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Planification des sessions par l'assistant IA

La planification des sessions par IA dans Argalis vous permet de générer automatiquement un planning pour vos sessions de formation, en tenant compte de vos préférences (jours, horaires, durée).

Cet article vous explique comment utiliser cette fonctionnalité pas à pas, ce que fait l’IA en arrière-plan, et les points de vigilance à connaître, notamment lors d’une replanification de dates déjà émargées.


À quoi sert cet outil ?

La planification par IA sert à :

  • générer automatiquement un planning de dates et créneaux horaires pour vos sessions de formation ;
  • adapter le planning à vos préférences exprimées en langage naturel (jours souhaités, plages horaires, durée des séquences, etc.) ;
  • simplifier la replanification d’une session déjà créée ;
  • réduire le risque d’oubli ou d’incohérence entre les différentes dates d’une même session.


La planification par IA ne remplace pas votre expertise. Elle vous permet juste de gagner du temps sur des planifications longues ou complexes.


Pourquoi l’utiliser ?

Voici les principaux avantages de la planification des sessions par IA :

  • Gain de temps : plus besoin de créer ou déplacer chaque date une par une.
  • Planning cohérent : les dates sont générées en suivant vos contraintes globales (jours, horaires, durée).
  • Flexibilité : vous pouvez relancer l’IA autant de fois que nécessaire jusqu’à obtenir un planning satisfaisant.
  • Contrôle total : vous gardez la main pour modifier manuellement les dates, même après une génération par IA.
  • Support à la replanification : l’outil vous rappelle les impacts possibles sur les signatures (émargements) déjà enregistrées.


Comment ça marche ?

1. Accéder à la fenêtre de planification par IA

  1. Ouvrez la section de gestion de vos sessions dans Argalis.
  2. Sur la session souhaitée, cliquez sur le bouton « Planifier par IA », représenté par une icône de baguette magique.
  3. Une nouvelle fenêtre intitulée « Planification des sessions avec l’IA » s’ouvre.


Si vous ne voyez pas le bouton « Planifier par IA », vérifiez que vous disposez des droits nécessaires ou que la fonctionnalité est au sein du plan auquel vous avez souscrit.


2. Décrire vos besoins

Dans la fenêtre de planification par IA, vous trouvez un champ texte dans lequel vous pouvez décrire vos préférences.

Par exemple, vous pouvez indiquer :

  • les jours souhaités : « les lundis et mercredis » ;
  • les horaires : « de 9h00 à 12h30 » ou « en fin de journée après 17h » ;
  • la durée globale ou le nombre de créneaux : « 4 demi-journées », « 3 jours consécutifs », etc.


L’IA utilise ces éléments pour générer un planning adapté à votre contexte.


Conseil : soyez le plus précis possible (jours, plage horaire, période du mois, durée des séances) pour aider l’IA à proposer un planning au plus proche de vos attentes.


3. Lire les notes importantes avant replanification

Avant de valider, la fenêtre affiche des notes importantes lors d’une replanification. Elles concernent notamment l’impact sur les émargements (signatures) déjà réalisés.

  • Les dates non utilisées ou sans émargement peuvent être modifiées sans risque.
  • Les dates ayant des émargements enregistrés verront leurs signatures définitivement perdues si vous les modifiez.


Toute modification d’une date déjà émargée entraîne la suppression définitive des signatures associées. Pensez à vérifier soigneusement quelles dates sont impactées avant de valider la replanification.


Assurez-vous que les dates modifiées ne contiennent pas de données critiques (émargements, informations de présence) avant de confirmer la planification.


4. Valider la planification par IA

Une fois vos préférences saisies et les notes importantes lues :

  1. Cliquez sur le bouton « Valider » dans la fenêtre de planification par IA.
  2. Le système lance le processus de génération du planning.


Pendant le traitement, une animation de chargement vous indique que l’IA est en train de calculer la meilleure proposition de planning en fonction de vos instructions.


Pendant le calcul, évitez de fermer la fenêtre ou de quitter la page, afin de laisser la planification se terminer correctement.


5. Vérifier le planning généré

Après la validation :

  1. La fenêtre de planification par IA se ferme automatiquement.
  2. Vous êtes redirigé vers la vue de votre session.
  3. Les dates et heures proposées par l’IA sont maintenant visibles dans votre planning :
    • nouvelles dates ajoutées,
    • dates existantes éventuellement déplacées ou ajustées.


Vous pouvez alors contrôler que :

  • les jours correspondent bien à ce que vous avez demandé ;
  • les créneaux horaires respectent vos contraintes ;
  • la répartition globale (nombre de séances, durée) est cohérente.


Vous pouvez toujours ajuster manuellement une date ou un horaire si un détail ne correspond pas exactement à vos besoins.


Détails de fonctionnement

Replanification et impact sur les émargements

Lorsqu’une session comporte déjà des émargements enregistrés :

  • la replanification peut impliquer le déplacement ou la suppression de dates ;
  • toute date modifiée avec émargement perd ses signatures.


Avant d’utiliser la replanification par IA sur une session déjà en cours, identifiez les dates où la présence a été signée. Si nécessaire, exportez les données ou conservez un historique en dehors de la session avant de modifier les dates.


Questions fréquentes

Puis-je modifier manuellement le planning après une planification par IA ?

Oui. Vous pouvez ajouter, supprimer ou déplacer des dates manuellement, même après utilisation de l’IA. La planification par IA vous fournit une base, mais vous gardez le contrôle total.


Que se passe-t-il si je replanifie des dates avec des émargements ?

Les émargements associés aux dates modifiées sont définitivement supprimés. Il est donc important de vérifier quelles dates comportent des signatures avant de valider la replanification.


Puis-je relancer plusieurs fois la planification par IA ?

Oui. Vous pouvez relancer la planification par IA autant de fois que nécessaire, par exemple si vous changez vos contraintes (jours, horaires, durée) ou si la première proposition ne vous convient pas.


L’IA prend-elle en compte les jours fériés ou d’autres contraintes spécifiques ?

L’IA tient compte des jours fériés en France et ces dates seront omises par défaut. Cependant, certaines contraintes très spécifiques peuvent nécessiter une relecture et un ajustement manuel pour garantir un planning parfaitement conforme à vos règles internes. Vous pouvez également préciser explicitement cette demande dans le prompte.


Que faire si le planning généré ne correspond pas à mes attentes ?

Vous avez deux options :

  • ajuster manuellement les dates générées ;
  • reformuler vos préférences dans la fenêtre de planification (plus de détails, autres jours/horaires) puis relancer la planification par IA.


Conseils et bonnes pratiques


Décrivez vos besoins avec précision (jours, heures, période, durée des séquences). Plus votre description est claire, plus le planning proposé sera pertinent.


Après chaque génération par IA, relisez systématiquement le planning : vérifiez les jours, les horaires, la cohérence globale et l’absence d’oubli.


Utilisez la planification par IA comme un assistant, puis affinez manuellement les détails pour coller exactement à votre organisation.


En cas de doute sur une modification impactant des émargements, privilégiez une nouvelle session ou une duplication lorsque cela est possible, plutôt que de replanifier une session fortement consommée.

Mis à jour le : 23/11/2025

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