Créer une facture manuellement
Il est possible de créer une facture manuellement sur Argalis.
Cette option peut être utile dans les cas suivants :
- Vous souhaitez facturer un produit de formation, un frais, ou un article sans passer par une session
- Le brouillon de facture généré automatiquement lorsque la session est passée en "Terminé" a été supprimé et vous devez recréer la facture
- Le brouillon de facture ne s'est pas généré automatiquement lorsque la session est passée en "Terminé" : par exemple lorsque le financeur de la session ne possède pas d'option de facturation automatisée (option "Pas de facture automatisée" sur sa fiche client)
Cet article présente la création simple de facture.
Cliquer ici pour savoir comment facturer manuellement une session
PLAN
Créer une nouvelle facture depuis le menu Facturation
Ajouter le contenu de la facture
a. Ajouter un produit de formation
c. Ajouter un article
d. Ajouter un frais
Modifier le contenu d’une facture
a. Modifier une ligne
b. Supprimer une ligne
Créer une nouvelle facture depuis le menu Facturation
Pour créer une nouvelle facture, il suffit de se rendre sur le menu principal FACTURATION.
Avec le curseur, survoler le bouton de la FAB (bouton rouge en bas à droite de l'écran) puis cliquer sur l'icône "+" : "Créer une nouvelle facture".
Une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la création de la facture.
Dans l'onglet SYNTHÈSE, renseigner les champs suivants :
Le Client: À choisir dans la liste déroulante reprenant les clients existants dans votre base Argalis (menu principal Clients)
Le Type de facture: Standard, Acompte, Avoir ou Livraison.
En savoir plus sur la création d'acompte
En savoir plus sur la création d'avoir
Cliquer ensuite sur l'onglet DESCRIPTION
Renseigner les champs suivants :
La date de facturation :Par défaut il s'agit de la date du jour. Ce champ est modifiable.
Toutefois cette date sera modifiée au passage de la facture en statut "Facturé" : elle reprendra la date du jour du changement de statut.
Les Conditions de paiement: Par défaut il s'agit des conditions de paiement définies dans les paramètres généraux (menu Administration > Réglages par défaut > Factures > Échéances > "Conditions de règlement par défaut"). Ce champ est modifiable dans la facture.
La date limite de paiement est calculée en fonction de la date de facturation et des conditions de règlement. Ce champ n'est pas modifiable.
Cliquez sur le bouton de sauvegarde pour enregistrer les modifications. La facture est créée en statut "Brouillon".
Ajouter le contenu de la facture
Dans l’onglet DESCRIPTION, les boutons suivants permettent d'ajouter du contenu :
+ Formation
+ Article
+ Frais
a. Ajouter un produit de formation
Cliquer sur le bouton “+ Formation” pour ajouter un produit de formation à la facture.
Le menu déroulant “Produit” vous permet de choisir l’un des produits créés sur votre base (menu CATALOGUE > FORMATIONS).
Les champs suivants reprennent les paramètres par défaut du produit choisi :
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue
Taux de TVA
Les champs suivants sont éditables :
Apprenant(s)
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue (€)
Remise (%)
Montant remise (€)
Taux de TVA
Cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les modifications.
c. Ajouter un article
Cliquer sur le bouton “+ Article” pour ajouter un article à la facture.
Le menu déroulant “Article” vous permet de choisir l’un des articles créés sur votre base (menu CATALOGUE > ARTICLES).
Les champs suivants reprennent les paramètres par défaut du produit choisi :
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue (€)
Taux de TVA
Les champs suivants sont éditables :
Quantité
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue
Remise (%)
Taux de TVA
Cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les modifications.
d. Ajouter un frais
Cliquer sur le bouton “+ Frais” pour ajouter un frais à la facture.
Le menu déroulant “Frais” vous permet de choisir l’un des frais créés sur votre base (menu CATALOGUE > FRAIS).
Les champs suivants reprennent les paramètres par défaut du produit choisi :
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue (€)
Taux de TVA
Les champs suivants sont éditables :
Apprenant(s)
Quantité
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue
Remise (%)
Taux de TVA
Il est également possible d’ajouter un frais lié à un produit de formation
Il est nécessaire au préalable d’avoir ajouté à la facture le produit de formation
Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton
à droite de la ligne du produit
Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour le choix du frais lié.
Renseigner les champs comme décrit précédemment.
Le frais lié est identifié par une flèche en retrait sous la ligne du produit :
Cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les modifications.
Modifier le contenu d’une facture
a. Modifier une ligne
Pour modifier une ligne de contenu ajoutée à la facture, il suffit de double-cliquer sur la ligne.
Une fenêtre nommée “Modification de la ligne référence xxx” s’ouvre.
Les champs suivants sont éditables :
Apprenant(s)
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue (€)
Remise (%)
Montant remise (€)
Taux de TVA
Cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les modifications.
b. Supprimer une ligne
Pour supprimer une ligne de facture, cliquer sur le bouton
situé sur la droite de la ligne.
La ligne supprimée s’affiche barrée en rouge :
Tant que la facture n’est pas sauvegardée, vous avez la possibilité de restaurer la ligne à l'aide du bouton
Attention : La suppression d'une ligne de produit de formation entraîne la suppression des frais et articles qui leur sont liés.
