Convertisseur EDOF — Guide d’utilisation

Introduction

Ce guide vous accompagne pas à pas dans l’utilisation du Convertisseur EDOF, un outil conçu pour simplifier la création de vos fichiers XML LHÉO destinés à la plateforme EDOF (Échange de Données sur l’Offre de Formation). Vous y trouverez l’objectif de l’outil, ses bénéfices, les étapes d’utilisation, les validations automatiques, ainsi qu’une FAQ et des bonnes pratiques.

À quoi sert cet outil ?

Le Convertisseur EDOF transforme vos données de formation (offres/produits et sessions) stockées dans des fichiers Excel en un fichier XML conforme au format LHÉO, prêt à être importé dans EDOF.

Pourquoi l’utiliser ?

• Gain de temps : plus besoin de créer manuellement vos fichiers XML.
• Fiabilité : validations automatiques et détection d’anomalies.
• Simplicité : interface guidée en 3 étapes.
• Conformité : respect automatique du schéma LHÉO exigé par EDOF.
• Contrôle : vérification et journal des anomalies avant export.

Comment ça marche ? (Étapes)

1) Renseigner les informations d’organisme

1. Saisissez le SIRET de votre organisme de formation.

• • Le SIRET sert à identifier vos offres et à nommer le fichier XML généré.

2. Validez.

2) Importer les fichiers Excel

Vous devez fournir deux fichiers Excel distincts :

Fichier Produits (Offres de formation)

Contient vos offres : Référence produit (ex. PRO-001), Nom, Objectifs, Public visé, Prix, Durée, Certifications, etc.

Fichier Sessions (Dates et lieux)

Contient vos sessions : Référence session (ex. SES-001), Produit associé, Dates début/fin, Lieu, Modalités(présentiel/distanciel), Prix, etc.

3) Générer le fichier XML

1. Choisissez la portée d’export :

• • Catalogue complet (recommandé) : toutes les offres et leurs sessions.
  • Offres uniquement : met à jour les offres sans sessions.
  • Actions/Sessions uniquement : met à jour les sessions avec leurs offres parentes.

2. Activez des options (facultatif) :

• • Détection stricte des doublons.
  • Autres validations avancées.

3. Cliquez sur « Générer le fichier XML ».

Le convertisseur va :

• Vérifier la validité de vos données.
• Normaliser les formats (dates, téléphones, codes postaux…).
• Créer le fichier XML conforme LHÉO.
• Présenter un résumé détaillé des éléments exportés.

Filtrage automatique des données

Pour garantir un export de qualité, des filtres automatiques sont appliqués avant génération.

Règles pour les Produits (Offres)

Un produit est exporté uniquement si :

• Colonne Export EDOF = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)
• Colonne Actif = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)

Règles pour les Sessions

Une session est exportée uniquement si :

• Colonne Export EDOF = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)
• Statut principal session = prévisionnel ou confirmé

Sessions automatiquement exclues :

• en cours
• terminé
• archivé
• annulé

Badges de comptage (après import)

• X offres : nombre de produits prêts à l’export (après filtrage).
• X sessions : nombre de sessions prêtes à l’export (après filtrage).

Validations / Vérifications automatiques

Formats validés et normalisés

• Téléphones : normalisation au format français (ex. 01 23 45 67 89).
• Emails : contrôle de la validité syntaxique.
• SIRET : contrôle des 14 chiffres.
• Dates : conversion automatique au format AAAAMMJJ.
• Codes postaux : vérification code postal / ville via API publique.

Détection d’anomalies

• Doublons : sessions identiques (même lieu, prix, durée, modalités).
• Données manquantes : champs obligatoires vides.
• Incohérences : prix négatifs, dates invalides, etc.

Journal ou historique

Journal des anomalies (rapport détaillé)

Pour chaque anomalie détectée, le journal indique :

• Type d’erreur,
• Numéro de ligne concerné,
• Sévérité : erreur bloquante ou avertissement,
• Suggestion de correction.

Téléchargement et historique d’exports

• Téléchargez le XML via « Télécharger le XML ».
• • Nom de fichier : <<VOTRE_SIRET>>_catalogue.xml
• Les 10 derniers exports sont conservés et re-téléchargeables sans régénération.

Structure attendue des colonnes (rappel)

Produits (Offres)

• Référence obligatoire (format PRO-...)
• Nom du produit obligatoire
• Objectif obligatoire
• Public visé obligatoire
• Export EDOF (optionnel : VRAI/FAUX)
• Actif (optionnel : VRAI/FAUX)
• Prix, Durée, Certifications…

Sessions

• Référence obligatoire (format SES-...)
• Produit obligatoire (référence de produit existant)
• Date de début et Date de fin obligatoires
• Prix TTC obligatoire
• Statut principal session (recommandé)
• Export EDOF (optionnel : VRAI/FAUX)
• Lieu, Modalités…

Questions fréquentes (FAQ)

Mes fichiers Excel doivent-ils avoir un format particulier ?

Oui. Respectez les noms de colonnes listés ci-dessus. Le convertisseur fait une détection automatique, mais la conformité des libellés améliore la qualité d’import.

Que faire en cas d’erreurs ?

1. Ouvrez le journal des anomalies.
2. Corrigez les lignes mentionnées dans vos fichiers Excel.
3. Réimportez les fichiers corrigés (glisser-déposer).
4. Régénérez le XML.

Le convertisseur modifie-t-il mes fichiers Excel ?

Non. Les fichiers Excel ne sont jamais modifiés : ils sont lus pour produire le XML.

Mes données sont-elles sécurisées ?

Oui, les données restent sur votre ordinateur. Aucune donnée n’est transmise, sauf pour :

• la validation code postal / ville (API publique gouvernementale),
• la normalisation de certaines données invalides (via OpenAI, en dernier recours uniquement).

Conseils et bonnes pratiques

Annexes (exemples)

Exemples de valeurs acceptées

• Export EDOF : VRAI, TRUE, 1, OUI
• Statut principal session : prévisionnel, confirmé
• Téléphone (FR) : 0X XX XX XX XX
• Date (sortie LHÉO) : AAAAMMJJ (ex. 20251201)

Exemple de nom de fichier exporté

12345678901234_catalogue.xml

Mis à jour le : 10/11/2025