Gérer l'affectation d'un élément à une entité
PLAN
Rattacher à élément à une entité
Bloquer une affectation à la création de l’élément
Hériter de l'affectation du parent
a. Activer l’héritage de l'affectation du parent
b. Impacts sur les éléments liés
Ces paramètres sont disponibles lorsque vous gérez plusieurs entités sur votre base Argalis.
Contactez votre conseiller commercial pour en savoir plus sur le Multi-OF.
Définitions :
Élément
Un élément désigne toute fiche ou activité créée sur Argalis.
Les types d’éléments sur Argalis :
- Client
- Apprenant
- Produit
- Frais
- Article
- Ressource
- Intervenant
- Analyse des besoins
- Proposition commerciale
- Sessions
- Facture.
Entité
Une entité correspond à chaque fiche créée dans le menu ADMINISTRATION > ORGANISMES DE FORMATION.
L’entité mère correspond la fiche de plus haut niveau.
Les entités filles correspondent aux entités de second niveau, rattachées à l’entité mère.
Rattacher un élément à une entité
Pour rattacher un élément à une entité, utiliser le menu déroulant en haut à gauche de votre identifiant.
Cette liste reprend les entités créées dans l’espace Administration.
Lors de la création d’un élément, sélectionner l’entité de rattachement avant de sauvegarder la création.
Vous pouvez vérifier l’affectation d’un élément à une entité dans la colonne “Dénomination de l’entité” et “Dénomination interne de l’entité” sur les listes des éléments.
Exemple sur la liste des clients :
Si le blocage n’est pas activé pour le type d’élément, vous avez la possibilité de modifier son affectation :
- Ouvrir l’élément
- Sélectionner la nouvelle entité dans la liste déroulante
- Sauvegarder l’élément.
Bloquer une affectation à la création de l’élément
Vous avez la possibilité de bloquer l’affectation d’un élément dès sa création
Dès lors qu’un élément est créé sur une entité, il n’est plus possible de changer son affectation.
Par exemple, pour un client est créé sur l’entité fille A.
Si un utilisateur d’Argalis fait une modification sur ce client en étant positionné sur l’entité mère, le client restera affecté à l’entité fille A.
Vous pouvez bloquer l'affectation d’un type d’élément dans la partie “BLOCAGE DES AFFECTATIONS” dans le menu ADMINISTRATION > RÉGLAGES PAR DÉFAUT > AFFECTATION.
Le blocage d’affectation est disponible pour les éléments suivants :
- Clients
- Apprenants
- Organismes sous-traitants
- Sessions
- Ressources
- Propositions commerciales
- Frais / Articles
- Intervenants (permanents et vacataires)
- Formations (produits)
- Factures
- Analyse des besoins
Il suffit d’activer l’interrupteur concerné.
Exemple pour bloquer l’affectation des fiches clients :
Sauvegarder les nouveaux paramètres à l’aide du bouton :
Hériter de l'affectation du parent
a. Activer l’héritage de l'affectation du parent
Cette option permet de reprendre la même affectation pour les éléments liés entre eux, indépendamment de l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné.
Pour activer l’héritage de l'affectation du parent, cocher l’option “Hériter de l’affectation du parent” dans le menu ADMINISTRATION > RÉGLAGES PAR DÉFAUT > AFFECTATION.
Sauvegarder les nouveaux paramètres à l’aide du bouton
b. Impacts sur les éléments liés
Proposition commerciale liée à une analyse des besoins
Lors de la création d’une proposition commerciale liée à une analyse des besoins, la proposition commerciale reprend automatiquement l’entité de rattachement de l’analyse des besoins..
En savoir plus sur la transformation d'une analyse des besoins en proposition commerciale
Session liée à une proposition commerciale
Une session liée à une proposition commerciale reprend l’entité de rattachement de celle-ci dès sa création.
Si la session est rattachée à plusieurs propositions commerciales (cas des sessions inter), l'héritage de l'affectation sur la session fonctionne seulement si les différentes propositions commerciales sont rattachées à la même entité.
Sinon, la session est enregistrée sur l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné lors de la sauvegarde.
En savoir plus sur l'ajout d'une session inter dans une proposition commerciale
En savoir plus sur l'ajout d'une session en intra dans une proposition commerciale
Facture standard liée à une session
Une facture liée à une session est enregistrée sur la même entité que celle-ci.
Lorsque la facture est liée à plusieurs sessions (cas des factures consolidées), l'héritage de l’affectation sur la facture fonctionne seulement si les sessions sont rattachées à la même entité.
Si les sessions sont rattachées à des entités différentes, la facture est enregistrée sur l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné lors de la sauvegarde.
En savoir plus sur la facturation des sessions
Facture d’acompte liée à une proposition commerciale
Une facture d’acompte est sauvegardée sur la même entité que la proposition commerciale à laquelle elle est liée.
Lorsque plusieurs propositions commerciales sont rattachées à la facture d’acompte, celle-ci est enregistrée sur l’entité communes aux différentes propositions commerciales.
Si les propositions commerciales sont enregistrées sur des entités différentes, la facture d’acompte est sauvegardée sur l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné.
En savoir plus sur la facture d'acompte
Facture d’avoir liée à une facture standard
La facture d’avoir reprend l’entité de rattachement de la facture standard rattachée.
Si plusieurs factures sont liées à l’avoir, l’avoir est enregistré sur l’entité de rattachement commune aux factures.
Lorsque les factures sont rattachées à des entités différentes, l’avoir est sauvegardé sur l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné.
