Gérer la facturation consolidée
Avant-propos :
La facturation consolidée permet de créer une facture par financeur d’une même session de formation.
La facture consolidée reprend l’ensemble des commanditaires de la session pris en charge par un même financeur.
Si vous souhaitez au contraire facturer séparément commanditaire par commanditaire, nous vous invitons à consulter notre article
Gérer la facturation par commanditaire
C’est l’option activée par défaut sur les fiches clients pré-existantes.
La facturation consolidée est compatible avec la facturation périodique.
Pour en savoir plus, consultez notre documentation : Gérer la facturation périodique
PLAN
1. Paramétrer la facturation consolidée dans les réglages par défaut
2. Paramétrer la facturation consolidée dans la fiche client
3. Impacts sur la facture
Paramétrer la facturation consolidée dans les réglages par défaut
La facturation consolidée est paramétrable dans le menu principal Administration, sous-menu Client.
Dans la partie “Facturation automatisée”, vous avez la possibilité d’activer l’une des 3 options suivantes :
● Pas de facturation automatisée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, aucune facture en brouillon n’est générée automatiquement.
Si cette option est activée, il est nécessaire de créer les factures manuellement depuis le bouton de la fab du menu Facturation.
● Une facture par commanditaire (activée par défaut) :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une facture est générée automatiquement pour chaque couple “client financeur + client commanditaire”.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, le nombre de factures générées pour ce financeur est égal au nombre de commanditaires de la session.
● Facture consolidée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une seule facture est générée automatiquement pour chaque financeur.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, une seule facture est créée pour ce financeur pour l’ensemble des commanditaires qu’il prend en charge.
L’option activée par défaut dans les réglages par défaut est “Une facture par commanditaire”.
Pour mettre en place la facturation consolidée, il suffit d’activer l’option “Facture consolidée” :
Si l’option est activée dans les réglages par défaut, elle sera reprise par défaut dans les nouvelles fiches clients.
Paramétrer la facturation consolidée dans la fiche client
Si l’option de facturation automatisée activée dans les réglages par défaut est “Facturation consolidée”, cette option sera reprise dans les nouvelles fiches clients.
Si cette option n’est pas activée dans les réglages par défaut, vous avez la possibilité de l’activer sur les fiches clients souhaitées.
Les fiches clients pré-existantes reprennent par défaut l’option “Une facture par commanditaire”. Pour mettre en place la facturation consolidée pour ces clients, il est nécessaire de modifier le paramétrage directement dans la fiche client.
Sur la fiche client, la facturation consolidée est paramétrable dans l’onglet Autres Informations, encadré Facturation.
Sur chaque fiche client, le paramétrage des 3 options reste disponible :
● Pas de facturation automatisée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, aucune facture en brouillon n’est générée automatiquement.
Si cette option est activée, il est nécessaire de créer les factures manuellement depuis le bouton de la fab du menu Facturation.
● Une facture par commanditaire (activée par défaut) :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une facture est générée automatiquement pour chaque couple “client financeur + client commanditaire”.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, le nombre de factures générées pour ce financeur est égal au nombre de commanditaires de la session.
● Facture consolidée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une seule facture est générée automatiquement pour chaque financeur.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, une seule facture est créée pour ce financeur pour l’ensemble des commanditaires qu’il prend en charge.
Il suffit de cocher “Facturation consolidée” pour activer l’option.
Cette option sera appliquée aux sessions financées par le client.
Les paramètres définis dans la fiche client prévalent sur les paramètres des réglages par défaut. Ce sont ceux qui seront appliqués pour les sessions financées par le client.
Impacts sur la facture
Une fois l’option activée sur la fiche client du financeur, un brouillon de facture est créé automatiquement lorsque la session passe en statut “Terminé”.
Un seul brouillon est créé par client financeur de la session, quelque soit le nombre de clients commanditaires pris en charge.
Exemple :
Sur session inter avec 2 clients commanditaires pris en charge par le même financeur.
Au passage de la session en statut “Terminé”, un brouillon de facture est généré automatiquement.
Le brouillon créé est affiché dans l’onglet Suivi de Facturation de la session :
Le bouton
permet d’ouvrir le brouillon créé.
Vous pouvez également retrouver ce brouillon dans la liste des factures, dans le menu Facturation.
L’onglet Synthèse affiche les sessions liées :
- La référence de la session
- La référence du produit de formation
- Le(s) client(s) commanditaire(s) bénéficiant de la prise en charge
Le bouton
dans l’encadré des sessions liées permet d’ajouter d’autres sessions dont au moins une partie est financée par le client facturé.
Consultez notre documentation pour savoir comment Grouper plusieurs sessions sur une facture
L’onglet Description affiche le détail de la session facturée, à savoir :
- La référence de la session
- La désignation du produit de formation, du frais ou de l’article
- Le nom du client commanditaire
- Le nombre d’apprenant
- L’unité de facturation
- Le prix unitaire
- Le pourcentage de remise
- Le total HT de la session pour ce commanditaire
- Le total TTC de la session pour ce commanditaire
- Le montant de prise en charge du financeur HT
- Le montant de prise en charge du financeur TTC
Vous pouvez générer le document de facture dans l’onglet Documents.
Le document reprend, pour chaque prise en charge :
- La référence de la session
- Le libellé et la référence du produit de formation
- La durée et la période de la formation
- Le lieu de formation
- L’intervenant
- Le client commanditaire
- La liste des apprenants
- Le nombre d’apprenants
- L’unité de facturation
- Le montant total de la session
La facturation consolidée permet de créer une facture par financeur d’une même session de formation.
