Paramétrage initial de l'espace Administration
Afin de pouvoir commencer à utiliser Argalis rapidement en omettant aucune étape importante du paramétrage initiale, complétez les différentes zones et champs dans l’ordre suivant:
Utilisateurs
Dans la partie ADMINISTRATION / UTILISATEURS, complétez dans un premier temps les informations vous concernant puis créez les autres utilisateurs de votre structure. ces-derniers recevront automatiquement un mail comportant leur codes de connexion provisoires. Ils modifieront leur mot de passe, comme vous l’avez fait, lors de leur première connexion.
Mon organisme de formation
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / DONNÉES GÉNÉRALES, complétez les informations générales relatives à votre structures.
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / DONNÉES SPÉCIFIQUES, complétez votre RIB, celui-ci se retrouvera en bas de vos factures. Renseignez ensuite vos spécialités de formation. Ces données sont nécessaire à l'établissement de votre Bilan Pédagogique et Financier.
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / ÉLÉMENTS GRAPHIQUES, vous pourrez uploader votre logo ainsi que choisir la couleur dominante de vos documents. Ces deux éléments définirons l’identité graphique de vos documents, courriels et extranets.
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / SIGNATAIRE(S), complétez les coordonnées de la personnes signataires de vos documents (convention de formation, contrats de sous-traitance, de travail, attestation et certificats divers…). Vous pourrez également uploader sa signature, sa paraphe ainsi que le tampon de votre organisme de formation.
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / SITE(S), Saisissez les noms et adresses des différents sites de formation susceptibles d'être utilisés par votre organisme de formation. Ces données seront ensuite utilisées pour définir les lieux de réalisation des sessions de formation.
NB : Un site de type “Interne” correspond à un site ou à une salle interne à votre structure. Un site de type “Externe” correspond à un site que vous êtes amené à utiliser régulièrement mais qui n’est pas un site client (location de salles…). Une 3ème catégorie de sites existe au sein de la solution Argalis et correspond aux sites “client”. Ceux-ci sont définis directement sur les fiches clients.
Réglages par défaut des produits
Dans la partie ADMINISTRATION / RÉGLAGES PAR DÉFAUT / PRODUITS, complétez successivement :
Les modalités pédagogiques que vous souhaitez voir apparaître spontanément sur chaque nouveau produit que vous créerez. Argalis distingue trois modalités pédagogiques : présentiel, e-learning et blended learning.
Les valeurs par défaut pour chacun de ces nouveaux produits (vous pourrez bien entendu modifier chacune de ces valeurs par défaut directement dans les produits concernés).
L’organisation hiérarchique de vos produits. Une structuration réfléchie de cette zone vous permettra de gagner un temps précieux plus tard. Vous pourrez notamment affecter à tout un ensemble de produits des intervenants en capacités de les encadrer, vous pourrez modifier le tarif d’un sous-traitant sur une famille complète ou encore générer des statistiques détaillées.
Vous pouvez créer jusqu’à 3 niveaux catégorielles au sein d’Argalis : le secteur, la famille et le groupe. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser tous les niveaux. vous pouvez n’utiliser que les groupes, les groupes et les familles ou les trois niveaux.
Exemple d’utilisation de ces catégories :
Dans le secteur des formations “logiciel” on retrouve les familles de formation “Microsoft Office” et “Adobe”. Puis dans la famille “Microsoft Office” on retrouve les groupes de produits “Word”, “Excel” et “PowerPoint”. Ensuite le groupe “PowerPoint” pourra avoir des produits tels que “Maîtriser les bases de PowerPoint” ou encore “PowerPoint pour niveau intermédiaire à avancé”.
Réglages par défaut des exigences
Dans la partie ADMINISTRATION / RÉGLAGES PAR DÉFAUT / EXIGENCES, créez les exigences que vous appliquerez ensuite sur un ou des produits.
Une exigence renvoi à une capacité, un diplôme ou une expérience que vous estimez être nécessaire afin qu’un intervenant puisse encadrer le produit concerné. Une fois que vous aurez appliqué des exigences à un produit et donné à un intervenant la capacité d’encadrer ce produit, vous devrez confirmer ou infirmer le fait que ce dernier valide bien les exigences du produit concerné.
Pour chaque exigence vous pouvez décider si sa validité est permanente ou temporaire. Dans ce dernier cas vous pourrez déterminer la durée de validité.
Enfin vous pourrez, sur la fiche d’un intervenant, déposer une preuve documentaire pour chaque exigence (copie d’un diplôme, d’un CV…).