En savoir plus sur la facture d'avoir
Rattacher à élément à une entité
Bloquer une affectation à la création de l’élément
Hériter de l'affectation du parent
a. Activer l’héritage de l'affectation du parent
b. Impacts sur les éléments liés
Ces paramètres sont disponibles lorsque vous gérez plusieurs entités sur votre base Argalis.
Contactez votre conseiller commercial pour en savoir plus sur le Multi-OF.
Définitions :
Élément
Un élément désigne toute fiche ou activité créée sur Argalis.
Les types d’éléments sur Argalis :
- Client
- Apprenant
- Produit
- Frais
- Article
- Ressource
- Intervenant
- Analyse des besoins
- Proposition commerciale
- Sessions
- Facture.
Entité
Une entité correspond à chaque fiche créée dans le menu ADMINISTRATION > ORGANISMES DE FORMATION.
L’entité mère correspond la fiche de plus haut niveau.
Les entités filles correspondent aux entités de second niveau, rattachées à l’entité mère.
Rattacher un élément à une entité
Pour rattacher un élément à une entité, utiliser le menu déroulant en haut à gauche de votre identifiant.
Cette liste reprend les entités créées dans l’espace Administration.
Lors de la création d’un élément, sélectionner l’entité de rattachement avant de sauvegarder la création.
Vous pouvez vérifier l’affectation d’un élément à une entité dans la colonne “Dénomination de l’entité” et “Dénomination interne de l’entité” sur les listes des éléments.
Exemple sur la liste des clients :
Si le blocage n’est pas activé pour le type d’élément, vous avez la possibilité de modifier son affectation :
- Ouvrir l’élément
- Sélectionner la nouvelle entité dans la liste déroulante
- Sauvegarder l’élément.
Bloquer une affectation à la création de l’élément
Vous avez la possibilité de bloquer l’affectation d’un élément dès sa création
Dès lors qu’un élément est créé sur une entité, il n’est plus possible de changer son affectation.
Par exemple, pour un client est créé sur l’entité fille A.
Si un utilisateur d’Argalis fait une modification sur ce client en étant positionné sur l’entité mère, le client restera affecté à l’entité fille A.
Vous pouvez bloquer l'affectation d’un type d’élément dans la partie “BLOCAGE DES AFFECTATIONS” dans le menu ADMINISTRATION > RÉGLAGES PAR DÉFAUT > AFFECTATION.
Le blocage d’affectation est disponible pour les éléments suivants :
- Clients
- Apprenants
- Organismes sous-traitants
- Sessions
- Ressources
- Propositions commerciales
- Frais / Articles
- Intervenants (permanents et vacataires)
- Formations (produits)
- Factures
- Analyse des besoins
Il suffit d’activer l’interrupteur concerné.
Exemple pour bloquer l’affectation des fiches clients :
Sauvegarder les nouveaux paramètres à l’aide du bouton :
Hériter de l'affectation du parent
a. Activer l’héritage de l'affectation du parent
Cette option permet de reprendre la même affectation pour les éléments liés entre eux, indépendamment de l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné.
Pour activer l’héritage de l'affectation du parent, cocher l’option “Hériter de l’affectation du parent” dans le menu ADMINISTRATION > RÉGLAGES PAR DÉFAUT > AFFECTATION.
Sauvegarder les nouveaux paramètres à l’aide du bouton
b. Impacts sur les éléments liés
Proposition commerciale liée à une analyse des besoins
Lors de la création d’une proposition commerciale liée à une analyse des besoins, la proposition commerciale reprend automatiquement l’entité de rattachement de l’analyse des besoins..
En savoir plus sur la transformation d'une analyse des besoins en proposition commerciale
Session liée à une proposition commerciale
Une session liée à une proposition commerciale reprend l’entité de rattachement de celle-ci dès sa création.
Si la session est rattachée à plusieurs propositions commerciales (cas des sessions inter), l'héritage de l'affectation sur la session fonctionne seulement si les différentes propositions commerciales sont rattachées à la même entité.
Sinon, la session est enregistrée sur l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné lors de la sauvegarde.
En savoir plus sur l'ajout d'une session inter dans une proposition commerciale
En savoir plus sur l'ajout d'une session en intra dans une proposition commerciale
Facture standard liée à une session
Une facture liée à une session est enregistrée sur la même entité que celle-ci.
Lorsque la facture est liée à plusieurs sessions (cas des factures consolidées), l'héritage de l’affectation sur la facture fonctionne seulement si les sessions sont rattachées à la même entité.
Si les sessions sont rattachées à des entités différentes, la facture est enregistrée sur l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné lors de la sauvegarde.
En savoir plus sur la facturation des sessions
Facture d’acompte liée à une proposition commerciale
Une facture d’acompte est sauvegardée sur la même entité que la proposition commerciale à laquelle elle est liée.
Lorsque plusieurs propositions commerciales sont rattachées à la facture d’acompte, celle-ci est enregistrée sur l’entité communes aux différentes propositions commerciales.
Si les propositions commerciales sont enregistrées sur des entités différentes, la facture d’acompte est sauvegardée sur l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné.
En savoir plus sur la facture d'acompte
Facture d’avoir liée à une facture standard
La facture d’avoir reprend l’entité de rattachement de la facture standard rattachée.
Si plusieurs factures sont liées à l’avoir, l’avoir est enregistré sur l’entité de rattachement commune aux factures.
Lorsque les factures sont rattachées à des entités différentes, l’avoir est sauvegardé sur l’entité sur laquelle l’utilisateur est positionné.
En savoir plus sur la facture d'avoir
Mis à jour le : 31/01/2023
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