu aller à son terme car une ou plusieurs pages sont manquantes: dans cette liste vous retrouverez les documents qui n’ont pas pu être intégrés car une ou plusieurs pages n’ont pas pu être lues correctement. Ces documents vous sont renvoyés en pièce jointe dans ce mail.



Sur Argalis, le document retour est intégré en lieu et place du document généré.



La version retour remplace le document initial.



Elle est téléchargeable comme un document classique en cliquant sur le bouton










La date d'intégration du document retour est renseignée dans la colonne "Date retour" :






Que faire en cas de retour de documents non intégrés ?



Si une ou plusieurs pages de votre document n’ont pas été lues, vous pouvez récupérer le document en question et vérifier s’il est lisible : QR code présent en intégralité, la page n’est pas vide…. Ainsi, vous pouvez numériser les pages en question et les renvoyer afin qu’elles soient traitées et intégrées.



Si votre document pdf ne comporte aucune anomalie et que l'intégration ne fonctionne pas, vous avez la possibilité de l'intégrer manuellement.



Pour intégrer manuellement un document retour, sélectionner le document puis cliquer sur le bouton de l'historique du document :











Sur la fenêtre de l'historique, cliquer sur le bouton






(flèche vers le haut) dans la colonne "Intégration manuelle" :






Une nouvelle fenêtre s'ouvre pour le dépôt de document.








Vous pouvez glisser-déposer le document sur cette fenêtre ou bien le rechercher dans vos dossiers en cliquant sur le bouton











Cliquer sur le bouton






pour enregistrer.



Le document retour est téléchargeable en cliquant sur le bouton








(flèche vers le bas) :








NB : Une nouvelle intégration (automatique ou manuelle) de la même version d’un document écrase l’ancienne mais les deux types d'intégrations restent indépendantes.



Retrouver les documents intégrés



Afin de retrouver les documents intégrés, il faut aller respectivement aux emplacements dédiés dans votre base Argalis.



Par exemple vous avez envoyé un document: feuille d'émargement, vous allez pouvoir la retrouver dans session/gestion documentaire/session/feuille d'émargement.



La date de la dernière intégration vous sera indiquée dans les informations concernant le document.





En cliquant sur le bouton de l’historique du document







Une fenêtre flottante s’ouvre et vous indique les versions générées du document et le retour par la GED.





Horaires d'activité du service

Le service d'intégration est actif entre 7h00 et 21h00.



Les documents envoyés après 21h00 sont intégrés dans l'application le lendemain à compter de 7h00.



Les documents sont intégrés dans l'application dans les 5 minutes qui suivent l'envoi.

Mis à jour le : 07/02/2024

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