Extranet Client
Ouvrir l'accès à l'extranet client
Pour activer l’accès à l’extranet à l’un de vos clients, , suivez ces étapes::
Se rendre sur la fiche client (accessible depuis le menu principal, onglet Clients).
Dans l’onglet Contact > Fiche contact > Extranet Client.
Activer l’interrupteur “Accès extranet”.
Sauvegarder les modifications apportées à la fiche client.
Envoyer les identifiants temporaires de connexion
Pour envoyer au client ses identifiants temporaires nécessaires à la première connexion sur l’extranet, cliquer sur le bouton “Générer le mot de passe”, puis valider et sauvegarder :
Un message temporaire s’affiche en haut à droite de l'écran pour confirmer l’envoi du mail :
Le mail est envoyé à l’adresse email indiquée sur la fiche du client (onglet Contacts > Fiche contact > Onglet Contact).
Cette adresse email est utilisée comme identifiant pour l’extranet.
Se connecter à l’extranet (à destination du client)
L’URL de l’extranet client
L’URL de votre extranet est composé du nom de votre base Argalis suivi de “.extranet.argalis.fr”.
Par exemple si l’URL de votre base argalis est : exemple.argalis.fr, l’URL de l’extranet est exemple.extranet.argalis.fr
La première connexion sur l’extranet
Le client reçoit un mail à l’adresse indiquée sur sa fiche contact client :
Le mail contient :
L’identifiant d’accès à l’extranet (l’adresse email du contact du client)
Un mot de passe provisoire
Pour se connecter, le client doit se rendre sur l’URL de l’extranet propre à votre base Argalis. Par exemple si l’URL de votre base argalis est : exemple.argalis.fr, l’URL de l’extranet est exemple.extranet.argalis.fr
Le bouton
présent dans le mail renvoie sur cette url.
La page de connexion à l’extranet se présente ainsi :
Il suffit de saisir l’adresse email et le mot de passe provisoire reçu par mail :
Cliquer ensuite sur “CONNEXION”.
Une fenêtre dédiée à la modification du mot de passe s’affiche
Le client peut ainsi définir son mot de passe personnalisé.
Compléter les champs “Nouveau mot de passe et “Confirmer le mot de passe”.
Au fur et à mesure de la saisie du mot de passe, les conditions validées sont identifiées par le symbole
Cliquez ensuite sur le bouton “VALIDER”.
Le tableau de bord de l’extranet s’affiche :
Réinitialiser le mot de passe
Le client utilisateur de l’extranet a la possibilité de réinitialiser son mot de passe à tout moment depuis la page de connexion, en cliquant sur le bouton “Mot de passe oublié”. Une nouvelle fenêtre s’affiche :
Il suffit de renseigner l’adresse email (la même adresse utilisée pour la première connexion à l’extranet). Cliquez ensuite sur le bouton “VALIDER”.
Un message indique que l’email de réinitialisation du mot de passe a bien été envoyé.
Le client le reçoit sur sa boîte mail sous quelques minutes.
L’email de réinitialisation contient un mot de passe provisoire.
Il suffit ensuite de suivre les étapes du point “La première connexion sur l’extranet”.
Personnalisation graphique de l'extranet client
Les paramétrages graphiques définis pour votre entité sur Argalis déterminent ceux de l’extranet client.
Si vous gérez plusieurs entités sur Argalis, les paramétrages graphiques de l’entité mère sont pris en compte.
Définition des éléments graphiques sur Argalis
Les éléments graphiques sont paramétrés dans le menu :
ADMINISTRATION > ORGANISME DE FORMATION > ÉLÉMENTS GRAPHIQUES
Les éléments graphiques permettent de définir :
- Votre logo
- La couleur prédominante dans votre charte graphique (cette couleur est notamment reprise dans les documents)
Impact sur l’extranet client
L’extranet client reprend :
- le logo, en haut à gauche de l’écran
- la couleur prédominante de votre charte graphique dan le corps de l’extranet
Le tableau de bord de l’extranet client
Mon tableau de bord
Mes sessions
Pour accéder à la table des sessions, vous pouvez soit cliquer sur le bouton de l’encart du tableau de bord, soit dans le menu latéral.
La liste des sessions regroupe seulement les sessions dont le client extranet est bénéficiaire ou structure de rattachement du client bénéficiaire
Vous avez la possibilité de filtrer pour faciliter votre recherche.
Paramétrer la liste des sessions
La table des sessions de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis.
Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
Filtres (sur la colonne sélectionnée)
Afficher le détail d'une session
Vous avez la possibilité d'afficher le détail d'une session en cliquant sur le bouton depuis la liste des sessions
Les onglets suivants sont disponibles :
Informations : Référence de la session, nom de la formation, modalité, durée, Lieu principal, l'organisation (intra ou inter), nom du responsable administratif, le nom du client commanditaire, le nombre d’apprenants.