Cette option peut être utile dans les cas suivants :
- Vous souhaitez facturer un produit de formation, un frais, ou un article sans passer par une session
- Le brouillon de facture généré automatiquement lorsque la session est passée en "Terminé" a été supprimé et vous devez recréer la facture
- Le brouillon de facture ne s'est pas généré automatiquement lorsque la session est passée en "Terminé" : par exemple lorsque le financeur de la session ne possède pas d'option de facturation automatisée (option "Pas de facture automatisée" sur sa fiche client)
Cet article présente la création simple de facture.
Cliquer ici pour savoir comment facturer manuellement une session
PLAN
Créer une nouvelle facture depuis le menu Facturation
Ajouter le contenu de la facture
a. Ajouter un produit de formation
c. Ajouter un article
d. Ajouter un frais
Modifier le contenu d’une facture
a. Modifier une ligne
b. Supprimer une ligne
Créer une nouvelle facture depuis le menu Facturation
Pour créer une nouvelle facture, il suffit de se rendre sur le menu principal FACTURATION.
Avec le curseur, survoler le bouton de la FAB (bouton rouge en bas à droite de l'écran) puis cliquer sur l'icône "+" : "Créer une nouvelle facture".
Une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la création de la facture.
Dans l'onglet SYNTHÈSE, renseigner les champs suivants :
Le Client: À choisir dans la liste déroulante reprenant les clients existants dans votre base Argalis (menu principal Clients)
Le Type de facture: Standard, Acompte, Avoir ou Livraison.
En savoir plus sur la création d'acompte
En savoir plus sur la création d'avoir
Cliquer ensuite sur l'onglet DESCRIPTION
Renseigner les champs suivants :
La date de facturation :Par défaut il s'agit de la date du jour. Ce champ est modifiable.
Toutefois cette date sera modifiée au passage de la facture en statut "Facturé" : elle reprendra la date du jour du changement de statut.
Les Conditions de paiement: Par défaut il s'agit des conditions de paiement définies dans les paramètres généraux (menu Administration > Réglages par défaut > Factures > Échéances > "Conditions de règlement par défaut"). Ce champ est modifiable dans la facture.
La date limite de paiement est calculée en fonction de la date de facturation et des conditions de règlement. Ce champ n'est pas modifiable.
Cliquez sur le bouton de sauvegarde pour enregistrer les modifications. La facture est créée en statut "Brouillon".
Ajouter le contenu de la facture
Dans l’onglet DESCRIPTION, les boutons suivants permettent d'ajouter du contenu :
+ Formation
+ Article
+ Frais
a. Ajouter un produit de formation
Cliquer sur le bouton “+ Formation” pour ajouter un produit de formation à la facture.
Le menu déroulant “Produit” vous permet de choisir l’un des produits créés sur votre base (menu CATALOGUE > FORMATIONS).
Les champs suivants reprennent les paramètres par défaut du produit choisi :
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue
Taux de TVA
Les champs suivants sont éditables :
Apprenant(s)
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue (€)
Remise (%)
Montant remise (€)
Taux de TVA
Cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les modifications.
c. Ajouter un article
Cliquer sur le bouton “+ Article” pour ajouter un article à la facture.
Le menu déroulant “Article” vous permet de choisir l’un des articles créés sur votre base (menu CATALOGUE > ARTICLES).
Les champs suivants reprennent les paramètres par défaut du produit choisi :
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue (€)
Taux de TVA
Les champs suivants sont éditables :
Quantité
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue
Remise (%)
Taux de TVA
Cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les modifications.
d. Ajouter un frais
Cliquer sur le bouton “+ Frais” pour ajouter un frais à la facture.
Le menu déroulant “Frais” vous permet de choisir l’un des frais créés sur votre base (menu CATALOGUE > FRAIS).
Les champs suivants reprennent les paramètres par défaut du produit choisi :
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue (€)
Taux de TVA
Les champs suivants sont éditables :
Apprenant(s)
Quantité
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue
Remise (%)
Taux de TVA
Il est également possible d’ajouter un frais lié à un produit de formation
Il est nécessaire au préalable d’avoir ajouté à la facture le produit de formation
Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton
à droite de la ligne du produit
Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour le choix du frais lié.
Renseigner les champs comme décrit précédemment.
Le frais lié est identifié par une flèche en retrait sous la ligne du produit :
Cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les modifications.
Modifier le contenu d’une facture
a. Modifier une ligne
Pour modifier une ligne de contenu ajoutée à la facture, il suffit de double-cliquer sur la ligne.
Une fenêtre nommée “Modification de la ligne référence xxx” s’ouvre.
Les champs suivants sont éditables :
Apprenant(s)
Unité de vente
Prix unitaire HT catalogue (€)
Remise (%)
Montant remise (€)
Taux de TVA
Cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les modifications.
b. Supprimer une ligne
Pour supprimer une ligne de facture, cliquer sur le bouton
situé sur la droite de la ligne.
La ligne supprimée s’affiche barrée en rouge :
Tant que la facture n’est pas sauvegardée, vous avez la possibilité de restaurer la ligne à l'aide du bouton
Attention : La suppression d'une ligne de produit de formation entraîne la suppression des frais et articles qui leur sont liés.
Mis à jour le : 26/12/2022
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