La facture consolidée reprend l’ensemble des commanditaires de la session pris en charge par un même financeur.
Si vous souhaitez au contraire facturer séparément commanditaire par commanditaire, nous vous invitons à consulter notre article
Gérer la facturation par commanditaire
C’est l’option activée par défaut sur les fiches clients pré-existantes.
La facturation consolidée est compatible avec la facturation périodique.
Pour en savoir plus, consultez notre documentation : Gérer la facturation périodique
PLAN
1. Paramétrer la facturation consolidée dans les réglages par défaut
2. Paramétrer la facturation consolidée dans la fiche client
3. Impacts sur la facture
Paramétrer la facturation consolidée dans les réglages par défaut
La facturation consolidée est paramétrable dans le menu principal Administration, sous-menu Client.
Dans la partie “Facturation automatisée”, vous avez la possibilité d’activer l’une des 3 options suivantes :
● Pas de facturation automatisée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, aucune facture en brouillon n’est générée automatiquement.
Si cette option est activée, il est nécessaire de créer les factures manuellement depuis le bouton de la fab du menu Facturation.
● Une facture par commanditaire (activée par défaut) :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une facture est générée automatiquement pour chaque couple “client financeur + client commanditaire”.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, le nombre de factures générées pour ce financeur est égal au nombre de commanditaires de la session.
● Facture consolidée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une seule facture est générée automatiquement pour chaque financeur.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, une seule facture est créée pour ce financeur pour l’ensemble des commanditaires qu’il prend en charge.
L’option activée par défaut dans les réglages par défaut est “Une facture par commanditaire”.
Pour mettre en place la facturation consolidée, il suffit d’activer l’option “Facture consolidée” :
Si l’option est activée dans les réglages par défaut, elle sera reprise par défaut dans les nouvelles fiches clients.
Paramétrer la facturation consolidée dans la fiche client
Si l’option de facturation automatisée activée dans les réglages par défaut est “Facturation consolidée”, cette option sera reprise dans les nouvelles fiches clients.
Si cette option n’est pas activée dans les réglages par défaut, vous avez la possibilité de l’activer sur les fiches clients souhaitées.
Les fiches clients pré-existantes reprennent par défaut l’option “Une facture par commanditaire”. Pour mettre en place la facturation consolidée pour ces clients, il est nécessaire de modifier le paramétrage directement dans la fiche client.
Sur la fiche client, la facturation consolidée est paramétrable dans l’onglet Autres Informations, encadré Facturation.
Sur chaque fiche client, le paramétrage des 3 options reste disponible :
● Pas de facturation automatisée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, aucune facture en brouillon n’est générée automatiquement.
Si cette option est activée, il est nécessaire de créer les factures manuellement depuis le bouton de la fab du menu Facturation.
● Une facture par commanditaire (activée par défaut) :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une facture est générée automatiquement pour chaque couple “client financeur + client commanditaire”.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, le nombre de factures générées pour ce financeur est égal au nombre de commanditaires de la session.
● Facture consolidée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une seule facture est générée automatiquement pour chaque financeur.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, une seule facture est créée pour ce financeur pour l’ensemble des commanditaires qu’il prend en charge.
Il suffit de cocher “Facturation consolidée” pour activer l’option.
Cette option sera appliquée aux sessions financées par le client.
Les paramètres définis dans la fiche client prévalent sur les paramètres des réglages par défaut. Ce sont ceux qui seront appliqués pour les sessions financées par le client.
Impacts sur la facture
Une fois l’option activée sur la fiche client du financeur, un brouillon de facture est créé automatiquement lorsque la session passe en statut “Terminé”.
Un seul brouillon est créé par client financeur de la session, quelque soit le nombre de clients commanditaires pris en charge.
Exemple :
Sur session inter avec 2 clients commanditaires pris en charge par le même financeur.
Au passage de la session en statut “Terminé”, un brouillon de facture est généré automatiquement.
Le brouillon créé est affiché dans l’onglet Suivi de Facturation de la session :
Le bouton
permet d’ouvrir le brouillon créé.
Vous pouvez également retrouver ce brouillon dans la liste des factures, dans le menu Facturation.
L’onglet Synthèse affiche les sessions liées :
- La référence de la session
- La référence du produit de formation
- Le(s) client(s) commanditaire(s) bénéficiant de la prise en charge
Le bouton
dans l’encadré des sessions liées permet d’ajouter d’autres sessions dont au moins une partie est financée par le client facturé.
Consultez notre documentation pour savoir comment Grouper plusieurs sessions sur une facture
L’onglet Description affiche le détail de la session facturée, à savoir :
- La référence de la session
- La désignation du produit de formation, du frais ou de l’article
- Le nom du client commanditaire
- Le nombre d’apprenant
- L’unité de facturation
- Le prix unitaire
- Le pourcentage de remise
- Le total HT de la session pour ce commanditaire
- Le total TTC de la session pour ce commanditaire
- Le montant de prise en charge du financeur HT
- Le montant de prise en charge du financeur TTC
Vous pouvez générer le document de facture dans l’onglet Documents.
Le document reprend, pour chaque prise en charge :
- La référence de la session
- Le libellé et la référence du produit de formation
- La durée et la période de la formation
- Le lieu de formation
- L’intervenant
- Le client commanditaire
- La liste des apprenants
- Le nombre d’apprenants
- L’unité de facturation
- Le montant total de la session
Mis à jour le : 26/12/2022
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