Planning : La planification de la session, dates, horaires, adresses.
Apprenants : La liste des participants à la session avec leur statut d’inscription, la civilité, nom, prénom, date de naissance, matricule, nom du client (employeur).
Documents : Le client pourra consulter tous les documents générés dans la session depuis Argalis, en fonction des destinataires, dans les onglets Apprenants, session, Produit, Client.
Un document non généré sur Argalis ne sera pas affiché sur l’Extranet. Pour télécharger un document, cliquer sur le bouton
Statistiques : Depuis son extranet le client peut consulter les statistiques de satisfaction des apprenants ainsi que le taux d’inscription
Répondre à la demande de validation de date par le client
Le client peut répondre à la demande de validation de date depuis le mail qu’il lui a été adressé par l’organisme de formation
Dans la proposition récapitulative de la session, le client clique sur “je décline” ou “j’accepte” selon sa disponibilité :
Impact sur la session Argalis
Si la proposition est acceptée par le client :
Sur Argalis, dans l’onglet “Client” de la session, la colonne “Etat de confirmation” indique “Date(s) acceptée(s) suivie de la date de retour du client.
Si la proposition est déclinée par le client :
Sur Argalis, dans l’onglet “Client” de la session, la colonne “Etat de confirmation” indique “Date(s) déclinée(s) suivi de la date du retour du client
Dans le cas d’un refus , vous pouvez planifier une nouvelle date et lui envoyer une nouvelle demande de validation de date.
Paramétrage des statuts des sessions Extranet client:
Vous pouvez choisir les statuts des sessions qui seront affichées sur l’extranet du client depuis le menu ( Administration > Réglages par défaut > Extranet client) :
Choisissez dans la liste déroulante le(s) statut(s) :
Puis enregistrer les modifications à l’aide du bouton de sauvegarde :
Pour en savoir plus sur les statuts des sessions Automatisation des statuts
Mes factures
Les clients ont accès à leurs factures :
Les colonnes disponibles:
Statut :, Facturé, Payé,
Numéro de facture
Structure de rattachement
Date de facturation
Echéance
Solde restant dû
La table des factures de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis:
Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
Filtres (sur la colonne sélectionnée)
Pour en savoir plus sur les factures Factures Argalis
Mes propositions commerciales
Les clients ont accès à leurs propositions commerciales :
Les colonnes de la liste des propositions commerciales:
Statut : En cours, Validé
Référence
Structure de rattachement
Date de réception
Fin de validité
Prix
La table des propositions commerciales de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis:
Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
Filtres (sur la colonne sélectionnée)
Pour en savoir plus Propositions commerciales
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Se rendre sur la fiche client (accessible depuis le menu principal, onglet Clients).
Dans l’onglet Contact > Fiche contact > Extranet Client.
Activer l’interrupteur “Accès extranet”.
Sauvegarder les modifications apportées à la fiche client.
Envoyer les identifiants temporaires de connexion
Pour envoyer au client ses identifiants temporaires nécessaires à la première connexion sur l’extranet, cliquer sur le bouton “Générer le mot de passe”, puis valider et sauvegarder :
Un message temporaire s’affiche en haut à droite de l'écran pour confirmer l’envoi du mail :
Le mail est envoyé à l’adresse email indiquée sur la fiche du client (onglet Contacts > Fiche contact > Onglet Contact).
Cette adresse email est utilisée comme identifiant pour l’extranet.
Se connecter à l’extranet (à destination du client)
L’URL de l’extranet client
L’URL de votre extranet est composé du nom de votre base Argalis suivi de “.extranet.argalis.fr”.
Par exemple si l’URL de votre base argalis est : exemple.argalis.fr, l’URL de l’extranet est exemple.extranet.argalis.fr
La première connexion sur l’extranet
Le client reçoit un mail à l’adresse indiquée sur sa fiche contact client :
Le mail contient :
L’identifiant d’accès à l’extranet (l’adresse email du contact du client)
Un mot de passe provisoire
Pour se connecter, le client doit se rendre sur l’URL de l’extranet propre à votre base Argalis. Par exemple si l’URL de votre base argalis est : exemple.argalis.fr, l’URL de l’extranet est exemple.extranet.argalis.fr
Le bouton
présent dans le mail renvoie sur cette url.
La page de connexion à l’extranet se présente ainsi :
Il suffit de saisir l’adresse email et le mot de passe provisoire reçu par mail :
Cliquer ensuite sur “CONNEXION”.
Une fenêtre dédiée à la modification du mot de passe s’affiche
Le client peut ainsi définir son mot de passe personnalisé.
Compléter les champs “Nouveau mot de passe et “Confirmer le mot de passe”.
Au fur et à mesure de la saisie du mot de passe, les conditions validées sont identifiées par le symbole
Cliquez ensuite sur le bouton “VALIDER”.
