Envoyer les plannings d'intervention
Vous avez la possibilité en quelques clics d'envoyer aux intervenants leur planning pour les prochaines semaines.
Argalis propose l'envoi programmé hebdomadaire, ainsi que l'envoi manuel à effet immédiat.
Pour en savoir plus sur les intervenants et les plannings, consultez nos autres articles :
Création de la CVthèque d’intervenants
Organisme externe
Gérer les plannings dans Argalis
PLAN
L'envoi programmé des plannings d'intervention
a. Paramétrer l’e nvoi hebdomadaire dans les réglages par défaut
b. Paramétrer l’envoi du planning dans la fiche intervenant
L'envoi manuel immédiat
Présentation du planning envoyé
L'envoi programmé des plannings d'intervention
a. Paramétrer l’envoi hebdomadaire dans les réglages par défaut
Pour paramétrer l'envoi du planning d'intervention, il suffit de se rendre dans
le menu Administration, sous-menu Réglages par défaut, onglet Intervenants.
Dans la partie “Notification périodique du planning des intervenants”, il suffit de cliquer sur l’interrupteur suivant pour activer l’option :
L’activation de l’option donne accès à 3 paramètres.
Vous avez la possibilité de choisir :
le jour d’envoi du planning
la périodicité d’envoi du planning
le type de planning à envoyer
La liste déroulante nommée “Jour d’envoi du planning” permet de sélectionner un jour parmi les 7 jours de la semaine pour l’envoi du planning d'intervention.
Il n’est possible de sélectionner qu’un seul jour.
La liste déroulante “Cette planification portera sur” permet de définir la périodicité d’envoi et de contenu du planning parmi 3 options :
la semaine suivante / toutes les semaines
les 2 semaines suivantes / toutes les 2 semaines
les 4 semaines suivantes / toutes les 4 semaines
Quel que soit le jour d’envoi choisi, le planning contient les sessions à partir du lundi suivant et pour la période sélectionnée.
La liste déroulante “Choix du document à joindre à l’envoi” permet de choisir le type de document à envoyer parmi deux options :
Avec le détail des inscriptions
Sans le détail des inscriptions
Le document “Avec le détail des inscriptions” affiche la liste des apprenants pour chaque session et leur inscription (ou positionnement) respective sur chaque tranche horaire de la session.
Une fois les 3 paramètres choisis, sauvegarder les réglages par défaut à l’aide du bouton
Ces paramètres sont repris sur les nouvelles fiches intervenants permanents/vacataires et organismes sous-traitants dès lors que l’option est activée sur leur fiche.
b. Paramétrer l’envoi du planning dans la fiche intervenant
L’option n’est par défaut pas activée sur les fiches intervenants permanents/vacataires et organismes sous-traitants pré-existantes ou nouvelles.
L’option doit être activée individuellement sur chaque fiche.
Pour paramétrer l’option pour un intervenant, se rendre sur la fiche intervenant permanent/vacataire ou organisme sous-traitant, onglet Activités.
Dans la partie nommée “Envoi automatisé des plannings”, vous avez la possibilité d’activer l’option suivante :
L’activation de l’option donne accès aux mêmes 3 paramètres que dans les réglages par défaut, à savoir :
le jour d’envoi du planning
la périodicité d’envoi du planning
le type de planning à envoyer
La liste déroulante nommée “Jour d’envoi du planning” permet de sélectionner un jour parmi les 7 jours de la semaine pour l’envoi du planning d'intervention.
Il n’est possible de sélectionner qu’un seul jour.
La liste déroulante “Cette planification portera sur” permet de définir la périodicité d’envoi et de contenu du planning parmi 3 options :
la semaine suivante / toutes les semaines
les 2 semaines suivantes / toutes les 2 semaines
les 4 semaines suivantes / toutes les 4 semaines
Quel que soit le jour d’envoi choisi, le planning contient les sessions à partir du lundi suivant et pour la période sélectionnée.
La liste déroulante “Choix du document à joindre à l’envoi” permet de choisir le type de document à envoyer parmi deux options :
Avec le détail des inscriptions
Sans le détail des inscriptions
Le document “Avec le détail des inscriptions” affiche la liste des apprenants pour chaque session et leur inscription (ou positionnement) respective sur chaque tranche horaire de la session.
Une fois les 3 paramètres choisis, sauvegarder la fiche intervenant à l’aide du bouton
L'envoi manuel immédiat
Pour envoyer de façon ponctuelle et immédiate un planning d'intervention, cliquer sur le bouton "Envoyer manuellement" dans l'onglet ACTIVITÉ de la fiche de l'intervenant.
