EDOF

Guide d’utilisation du Convertisseur EDOF

Ce guide vous accompagne dans l'utilisation du Convertisseur EDOF, un outil conçu pour simplifier la création de vos fichiers XML LHÉO destinés à la plateforme EDOF (Échange de Données sur l'Offre de Formation).


🎯 À quoi sert cet outil ?

Le Convertisseur EDOF vous permet de transformer vos données de formation (produits et sessions) stockées dans des fichiers Excel en un fichier XML conforme au format LHÉO, prêt à être importé sur la plateforme EDOF.


Pourquoi utiliser ce convertisseur ?

  • ✅ Gain de temps : plus besoin de créer manuellement vos fichiers XML
  • ✅ Fiabilité : validation automatique de vos données et détection des erreurs
  • ✅ Simplicité : interface intuitive en 3 étapes seulement
  • ✅ Conformité : respect automatique du format LHÉO exigé par EDOF
  • ✅ Contrôle : vérification de vos données avant l'export final


🚀 Comment ça marche ?

Étape 1️⃣ : Renseignez vos informations

Commencez par saisir le SIRET de votre organisme de formation. Ce numéro sera utilisé pour nommer votre fichier XML et identifier vos offres de manière unique.

💡 Astuce : le SIRET est automatiquement sauvegardé pour vos prochaines utilisations !


Étape 2️⃣ : Importez vos fichiers Excel

Vous devez fournir deux fichiers Excel :


📄 Fichier Produits (Offres de formation)

Ce fichier contient vos offres de formation avec :

  • Référence du produit (ex : PRO-001)
  • Nom du produit
  • Objectifs pédagogiques
  • Public visé
  • Prix, durée, certifications…


📄 Fichier Sessions (Dates et lieux)

Ce fichier contient vos sessions de formation avec :

  • Référence de la session (ex : SES-001)
  • Produit associé
  • Dates de début et fin
  • Lieu de formation
  • Modalités (présentiel, distanciel…)
💡 Important : les deux fichiers sont obligatoires pour générer un catalogue complet.


Étape 3️⃣ : Générez votre fichier XML

Une fois vos fichiers importés, vous pouvez :

  1. Choisir la portée de l'export :
    • Catalogue complet (recommandé) : toutes vos offres avec leurs sessions
    • Offres uniquement : mise à jour des offres sans les sessions
    • Actions/Sessions uniquement : mise à jour des sessions avec leurs offres parentes
  1. Activer les options (facultatif) :
    • Détection stricte des doublons
    • Autres validations...
  1. Cliquer sur "Générer le fichier XML"


Le convertisseur va alors :

  • ✅ Vérifier la validité de vos données
  • ✅ Normaliser les formats (dates, téléphones, codes postaux...)
  • ✅ Créer le fichier XML conforme
  • ✅ Présenter un résumé détaillé


🔍 Filtrage automatique des données

Pour garantir un export de qualité, le convertisseur applique automatiquement des filtres sur vos données.


Pour les Produits (Offres)

Seuls les produits qui répondent à TOUS ces critères sont exportés :

  • ✅ Colonne Export EDOF = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)
  • ✅ Colonne Actif = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)
💡 Pourquoi ? Cela vous permet de préparer un catalogue complet dans Excel, mais de n'exporter que les produits que vous souhaitez publier sur EDOF.


Pour les Sessions

Seules les sessions qui répondent à TOUS ces critères sont exportées :

  • ✅ Colonne Export EDOF = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)
  • ✅ Colonne Statut principal session = "prévisionnel" ou "confirmé"
💡 Pourquoi ? Il n'est pas pertinent d'envoyer à EDOF des sessions déjà terminées, annulées ou archivées.


Sessions automatiquement exclues

Les sessions avec ces statuts sont automatiquement exclues :

  • ❌ en cours
  • ❌ terminé
  • ❌ archivé
  • ❌ annulé


📊 Comprendre les badges de comptage

Après avoir importé vos fichiers, vous verrez apparaître deux badges :

  • X offres : nombre de produits importés et prêts à être exportés (après filtrage)
  • X sessions : nombre de sessions importées et prêtes à être exportées (après filtrage)
⚠️ Attention : ces compteurs affichent le nombre de lignes dans vos fichiers Excel, après application des filtres. Le nombre final d'éléments exportés dans le XML peut être différent si certaines lignes contiennent des erreurs bloquantes.