Utilisateurs
Dans la partie ADMINISTRATION / UTILISATEURS, complétez dans un premier temps les informations vous concernant puis créez les autres utilisateurs de votre structure. ces-derniers recevront automatiquement un mail comportant leur codes de connexion provisoires. Ils modifieront leur mot de passe, comme vous l’avez fait, lors de leur première connexion.
Mon organisme de formation
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / DONNÉES GÉNÉRALES, complétez les informations générales relatives à votre structures.
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / DONNÉES SPÉCIFIQUES, complétez votre RIB, celui-ci se retrouvera en bas de vos factures. Renseignez ensuite vos spécialités de formation. Ces données sont nécessaire à l'établissement de votre Bilan Pédagogique et Financier.
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / ÉLÉMENTS GRAPHIQUES, vous pourrez uploader votre logo ainsi que choisir la couleur dominante de vos documents. Ces deux éléments définirons l’identité graphique de vos documents, courriels et extranets.
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / SIGNATAIRE(S), complétez les coordonnées de la personnes signataires de vos documents (convention de formation, contrats de sous-traitance, de travail, attestation et certificats divers…). Vous pourrez également uploader sa signature, sa paraphe ainsi que le tampon de votre organisme de formation.
Dans la partie ADMINISTRATION / MON ORGANISME DE FORMATION / SITE(S), Saisissez les noms et adresses des différents sites de formation susceptibles d'être utilisés par votre organisme de formation. Ces données seront ensuite utilisées pour définir les lieux de réalisation des sessions de formation.
NB : Un site de type “Interne” correspond à un site ou à une salle interne à votre structure. Un site de type “Externe” correspond à un site que vous êtes amené à utiliser régulièrement mais qui n’est pas un site client (location de salles…). Une 3ème catégorie de sites existe au sein de la solution Argalis et correspond aux sites “client”. Ceux-ci sont définis directement sur les fiches clients.
Réglages par défaut des produits
Dans la partie ADMINISTRATION / RÉGLAGES PAR DÉFAUT / PRODUITS, complétez successivement :
Les modalités pédagogiques que vous souhaitez voir apparaître spontanément sur chaque nouveau produit que vous créerez. Argalis distingue trois modalités pédagogiques : présentiel, e-learning et blended learning.
Les valeurs par défaut pour chacun de ces nouveaux produits (vous pourrez bien entendu modifier chacune de ces valeurs par défaut directement dans les produits concernés).
L’organisation hiérarchique de vos produits. Une structuration réfléchie de cette zone vous permettra de gagner un temps précieux plus tard. Vous pourrez notamment affecter à tout un ensemble de produits des intervenants en capacités de les encadrer, vous pourrez modifier le tarif d’un sous-traitant sur une famille complète ou encore générer des statistiques détaillées.
Vous pouvez créer jusqu’à 3 niveaux catégorielles au sein d’Argalis : le secteur, la famille et le groupe. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser tous les niveaux. vous pouvez n’utiliser que les groupes, les groupes et les familles ou les trois niveaux.
Exemple d’utilisation de ces catégories :
Dans le secteur des formations “logiciel” on retrouve les familles de formation “Microsoft Office” et “Adobe”. Puis dans la famille “Microsoft Office” on retrouve les groupes de produits “Word”, “Excel” et “PowerPoint”. Ensuite le groupe “PowerPoint” pourra avoir des produits tels que “Maîtriser les bases de PowerPoint” ou encore “PowerPoint pour niveau intermédiaire à avancé”.
Réglages par défaut des exigences
Dans la partie ADMINISTRATION / RÉGLAGES PAR DÉFAUT / EXIGENCES, créez les exigences que vous appliquerez ensuite sur un ou des produits.
Une exigence renvoi à une capacité, un diplôme ou une expérience que vous estimez être nécessaire afin qu’un intervenant puisse encadrer le produit concerné. Une fois que vous aurez appliqué des exigences à un produit et donné à un intervenant la capacité d’encadrer ce produit, vous devrez confirmer ou infirmer le fait que ce dernier valide bien les exigences du produit concerné.
Pour chaque exigence vous pouvez décider si sa validité est permanente ou temporaire. Dans ce dernier cas vous pourrez déterminer la durée de validité.
Enfin vous pourrez, sur la fiche d’un intervenant, déposer une preuve documentaire pour chaque exigence (copie d’un diplôme, d’un CV…).
Mis à jour le : 15/12/2022
Merci !