Suivi du statut des emails

Cette documentation vous guide dans l’utilisation du suivi des emails dans Argalis. Elle vous permet de vérifier la bonne réception de vos documents (conventions, contrats, convocations) envoyés depuis votre interface de gestion, et de comprendre comment interpréter les informations affichées.

À quoi sert cet outil ?

L’outil de Suivi des Emails offre une visibilité en temps réel sur le parcours de vos envois.

Il ne se contente pas de vous dire qu'un email est parti : il vous informe précisément de son état (reçu, ouvert, cliqué ou en erreur).

Ce suivi est intégré directement dans vos tableaux de gestion habituels pour fluidifier votre travail quotidien.

Pourquoi l’utiliser ?

L’utilisation de ce module présente plusieurs avantages majeurs pour la gestion de vos formations :

Sérénité administrative : Vous avez la confirmation technique que vos documents sont bien arrivés.
Réactivité : Vous êtes immédiatement alerté si une adresse email est invalide, vous permettant de la corriger sans attendre une relance.
Traçabilité : Vous savez exactement quand un document a été ouvert ou téléchargé par votre client ou apprenant.
Gain de temps : Plus besoin de contacter le support ou de relancer inutilement un client qui a déjà lu son document.

Le suivi des emails complète vos contrôles métiers habituels : il n’impacte pas le contenu des documents, uniquement la traçabilité technique de leur envoi.

Comprendre les statuts de vos emails

Argalis utilise un système de pastilles colorées (chips) pour indiquer l'état de chaque envoi.

Statut affiché	Signification	Action requise
PRIS EN CHARGE (Vert)	L'email est parti d'Argalis et est en route vers le serveur destinataire.	Aucune action. L'envoi est en cours.
DÉLIVRÉ (Vert)	Le serveur de messagerie du destinataire a confirmé la réception de l'email.	Aucune action. Si le client ne le voit pas, demandez-lui de vérifier ses Spams.
LU (Vert foncé)	Le destinataire a ouvert l'email.	Aucune action. C'est la confirmation que votre communication a été vue.
CLIC SUR UN LIEN (Vert foncé)	Le destinataire a cliqué sur un lien dans l'email (ex : téléchargement).	Aucune action. C'est un indicateur fort d'engagement.
ÉCHEC TEMPORAIRE (Orange)	La livraison a échoué temporairement (ex : boîte pleine).	Patientez quelques heures. Si le statut persiste, contactez le client.
ÉCHEC PERMANENT (Rouge)	L'email ne peut pas être livré (ex : adresse inexistante, faute de frappe).	Critique : Vérifiez l'adresse email du client et corrigez-la immédiatement.
PLAINTE / REJETÉ (Rouge)	Le client a signalé l'email comme Spam ou a bloqué l'envoi.	Contactez le client par téléphone pour comprendre le blocage.
NON ENVOYÉ (Gris)	Le document a été généré mais l'email n'est pas encore parti.	Procédez à l'envoi du document.

Gardez en tête que ces statuts sont purement techniques. Ils décrivent le parcours de l’email, pas la compréhension du contenu par votre client ou apprenant.

Règles de priorité de l'affichage

Afin de ne pas surcharger vos tableaux de gestion, Argalis applique des règles strictes pour déterminer quel statut afficher. Il est important de comprendre ces règles pour savoir exactement ce que vous consultez.

1. Priorité au dernier événement (temps réel)

Le statut affiché est toujours le reflet de la dernière information reçue.

Exemple :

Si un email est d'abord noté DÉLIVRÉ, puis que le client l'ouvre 10 minutes plus tard, la pastille changera automatiquement pour devenir LU.

2. Priorité à la dernière version du document

Dans vos tableaux de gestion (onglet Client, Apprenant, etc.), la pastille correspond uniquement à la dernière version générée et envoyée du document.

Exemple :

Vous envoyez une « Convention V1 » qui est LU. Vous vous rendez compte d'une erreur, générez une « Convention V2 » et l'envoyez. Tant que la V2 n'est pas ouverte, le tableau affichera DÉLIVRÉ (le statut de la V2), même si la V1 a été lue.

Pour consulter le statut des anciennes versions (ex : V1), vous devez cliquer sur le document et ouvrir l'onglet Historique.

3. Priorité au dernier envoi (cas des ré-envois)

Si vous envoyez exactement le même document (même version) plusieurs fois dans des emails différents (par exemple, suite à une erreur d'adresse corrigée), c'est le statut du tout dernier email envoyé qui prime.

Exemple :

Vous envoyez une convention à une mauvaise adresse (ÉCHEC PERMANENT). Vous corrigez l'adresse et renvoyez le même document. Dès le nouvel envoi, le statut affiché sera PRIS EN CHARGE (correspondant au nouvel email), remplaçant le statut d'erreur précédent.