🛡️ Validations automatiques

Le convertisseur vérifie automatiquement la qualité de vos données :


✅ Formats validés

  • Téléphones : normalisation au format français (ex : 01 23 45 67 89)
  • Emails : vérification de la validité
  • SIRET : contrôle des 14 chiffres
  • Dates : conversion au format AAAAMMJJ
  • Codes postaux : vérification de la cohérence avec la ville (via API publique)


✅ Détection d’anomalies

  • Doublons : sessions identiques (même lieu, prix, durée, modalités)
  • Données manquantes : champs obligatoires vides
  • Incohérences : prix négatifs, dates invalides, etc.


📋 Journal des anomalies

Toutes les anomalies détectées sont listées dans un journal détaillé avec :

  • Type d’erreur
  • Numéro de ligne concerné
  • Sévérité (erreur bloquante ou avertissement)
  • Suggestions de correction


📥 Téléchargement et historique

Télécharger votre XML

Une fois la génération terminée, cliquez sur "Télécharger le XML" pour récupérer votre fichier.

Le fichier sera nommé :

<VOTRE_SIRET>_catalogue.xml


Historique des exports

Les 10 derniers exports sont automatiquement conservés.

Vous pouvez les re-télécharger à tout moment sans avoir à régénérer le fichier.


❓ Questions fréquentes

Mes fichiers Excel doivent-ils avoir un format particulier ?

Oui, vos fichiers doivent contenir des colonnes spécifiques.

Le convertisseur détecte automatiquement les colonnes, mais certains noms sont attendus :


Pour les Produits

  • Référence (obligatoire, format PRO-...)
  • Nom du produit (obligatoire)
  • Objectif (obligatoire)
  • Public visé (obligatoire)
  • Export EDOF (optionnel, VRAI/FAUX)
  • Actif (optionnel, VRAI/FAUX)
  • Prix, durée, certifications…


Pour les Sessions

  • Référence (obligatoire, format SES-...)
  • Produit (obligatoire, doit correspondre à une référence de produit)
  • Dates de début et fin (obligatoires)
  • Prix TTC (obligatoire)
  • Statut principal session (recommandé)
  • Export EDOF (optionnel, VRAI/FAUX)
  • Lieu, modalités…


Que faire si j’ai des erreurs ?

  1. Consultez le journal des anomalies : il indique les problèmes détectés
  2. Corrigez vos fichiers Excel : modifiez les lignes problématiques
  3. Réimportez vos fichiers : glissez-déposez à nouveau vos fichiers corrigés
  4. Régénérez le XML : relancez la génération


Le convertisseur modifie-t-il mes fichiers Excel ?

Non, vos fichiers Excel ne sont jamais modifiés.

Le convertisseur les lit uniquement pour créer le fichier XML.


Mes données sont-elles sécurisées ?

Oui, toutes vos données restent sur votre ordinateur.

Aucune donnée n’est envoyée sur un serveur externe, sauf pour :

  • La validation des couples code postal/ville (via l’API publique du gouvernement)
  • La normalisation de certaines données invalides (via OpenAI, en dernier recours uniquement)


💡 Conseils et bonnes pratiques

✅ Avant d’importer vos fichiers

  • Vérifiez que vos colonnes ont les bons noms
  • Assurez-vous que les références produits commencent par "PRO-"
  • Assurez-vous que les références sessions commencent par "SES-"
  • Vérifiez que chaque session fait référence à un produit existant


✅ Pour un export de qualité

  • Remplissez tous les champs obligatoires
  • Utilisez des formats cohérents (dates, prix, téléphones...)
  • Vérifiez la cohérence code postal/ville
  • Utilisez les colonnes Export EDOF et Actif pour contrôler ce qui est exporté


✅ Après la génération

  • Consultez le résumé pour vérifier le nombre d’éléments exportés
  • Lisez le journal des anomalies pour corriger les erreurs
  • Prévisualisez le XML avant de le télécharger
  • Conservez une copie de vos fichiers Excel sources

Mis à jour le : 10/11/2025

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