Le planning est envoyé à l'intervenant dan l'heure qui suit.
Le planning reprend les critères paramétrés dans la fiche intervenant :
- le nombre de semaines de planification
- le détail des inscriptions ou non
Présentation du planning envoyé
Le planning est envoyé à l’intervenant par mail sous forme de pièce jointe au format PDF.
Pour les envois programmés, le mail est envoyé le jour défini sur la fiche intervenant, à 8h du matin.
Le destinataire est l’adresse mail renseignée dans l’onglet Coordonnées sur la fiche de l’intervenant permanent/vacataire, ou bien l’adresse mail du contact principal renseigné sur la fiche de l’organisme sous-traitant.
Le planning inclut les sessions en statut “Confirmé” et “Prévisionnel” sur lesquelles l’intervenant est positionné, et pour lesquelles les dates sont confirmées par l'intervenant, soit manuellement soit par retour de mail.
Aucun mail n’est envoyé à l’intervenant s’il n’est rattaché à aucune session répondant aux critères précédemment décrits sur la période définie dans le paramétrage.
Le planning reprend la “Couleur des documents” paramétrée dans la fiche Organisme de formation (menu Administration, sous-menu Organisme de formation, onglet Éléments Graphiques sur une fiche Organisme de formation).
La première partie du document correspond au planning global sur la période définie.
Aperçu du planning global sur une semaine :
Aperçu du planning global sur 4 semaines :
La seconde partie du document reprend le détail de chaque session présente sur le planning général.
Aperçu du détail d’une session avec le détail des inscriptions des apprenants :
Le lieu de départ correspond à l’adresse renseigné sur la fiche intervenant.
Le lieu d’arrivée correspond au site planifié pour la première tranche horaire de la session.
Le document “Sans détail des inscriptions” est identique à celui-ci, mais n’affiche pas le tableau par apprenant et par tranche horaire dans la partie “Effectif”.
Astuce : Si vous souhaitez envoyer le planning global sans le détail par session, il suffit de modifier le Modèle de document nommé “Planning des interventions avec ou sans présence” en supprimant la balise %detailsSessions%
Pour en savoir plus sur la modification d'un modèle de document, nous vous invitons à consulter notre article Modèle de documents et de mails
Argalis propose l'envoi programmé hebdomadaire, ainsi que l'envoi manuel à effet immédiat.
Pour en savoir plus sur les intervenants et les plannings, consultez nos autres articles :
Création de la CVthèque d’intervenants
Organisme externe
Gérer les plannings dans Argalis
PLAN
L'envoi programmé des plannings d'intervention
a. Paramétrer l’e nvoi hebdomadaire dans les réglages par défaut
b. Paramétrer l’envoi du planning dans la fiche intervenant
L'envoi manuel immédiat
Présentation du planning envoyé
L'envoi programmé des plannings d'intervention
a. Paramétrer l’envoi hebdomadaire dans les réglages par défaut
Pour paramétrer l'envoi du planning d'intervention, il suffit de se rendre dans
le menu Administration, sous-menu Réglages par défaut, onglet Intervenants.
Dans la partie “Notification périodique du planning des intervenants”, il suffit de cliquer sur l’interrupteur suivant pour activer l’option :
L’activation de l’option donne accès à 3 paramètres.
Vous avez la possibilité de choisir :
le jour d’envoi du planning
la périodicité d’envoi du planning
le type de planning à envoyer
La liste déroulante nommée “Jour d’envoi du planning” permet de sélectionner un jour parmi les 7 jours de la semaine pour l’envoi du planning d'intervention.
Il n’est possible de sélectionner qu’un seul jour.
La liste déroulante “Cette planification portera sur” permet de définir la périodicité d’envoi et de contenu du planning parmi 3 options :
la semaine suivante / toutes les semaines
les 2 semaines suivantes / toutes les 2 semaines
les 4 semaines suivantes / toutes les 4 semaines
Quel que soit le jour d’envoi choisi, le planning contient les sessions à partir du lundi suivant et pour la période sélectionnée.
La liste déroulante “Choix du document à joindre à l’envoi” permet de choisir le type de document à envoyer parmi deux options :
Avec le détail des inscriptions
Sans le détail des inscriptions
Le document “Avec le détail des inscriptions” affiche la liste des apprenants pour chaque session et leur inscription (ou positionnement) respective sur chaque tranche horaire de la session.