Le tableau de bord de l’extranet s’affiche :
Réinitialiser le mot de passe
Le client utilisateur de l’extranet a la possibilité de réinitialiser son mot de passe à tout moment depuis la page de connexion, en cliquant sur le bouton “Mot de passe oublié”. Une nouvelle fenêtre s’affiche :
Il suffit de renseigner l’adresse email (la même adresse utilisée pour la première connexion à l’extranet). Cliquez ensuite sur le bouton “VALIDER”.
Un message indique que l’email de réinitialisation du mot de passe a bien été envoyé.
Le client le reçoit sur sa boîte mail sous quelques minutes.
L’email de réinitialisation contient un mot de passe provisoire.
Il suffit ensuite de suivre les étapes du point “La première connexion sur l’extranet”.
Personnalisation graphique de l'extranet client
Les paramétrages graphiques définis pour votre entité sur Argalis déterminent ceux de l’extranet client.
Si vous gérez plusieurs entités sur Argalis, les paramétrages graphiques de l’entité mère sont pris en compte.
Définition des éléments graphiques sur Argalis
Les éléments graphiques sont paramétrés dans le menu :
ADMINISTRATION > ORGANISME DE FORMATION > ÉLÉMENTS GRAPHIQUES
Les éléments graphiques permettent de définir :
- Votre logo
- La couleur prédominante dans votre charte graphique (cette couleur est notamment reprise dans les documents)
Impact sur l’extranet client
L’extranet client reprend :
- le logo, en haut à gauche de l’écran
- la couleur prédominante de votre charte graphique dan le corps de l’extranet
Le tableau de bord de l’extranet client
Mon tableau de bord
Mes sessions
Pour accéder à la table des sessions, vous pouvez soit cliquer sur le bouton de l’encart du tableau de bord, soit dans le menu latéral.
La liste des sessions regroupe seulement les sessions dont le client extranet est bénéficiaire ou structure de rattachement du client bénéficiaire
Vous avez la possibilité de filtrer pour faciliter votre recherche.
Paramétrer la liste des sessions
La table des sessions de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis.
Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
Filtres (sur la colonne sélectionnée)
Afficher le détail d'une session
Vous avez la possibilité d'afficher le détail d'une session en cliquant sur le bouton depuis la liste des sessions
Les onglets suivants sont disponibles :
Informations : Référence de la session, nom de la formation, modalité, durée, Lieu principal, l'organisation (intra ou inter), nom du responsable administratif, le nom du client commanditaire, le nombre d’apprenants.
Planning : La planification de la session, dates, horaires, adresses.
Apprenants : La liste des participants à la session avec leur statut d’inscription, la civilité, nom, prénom, date de naissance, matricule, nom du client (employeur).
Documents : Le client pourra consulter tous les documents générés dans la session depuis Argalis, en fonction des destinataires, dans les onglets Apprenants, session, Produit, Client.
Un document non généré sur Argalis ne sera pas affiché sur l’Extranet. Pour télécharger un document, cliquer sur le bouton
Statistiques : Depuis son extranet le client peut consulter les statistiques de satisfaction des apprenants ainsi que le taux d’inscription
Répondre à la demande de validation de date par le client
Le client peut répondre à la demande de validation de date depuis le mail qu’il lui a été adressé par l’organisme de formation
Dans la proposition récapitulative de la session, le client clique sur “je décline” ou “j’accepte” selon sa disponibilité :
Impact sur la session Argalis
Si la proposition est acceptée par le client :
Sur Argalis, dans l’onglet “Client” de la session, la colonne “Etat de confirmation” indique “Date(s) acceptée(s) suivie de la date de retour du client.
Si la proposition est déclinée par le client :
Sur Argalis, dans l’onglet “Client” de la session, la colonne “Etat de confirmation” indique “Date(s) déclinée(s) suivi de la date du retour du client
Dans le cas d’un refus , vous pouvez planifier une nouvelle date et lui envoyer une nouvelle demande de validation de date.
Paramétrage des statuts des sessions Extranet client:
Vous pouvez choisir les statuts des sessions qui seront affichées sur l’extranet du client depuis le menu ( Administration > Réglages par défaut > Extranet client) :
Choisissez dans la liste déroulante le(s) statut(s) :
Puis enregistrer les modifications à l’aide du bouton de sauvegarde :
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Mes factures
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Statut :, Facturé, Payé,
Numéro de facture
Structure de rattachement
Date de facturation
Echéance
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La table des factures de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis:
Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
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Mes propositions commerciales
Les clients ont accès à leurs propositions commerciales :
Les colonnes de la liste des propositions commerciales:
Statut : En cours, Validé
Référence
Structure de rattachement
Date de réception
Fin de validité
Prix
La table des propositions commerciales de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis:
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Mis à jour le : 06/04/2023
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