Définir la prise en charge de la session de formation
PLAN
Rappels
Onglet Prise en charge
a. Afficher le détail de la prise en charge
b. Remettre à zéro les montants de prise en charge
c. Définir la prise en charge du financeur
Onglet Informations générales
Impacts sur la facture
Rappels :
Après avoir créé une session avec un produit de formation (onglet Synthèse de la session), ainsi qu’un client commanditaire (onglet Client(s) de la session) :
Dans l’onglet Synthèse Financière, la ligne relative au produit de formation précédemment ajouté apparaît.
Elle reprend :
- Le nombre d’apprenants issu de la proposition commerciale rattachée à la session, ou à défaut le nombre d’apprenant maximum défini sur la fiche produit
- L’unité de vente issue de la proposition commerciale rattachée à la session, ou à défaut l’unité “Apprenant” pour une session inter, et “Groupe” pour une session en intra
- Le tarif issu de la proposition commerciale rattachée à la session, ou à défaut celui défini pour l’unité de vente sur la fiche produit
Vous avez également la possibilité d’ajouter un frais ou un article depuis les boutons nommés.
Dans l’onglet Financeur(s), le financeur repris par défaut pour le financement à 100% de la session est :
- Le client financeur défini dans la proposition commerciale
- Le client défini comme structure de financement sur la fiche du client commanditaire
Vous avez la possibilité d’ajouter autant de financeurs que souhaités.
Pour modifier les montants de prise en charge de ce financeur, cliquer sur le bouton d’édition
Gérer la facturation consolidée
a. Afficher le détail de la prise en charge par financeur
L’onglet Prise en charge est accessible dès l’ouverture du détail du financeur.
Il suffit de cliquer sur le bouton
pour déployer le détail du reste à financer.
La fenêtre affiche :
- Le reste à financer total
- Le reste à financer session
- Le reste à financer Frais
- Le détail reste à financer par frais
b. Remettre à zéro les montants de prise en charge
Le bouton
permet d’effacer toutes les données (montants et pourcentages) :
c. Définir la prise en charge du financeur
Il est possible de définir le montant ou le pourcentage de prise en charge pour chaque ligne de session.
Pour ce faire, il suffit de modifier les champs concernés.
Dans l’exemple suivant, le client commanditaire finance la session de formation pour moitié (50%) et les frais en totalité (100%).
Le reste à financer total se met automatiquement à jour.
Utiliser le bouton
pour enregistrer les modifications.
Après validation de cette fenêtre, le montant et le pourcentage de financement global se mettent à jour sur la synthèse financière du client :
Le bouton
permet d'ajouter un autre financeur de la session de formation.
Sélectionner ensuite un client depuis le menu déroulant. Le menu déroulant propose tous les clients créés sur votre base Argalis, visibles dans la liste Clients.
Le reste à financer sur le nouveau financeur est calculé en fonction du financement total, diminué du montant de prise en charge du ou des financeur(s) précédemment ajouté(s).
Dans l’exemple, le reste à financer sur le deuxième financeur indique une prise en charge de la session pour moitié, et aucune prise en charge pour les frais (qui sont déjà financés en totalité par le premier financeur).
La somme des financements est égale au total du financement de la session.
Astuces & Conseils :
- Vous avez la possibilité de renseigner un pourcentage de Prise en charge totale (%) : ce pourcentage sera appliqué à tous les postes de la session
- Pour affecter un montant de prise en charge, nous vous recommandons de modifier les lignes de postes, la modification du montant total (Prise en charge totale (€)) pouvant causer des écarts dus à la règle d'arrondi
Onglet Informations générales
Dans l’onglet Informations Générales sur chaque financeur de la session, vous avez la possibilité de renseigner :
- Le N° de prise en charge
- La Référence de marché
- Le N° d’engagement juridique
Le dépôt libre de documents est également possible (par glisser-déposer ou en sélectionnant le document depuis les dossiers de votre poste de travail).
La liste des apprenants rattachés au financeur (défini dans l’onglet Apprenant(s) de la session) est également visible ici.
Impacts sur la facture
Si les financeurs définis sur la session ont une option de facturation automatisée (à définir sur leur fiche client), des factures sont générées automatiquement pour ces financeurs lorsque la session passe en statut "Terminé".
