Utiliser le convertisseur EDOF afin de générer un fichier xml

Le convertisseur EDOF est accessible depuis la page : argalis.fr/edof

Il exploite les fichiers générés depuis la zone Export de votre compte Argalis, dans le menu Administration → Export.

Pour préparer vos fichiers :

• réaliser un export par formation,
• réaliser un export par session,
• choisir le format XLSX,
• sélectionner l’intégralité des colonnes pour chacun de ces exports.

Ces deux exports servent de base au traitement réalisé par le convertisseur.

Ce guide vous accompagne dans l’utilisation du convertisseur EDOF, un outil conçu pour simplifier la création de vos fichiers XML LHEO destinés à la plateforme EDOF (Echange de Données sur l'Offre de Formation).

À quoi sert cet outil ?

Le convertisseur EDOF permet de transformer vos données de formation (offres/produits et sessions) issues de vos exports Argalis en un fichier XML conforme au format LHÉO, prêt à être importé sur la plateforme EDOF.

Pourquoi l’utiliser ?

• Gain de temps : plus besoin de créer manuellement vos fichiers XML.
• Fiabilité : validation automatique de vos données et détection des erreurs.
• Simplicité : interface intuitive en 3 étapes seulement.
• Conformité : respect automatique du format LHÉO exigé par EDOF.
• Contrôle : vérification de vos données avant l’export final.

Comment ça marche ?

Étape 1 : Renseigner vos informations

Commencez par saisir le SIRET de votre organisme de formation.

Ce numéro est utilisé pour nommer votre fichier XML et identifier vos offres de manière unique.

Étape 2 : Importer vos fichiers Excel

Le convertisseur utilise deux fichiers XLSX exportés depuis Administration → Export d’Argalis.

Fichier Produits (Offres de formation)

Ce fichier contient vos offres de formation, notamment :

• Référence du produit (ex : PRO-001)
• Nom du produit
• Objectifs pédagogiques
• Public visé
• Prix, durée, certifications…

Fichier Sessions (Dates et lieux)

Ce fichier contient vos sessions de formation, notamment :

• Référence de la session (ex : SES-001)
• Produit associé
• Dates de début et fin
• Lieu de formation
• Modalités (présentiel, distanciel…)

Étape 3 : Générer votre fichier XML

Une fois vos fichiers importés, vous pouvez :

• Choisir la portée de l’export :
• Catalogue complet (recommandé) : toutes vos offres avec leurs sessions
• Offres uniquement : mise à jour des offres sans les sessions
• Actions/Sessions uniquement : mise à jour des sessions avec leurs offres parentes
• Activer les options (facultatif) :
• Détection stricte des doublons
• Autres validations…
• Cliquer sur “Générer le fichier XML”

Le convertisseur va alors :

• Vérifier la validité de vos données
• Normaliser les formats (dates, téléphones, codes postaux...)
• Créer le fichier XML conforme
• Présenter un résumé détaillé

Filtrage automatique des données

Pour garantir un export de qualité, le convertisseur applique automatiquement des filtres sur vos données.

Pour les Produits (Offres)

Seuls les produits qui répondent à tous ces critères sont exportés :

• Colonne Export EDOF = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)
• Colonne Actif = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)

Pour les Sessions

Seules les sessions qui répondent à tous ces critères sont exportées :

• Colonne Export EDOF = VRAI (ou TRUE, 1, OUI)
• Colonne Statut principal session = “prévisionnel” ou “confirmé”

Sessions automatiquement exclues

Les sessions ayant les statuts suivants sont automatiquement exclues :

• “en cours”
• “terminé”
• “archivé”
• “annulé”

Comprendre les badges de comptage

Après l’import de vos fichiers, deux badges de comptage sont affichés :

• X offres : nombre de produits importés et prêts à être exportés (après filtrage)
• X sessions : nombre de sessions importées et prêtes à être exportées (après filtrage)

Le nombre final d’éléments effectivement exportés dans le XML peut être différent si certaines lignes contiennent des erreurs bloquantes.

Validations / Vérifications automatiques

Le convertisseur vérifie automatiquement la qualité de vos données.

Formats validés

• Téléphones : normalisation au format français (ex : 01 23 45 67 89)
• Emails : vérification de la validité
• SIRET : contrôle des 14 chiffres
• Dates : conversion au format AAAAMMJJ
• Codes postaux : vérification de la cohérence avec la ville (via une API publique)

Détection d’anomalies

• Doublons : sessions identiques (même lieu, prix, durée, modalités)
• Données manquantes : champs obligatoires vides
• Incohérences : prix négatifs, dates invalides, etc.

Journal des anomalies

Toutes les anomalies détectées sont listées dans un journal détaillé avec :

• Type d’erreur
• Numéro de ligne concerné
• Sévérité (erreur bloquante ou avertissement)
• Suggestions de correction

Téléchargement et historique

Télécharger votre XML

Une fois la génération terminée, cliquez sur “Télécharger le XML” pour récupérer le fichier.

Le fichier est nommé : \<VOTRE_SIRET\>_catalogue.xml

Historique des exports

Les 10 derniers exports sont automatiquement conservés.

Ils peuvent être téléchargés à nouveau à tout moment, sans régénérer le fichier.

Questions fréquentes

Mes fichiers Excel doivent-ils avoir un format particulier ?

Oui, vos fichiers doivent contenir des colonnes spécifiques.

Le convertisseur détecte automatiquement les colonnes, mais certains noms sont attendus :

Pour les Produits

• Référence (obligatoire, format PRO-...)
• Nom du produit (obligatoire)
• Objectif (obligatoire)
• Public visé (obligatoire)
• Export EDOF (optionnel, VRAI/FAUX)
• Actif (optionnel, VRAI/FAUX)
• Prix, durée, certifications…

Pour les Sessions

• Référence (obligatoire, format SES-...)
• Produit (obligatoire, doit correspondre à une référence de produit)
• Dates de début et fin (obligatoires)
• Prix TTC (obligatoire)
• Statut principal session (recommandé)
• Export EDOF (optionnel, VRAI/FAUX)
• Lieu, modalités…

Que faire si j’ai des erreurs ?

• Consulter le journal des anomalies : il indique précisément les problèmes détectés
• Corriger les fichiers Excel : modifier les lignes concernées
• Réimporter les fichiers : glisser-déposer les versions corrigées
• Régénérer le XML : relancer la génération

Le convertisseur modifie-t-il mes fichiers Excel ?

Non, vos fichiers Excel ne sont jamais modifiés.

Le convertisseur les lit uniquement pour créer le fichier XML.

Mes données sont-elles sécurisées ?

Oui, toutes vos données restent sur votre ordinateur.

Aucune donnée n’est envoyée sur un serveur externe, sauf pour :

• la validation des couples code postal/ville (via l’API publique du gouvernement),
• la normalisation de certaines données invalides (via OpenAI, en dernier recours uniquement).

Conseils et bonnes pratiques

• Vérifier que les colonnes portent les bons noms
• Vérifier que les références produits commencent par PRO-
• Vérifier que les références sessions commencent par SES-
• S’assurer que chaque session fait référence à un produit existant

• Remplir tous les champs obligatoires
• Utiliser des formats cohérents (dates, prix, téléphones…)
• Vérifier la cohérence code postal/ville
• Utiliser les colonnes Export EDOF et Actif pour contrôler ce qui est exporté

• Consulter le résumé pour vérifier le nombre d’éléments exportés
• Lire le journal des anomalies pour corriger les erreurs éventuelles
• Prévisualiser le XML avant de le télécharger
• Conserver une copie des fichiers Excel sources

Mis à jour le : 10/11/2025