Comment suivre vos envois ?

Le suivi est accessible depuis trois endroits stratégiques d'Argalis.

1. Depuis la Gestion Documentaire de la Session

C'est l'endroit principal pour suivre les documents d'une formation (Conventions, Contrats, etc.).

Rendez-vous dans le module Session puis sélectionnez l'onglet concerné (Client, Apprenant ou Intervenant).
Dans le tableau, repérez la colonne Statut.
Conformément aux règles ci-dessus, la pastille vous indique l'état de la dernière version envoyée du document.
La colonne Destinataire(s) affiche uniquement les Noms et Prénoms, pour plus de clarté.

Si plusieurs destinataires sont concernés par le même document (ex : signataire et responsable), le statut affiché est celui de l'événement le plus récent parmi tous les destinataires.

2. Depuis l'Historique d'un document spécifique

C'est le seul endroit pour voir le détail par version.

Cliquez sur la ligne du document concerné.
Ouvrez l'onglet Historique.
Une colonne Statut est présente pour chaque version.

Vous pouvez ainsi voir, par exemple, que la Version 1 a été LU mais que la Version 2 est en ÉCHEC PERMANENT.

3. Depuis la Liste Globale des Mails

Pour les administrateurs souhaitant une vue d'ensemble de tous les flux sortants :

Allez dans le menu Administration > Logs > Liste des mails.
La colonne Statut remplace l'ancienne colonne « Détails ».
Vous pouvez filtrer la liste par statut pour identifier rapidement tous les emails en erreur (Hard Bounce).

Consulter le détail d'un envoi (chronologie)

Pour comprendre précisément ce qui s'est passé avec un email, vous pouvez accéder à son journal détaillé.

Cliquez directement sur la pastille de statut (le badge coloré) n'importe où dans Argalis.
Une fenêtre « Suivi de l'envoi » s'ouvre.
Vous y trouverez la chronologie complète (Timeline) des événements, du plus récent au plus ancien.

Cette vue est particulièrement utile pour les envois à plusieurs destinataires. Vous pourrez voir distinctement :

Que le destinataire A a Lu l'email.
Que le destinataire B l'a seulement Délivré.

En cas de doute sur le parcours d’un email, la fenêtre « Suivi de l’envoi » est la référence : elle liste toutes les étapes techniques, même si une seule pastille est visible dans vos tableaux.

Gestion des erreurs

Si vous rencontrez une pastille Rouge (Échec permanent) ou Orange (Échec temporaire), voici la marche à suivre.

Cas de l'Échec Permanent (Hard Bounce)

Cela signifie généralement que l'adresse email est invalide (faute de frappe, domaine inexistant, adresse supprimée).

Accédez à la fiche du contact (Client ou Apprenant).
Vérifiez l'orthographe de l'email.
Contactez la personne par téléphone pour obtenir une adresse valide.
Mettez à jour la fiche et renvoyez le document.

Si une adresse est marquée en « Echec permanent », le système bloquera automatiquement les futurs envois vers cette adresse pour protéger votre réputation d'expéditeur. Il est donc crucial de la corriger.

Cas de l'Échec Temporaire (Soft Bounce)

Cela arrive si la boîte mail du destinataire est pleine ou si son serveur est momentanément indisponible.

Ne faites rien dans l'immédiat.
Le système va tenter de renvoyer l'email automatiquement plusieurs fois.
Si le statut ne change pas après 24 h, contactez le destinataire.

Questions fréquentes

Le statut est « DÉLIVRÉ » mais mon client dit ne rien avoir reçu.

C'est un cas fréquent. Le statut DÉLIVRÉ certifie que l'email est bien arrivé sur le serveur du client. S'il ne le voit pas :

Demandez-lui de vérifier son dossier Spam ou Courrier Indésirable.
Vérifiez avec lui qu'il ne consulte pas une autre adresse email que celle renseignée dans Argalis.

Si le client confirme ne pas trouver l’email malgré le statut « DÉLIVRÉ », proposez-lui d’ajouter votre domaine d’envoi à sa liste d’expéditeurs de confiance.

Conseils et bonnes pratiques

Prenez l'habitude de vérifier la colonne Statut le lendemain d'un envoi massif de convocations. Cela vous permet de traiter les erreurs d'adresses email bien avant le début de la formation.

Pour les documents contractuels importants, visez le statut LU ou CLIC SUR UN LIEN. Le statut DÉLIVRÉ est juridiquement une preuve d'envoi, mais pas de lecture.

Évitez de renvoyer plusieurs fois le même document à une adresse en ÉCHEC PERMANENT sans l'avoir corrigée. Cela peut nuire à la délivrabilité de l'ensemble de vos emails.

Mis à jour le : 06/03/2026

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