Routage de documents
Plan
1. Paramétrer le routage de documents
a. Accéder à l’onglet d’automatisation des documents
b. Compléter les règles d’automatisations
Paramétrer le routage de documents
a. Accéder à l’onglet d’automatisation des documents
Dans argalis, vous avez la possibilité d’automatiser l’envoi de documents.
Il suffit de cliquer sur l’onglet Administration/ Réglages par défaut / Automatisme documentaire
Pour paramétrer le routage de documents, il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout
une fenêtre s’affiche.
b. Compléter les règles d’automatisations
Pour paramétrer l’automatisation d’envoi documentaire il suffit de remplir les règles suivantes :
Mode de gestion : choix entre « alerte » ou « envoi automatique ».
Si l’option alerte est retenue, le responsable administratif reçoit une alerte dès que le délai du déclencheur est atteint.
Sinon le mail est envoyé automatiquement dès que le délai du déclencheur est atteint.
NB : Seuls les documents déjà générés seront envoyés lorsque le déclencheur sera atteint.
Délai(s) : nombre de jour(s) avant ou après un déclencheur .Si non renseigné, concomitant au déclencheur.
Déclencheur : vous avez la possibilité de personnaliser les éléments déclencheurs de l’envoi automatique des documents.
Il suffit de choisir parmi les options suivantes :
*Génération du document : le document est envoyé dès qu’il est généré
*1er Jour : le document est envoyé X jours avant / après (au choix) le premier jour de la session
*Dernier Jour : le document est envoyé X jours avant / après (au choix) le dernier jour de la
session.
Choix du ou des document(s) concerné(s) : possibilité de choisir parmi les modèles de documents existants ou les documents téléchargés au niveau de l’organisme de formation ou du client.
Le(s) destinataire(s) : possibilité de choisir un ou plusieurs destinataires. Il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout
. Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
*Contact client : choix parmi les contacts du client .
*Utilisateur : choix parmi les utilisateurs Argalis renseignés dans l’administration.
*Contact libre : ajout d’une adresse mail, nom, prénom et civilité.
*Contact du financeur par défaut : possibilité de choisir un contact parmi ceux du client mentionné en financeur par défaut s’il est différent du client commanditaire.
*Contact financeur session(s): envoi au contact par défaut du ou des financeurs de la session.
*Contact bénéficiaire session(s): envoi au contact par défaut du ou des bénéficiaires de la session.
*A chaque apprenants : envoi à tous les apprenants dont les adresses mails sont connues.
*A chaque intervenants : envoi à tous les intervenants dont les adresses mails sont connues.
Nombre de mails par destinataire : si cette option est cochée et que plusieurs destinataires sont désignés, chaque destinataire recevra un mail séparé. Sinon tous les destinataires sont dans le même mail. Il est activé par défaut. *
1. Paramétrer le routage de documents
a. Accéder à l’onglet d’automatisation des documents
b. Compléter les règles d’automatisations
Paramétrer le routage de documents
a. Accéder à l’onglet d’automatisation des documents
Dans argalis, vous avez la possibilité d’automatiser l’envoi de documents.
Il suffit de cliquer sur l’onglet Administration/ Réglages par défaut / Automatisme documentaire
Pour paramétrer le routage de documents, il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout
une fenêtre s’affiche.
b. Compléter les règles d’automatisations
Pour paramétrer l’automatisation d’envoi documentaire il suffit de remplir les règles suivantes :
Mode de gestion : choix entre « alerte » ou « envoi automatique ».
Si l’option alerte est retenue, le responsable administratif reçoit une alerte dès que le délai du déclencheur est atteint.
Sinon le mail est envoyé automatiquement dès que le délai du déclencheur est atteint.
NB : Seuls les documents déjà générés seront envoyés lorsque le déclencheur sera atteint.
Délai(s) : nombre de jour(s) avant ou après un déclencheur .Si non renseigné, concomitant au déclencheur.
Déclencheur : vous avez la possibilité de personnaliser les éléments déclencheurs de l’envoi automatique des documents.
Il suffit de choisir parmi les options suivantes :
*Génération du document : le document est envoyé dès qu’il est généré
*1er Jour : le document est envoyé X jours avant / après (au choix) le premier jour de la session
*Dernier Jour : le document est envoyé X jours avant / après (au choix) le dernier jour de la
session.
Choix du ou des document(s) concerné(s) : possibilité de choisir parmi les modèles de documents existants ou les documents téléchargés au niveau de l’organisme de formation ou du client.
Le(s) destinataire(s) : possibilité de choisir un ou plusieurs destinataires. Il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout
. Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
*Contact client : choix parmi les contacts du client .
*Utilisateur : choix parmi les utilisateurs Argalis renseignés dans l’administration.
*Contact libre : ajout d’une adresse mail, nom, prénom et civilité.
*Contact du financeur par défaut : possibilité de choisir un contact parmi ceux du client mentionné en financeur par défaut s’il est différent du client commanditaire.
*Contact financeur session(s): envoi au contact par défaut du ou des financeurs de la session.
*Contact bénéficiaire session(s): envoi au contact par défaut du ou des bénéficiaires de la session.
*A chaque apprenants : envoi à tous les apprenants dont les adresses mails sont connues.
*A chaque intervenants : envoi à tous les intervenants dont les adresses mails sont connues.
Nombre de mails par destinataire : si cette option est cochée et que plusieurs destinataires sont désignés, chaque destinataire recevra un mail séparé. Sinon tous les destinataires sont dans le même mail. Il est activé par défaut. *
Mis à jour le : 21/12/2022
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