Pour en savoir plus sur les types de facturations automatisées :
Gérer la facturation consolidée
Gérer la facturation par commanditaire
Rappels
Onglet Prise en charge
a. Afficher le détail de la prise en charge
b. Remettre à zéro les montants de prise en charge
c. Définir la prise en charge du financeur
Onglet Informations générales
Impacts sur la facture
Rappels :
Après avoir créé une session avec un produit de formation (onglet Synthèse de la session), ainsi qu’un client commanditaire (onglet Client(s) de la session) :
Dans l’onglet Synthèse Financière, la ligne relative au produit de formation précédemment ajouté apparaît.
Elle reprend :
- Le nombre d’apprenants issu de la proposition commerciale rattachée à la session, ou à défaut le nombre d’apprenant maximum défini sur la fiche produit
- L’unité de vente issue de la proposition commerciale rattachée à la session, ou à défaut l’unité “Apprenant” pour une session inter, et “Groupe” pour une session en intra
- Le tarif issu de la proposition commerciale rattachée à la session, ou à défaut celui défini pour l’unité de vente sur la fiche produit
Vous avez également la possibilité d’ajouter un frais ou un article depuis les boutons nommés.
Dans l’onglet Financeur(s), le financeur repris par défaut pour le financement à 100% de la session est :
- Le client financeur défini dans la proposition commerciale
- Le client défini comme structure de financement sur la fiche du client commanditaire
Vous avez la possibilité d’ajouter autant de financeurs que souhaités.
Pour modifier les montants de prise en charge de ce financeur, cliquer sur le bouton d’édition
Gérer la facturation consolidée
a. Afficher le détail de la prise en charge par financeur
L’onglet Prise en charge est accessible dès l’ouverture du détail du financeur.
Il suffit de cliquer sur le bouton
pour déployer le détail du reste à financer.
La fenêtre affiche :
- Le reste à financer total
- Le reste à financer session
- Le reste à financer Frais
- Le détail reste à financer par frais
b. Remettre à zéro les montants de prise en charge
Le bouton
permet d’effacer toutes les données (montants et pourcentages) :
c. Définir la prise en charge du financeur
Il est possible de définir le montant ou le pourcentage de prise en charge pour chaque ligne de session.
Pour ce faire, il suffit de modifier les champs concernés.
Dans l’exemple suivant, le client commanditaire finance la session de formation pour moitié (50%) et les frais en totalité (100%).
Le reste à financer total se met automatiquement à jour.
Utiliser le bouton
pour enregistrer les modifications.
Après validation de cette fenêtre, le montant et le pourcentage de financement global se mettent à jour sur la synthèse financière du client :
Le bouton
permet d'ajouter un autre financeur de la session de formation.
Sélectionner ensuite un client depuis le menu déroulant. Le menu déroulant propose tous les clients créés sur votre base Argalis, visibles dans la liste Clients.
Le reste à financer sur le nouveau financeur est calculé en fonction du financement total, diminué du montant de prise en charge du ou des financeur(s) précédemment ajouté(s).
Dans l’exemple, le reste à financer sur le deuxième financeur indique une prise en charge de la session pour moitié, et aucune prise en charge pour les frais (qui sont déjà financés en totalité par le premier financeur).
La somme des financements est égale au total du financement de la session.
Astuces & Conseils :
- Vous avez la possibilité de renseigner un pourcentage de Prise en charge totale (%) : ce pourcentage sera appliqué à tous les postes de la session
- Pour affecter un montant de prise en charge, nous vous recommandons de modifier les lignes de postes, la modification du montant total (Prise en charge totale (€)) pouvant causer des écarts dus à la règle d'arrondi
Onglet Informations générales
Dans l’onglet Informations Générales sur chaque financeur de la session, vous avez la possibilité de renseigner :
- Le N° de prise en charge
- La Référence de marché
- Le N° d’engagement juridique
Le dépôt libre de documents est également possible (par glisser-déposer ou en sélectionnant le document depuis les dossiers de votre poste de travail).
La liste des apprenants rattachés au financeur (défini dans l’onglet Apprenant(s) de la session) est également visible ici.
Impacts sur la facture
Si les financeurs définis sur la session ont une option de facturation automatisée (à définir sur leur fiche client), des factures sont générées automatiquement pour ces financeurs lorsque la session passe en statut "Terminé".
Pour en savoir plus sur les types de facturations automatisées :
Gérer la facturation consolidée
Gérer la facturation par commanditaire
Mis à jour le : 28/12/2022
Merci !