Une fois les 3 paramètres choisis, sauvegarder les réglages par défaut à l’aide du bouton
Ces paramètres sont repris sur les nouvelles fiches intervenants permanents/vacataires et organismes sous-traitants dès lors que l’option est activée sur leur fiche.
b. Paramétrer l’envoi du planning dans la fiche intervenant
L’option n’est par défaut pas activée sur les fiches intervenants permanents/vacataires et organismes sous-traitants pré-existantes ou nouvelles.
L’option doit être activée individuellement sur chaque fiche.
Pour paramétrer l’option pour un intervenant, se rendre sur la fiche intervenant permanent/vacataire ou organisme sous-traitant, onglet Activités.
Dans la partie nommée “Envoi automatisé des plannings”, vous avez la possibilité d’activer l’option suivante :
L’activation de l’option donne accès aux mêmes 3 paramètres que dans les réglages par défaut, à savoir :
le jour d’envoi du planning
la périodicité d’envoi du planning
le type de planning à envoyer
La liste déroulante nommée “Jour d’envoi du planning” permet de sélectionner un jour parmi les 7 jours de la semaine pour l’envoi du planning d'intervention.
Il n’est possible de sélectionner qu’un seul jour.
La liste déroulante “Cette planification portera sur” permet de définir la périodicité d’envoi et de contenu du planning parmi 3 options :
la semaine suivante / toutes les semaines
les 2 semaines suivantes / toutes les 2 semaines
les 4 semaines suivantes / toutes les 4 semaines
Quel que soit le jour d’envoi choisi, le planning contient les sessions à partir du lundi suivant et pour la période sélectionnée.
La liste déroulante “Choix du document à joindre à l’envoi” permet de choisir le type de document à envoyer parmi deux options :
Avec le détail des inscriptions
Sans le détail des inscriptions
Le document “Avec le détail des inscriptions” affiche la liste des apprenants pour chaque session et leur inscription (ou positionnement) respective sur chaque tranche horaire de la session.
Une fois les 3 paramètres choisis, sauvegarder la fiche intervenant à l’aide du bouton
L'envoi manuel immédiat
Pour envoyer de façon ponctuelle et immédiate un planning d'intervention, cliquer sur le bouton "Envoyer manuellement" dans l'onglet ACTIVITÉ de la fiche de l'intervenant.
Le planning est envoyé à l'intervenant dan l'heure qui suit.
Le planning reprend les critères paramétrés dans la fiche intervenant :
- le nombre de semaines de planification
- le détail des inscriptions ou non
Présentation du planning envoyé
Le planning est envoyé à l’intervenant par mail sous forme de pièce jointe au format PDF.
Pour les envois programmés, le mail est envoyé le jour défini sur la fiche intervenant, à 8h du matin.
Le destinataire est l’adresse mail renseignée dans l’onglet Coordonnées sur la fiche de l’intervenant permanent/vacataire, ou bien l’adresse mail du contact principal renseigné sur la fiche de l’organisme sous-traitant.
Le planning inclut les sessions en statut “Confirmé” et “Prévisionnel” sur lesquelles l’intervenant est positionné, et pour lesquelles les dates sont confirmées par l'intervenant, soit manuellement soit par retour de mail.
Aucun mail n’est envoyé à l’intervenant s’il n’est rattaché à aucune session répondant aux critères précédemment décrits sur la période définie dans le paramétrage.
Le planning reprend la “Couleur des documents” paramétrée dans la fiche Organisme de formation (menu Administration, sous-menu Organisme de formation, onglet Éléments Graphiques sur une fiche Organisme de formation).
La première partie du document correspond au planning global sur la période définie.
Aperçu du planning global sur une semaine :
Aperçu du planning global sur 4 semaines :
La seconde partie du document reprend le détail de chaque session présente sur le planning général.
Aperçu du détail d’une session avec le détail des inscriptions des apprenants :
Le lieu de départ correspond à l’adresse renseigné sur la fiche intervenant.
Le lieu d’arrivée correspond au site planifié pour la première tranche horaire de la session.
Le document “Sans détail des inscriptions” est identique à celui-ci, mais n’affiche pas le tableau par apprenant et par tranche horaire dans la partie “Effectif”.
Astuce : Si vous souhaitez envoyer le planning global sans le détail par session, il suffit de modifier le Modèle de document nommé “Planning des interventions avec ou sans présence” en supprimant la balise %detailsSessions%
Pour en savoir plus sur la modification d'un modèle de document, nous vous invitons à consulter notre article Modèle de documents et de mails
Mis à jour le : 10/10/2023
Merci !