Gérer le préfixe de facturation
Vous trouverez ici toutes les informations nécessaires à l’ajout ou à la modification du préfixe de facturation.
Si vous utilisez la gestion multi-entité sur Argalis, la gestion du préfixe est indépendante d’une entité à l’autre.
Ce paramétrage n’est accessible qu’aux utilisateurs administrateurs d’Argalis.
PLAN
1. Gérer le numéro de facturation incrémental
2. Paramétrer le préfixe de facturation sur une entité
a. Le préfixe périodique
b. Le préfixe typologique
c. Le préfixe libre
3. Impacts sur la facture
Gérer le numéro de facturation incrémental
Il s’agit d’un numéro chronologique et unique attribué de façon automatique au passage d’un brouillon de facture en statut “Facturé”. Ce numéro n’est pas modifiable.
Si votre organisme de formation est géré en multi-entités, la numérotation est par défaut générale, c’est-à-dire toutes entités confondues.
Si vous souhaitez mettre en place une numérotation différenciée par entité, il suffit d’activer l’option dans le menu Administration, onglet Factures :
Cliquer sur le sélecteur “Chaque entité a son propre chrono de facture” :
Un message s’affiche pour confirmer l’activation de l’option.
Le bouton "Annuler" permet de revenir en arrière. Aucune modification n’est apportée.
Le bouton "Oui" confirme l’activation de l’option. Un message apparaît en haut à droite de la fenêtre en indiquant que la modification a bien été enregistrée :
L’option est désormais activée :
L’activation et la désactivation de cette option relève de votre responsabilité.
Nous vous rappelons que dans le cadre de la réglementation comptable, la numérotation des factures doit être séquentiel de 1 en 1, chronologique et ininterrompue.
Paramétrer le préfixe de facturation sur une entité
Dans le menu Administration, Onglet Organisme de formation, ouvrir la fiche d’une entité depuis le bouton
Dans l’onglet Données Générales, le préfixe de facturation est paramétrable dans l'encadré “Préfixe facturation” :
Le numéro incrémental affiché ici est celui de la dernière facture créée toutes entités confondues ou pour l’entité sur laquelle vous êtes positionnés si vous gérez la numérotation de facture pour chaque entité séparément.
Il existe différentes options pour personnaliser le préfixe de facturation :
- La période de facturation
- La typologie de facture
- Une zone de texte libre
a. Le préfixe périodique
Pour inclure la période de facturation dans le préfixe du numéro de facture, il suffit de cocher l’option “Inclure le mois et l’année dans le n° de facture” :
Cette option permet d’affecter devant le numéro incrémental les deux derniers chiffres de l’année suivis du numéro de mois en cours, par exemple : “1908” pour août 2019.
b. Le préfixe typologique
Pour inclure la typologie de facture dans le préfixe de facturation, il suffit de cocher l’option “Inclure la typologie dans le n° de facture (F: Facture, A: Avoir) :
La lettre “F” est attribuée pour les factures de type “Standard”, “Acompte” et “Livraison”.
La lettre “A” est attribuée pour les factures de type “Avoir”.
Le préfixe typologique est affiché devant le numéro incrémental et devant le préfixe périodique s’il est activé :
c. Le préfixe libre
Pour inclure un préfixe libre, il suffit de renseigner le champ dédié :
Le préfixe libre s’affiche devant tous les autres types de préfixe s’ils sont activés.
Impacts sur la facture
Le préfixe défini sur la fiche de l’organisme de formation s’applique aux nouvelles factures à leur passage en statut “Facturé” :
Les factures créées avant la modification du préfixe dans les réglages par défaut gardent leur préfixe initial.
Si vous utilisez la gestion multi-entité sur Argalis, la gestion du préfixe est indépendante d’une entité à l’autre.
Ce paramétrage n’est accessible qu’aux utilisateurs administrateurs d’Argalis.
PLAN
1. Gérer le numéro de facturation incrémental
2. Paramétrer le préfixe de facturation sur une entité
a. Le préfixe périodique
b. Le préfixe typologique
c. Le préfixe libre
3. Impacts sur la facture
Gérer le numéro de facturation incrémental
Il s’agit d’un numéro chronologique et unique attribué de façon automatique au passage d’un brouillon de facture en statut “Facturé”. Ce numéro n’est pas modifiable.
Si votre organisme de formation est géré en multi-entités, la numérotation est par défaut générale, c’est-à-dire toutes entités confondues.
Si vous souhaitez mettre en place une numérotation différenciée par entité, il suffit d’activer l’option dans le menu Administration, onglet Factures :
Cliquer sur le sélecteur “Chaque entité a son propre chrono de facture” :
Un message s’affiche pour confirmer l’activation de l’option.
Le bouton "Annuler" permet de revenir en arrière. Aucune modification n’est apportée.
Le bouton "Oui" confirme l’activation de l’option. Un message apparaît en haut à droite de la fenêtre en indiquant que la modification a bien été enregistrée :
L’option est désormais activée :
L’activation et la désactivation de cette option relève de votre responsabilité.
Nous vous rappelons que dans le cadre de la réglementation comptable, la numérotation des factures doit être séquentiel de 1 en 1, chronologique et ininterrompue.
Paramétrer le préfixe de facturation sur une entité
Dans le menu Administration, Onglet Organisme de formation, ouvrir la fiche d’une entité depuis le bouton
Dans l’onglet Données Générales, le préfixe de facturation est paramétrable dans l'encadré “Préfixe facturation” :
Le numéro incrémental affiché ici est celui de la dernière facture créée toutes entités confondues ou pour l’entité sur laquelle vous êtes positionnés si vous gérez la numérotation de facture pour chaque entité séparément.
Il existe différentes options pour personnaliser le préfixe de facturation :
- La période de facturation
- La typologie de facture
- Une zone de texte libre
a. Le préfixe périodique
Pour inclure la période de facturation dans le préfixe du numéro de facture, il suffit de cocher l’option “Inclure le mois et l’année dans le n° de facture” :
Cette option permet d’affecter devant le numéro incrémental les deux derniers chiffres de l’année suivis du numéro de mois en cours, par exemple : “1908” pour août 2019.
b. Le préfixe typologique
Pour inclure la typologie de facture dans le préfixe de facturation, il suffit de cocher l’option “Inclure la typologie dans le n° de facture (F: Facture, A: Avoir) :
La lettre “F” est attribuée pour les factures de type “Standard”, “Acompte” et “Livraison”.
La lettre “A” est attribuée pour les factures de type “Avoir”.
Le préfixe typologique est affiché devant le numéro incrémental et devant le préfixe périodique s’il est activé :
c. Le préfixe libre
Pour inclure un préfixe libre, il suffit de renseigner le champ dédié :
Le préfixe libre s’affiche devant tous les autres types de préfixe s’ils sont activés.
Impacts sur la facture
Le préfixe défini sur la fiche de l’organisme de formation s’applique aux nouvelles factures à leur passage en statut “Facturé” :
Les factures créées avant la modification du préfixe dans les réglages par défaut gardent leur préfixe initial.
Mis à jour le : 26/12/2022
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