Facturer une session manuellement
Il est possible de facturer manuellement une session sur Argalis.
Cette option est utile dans les cas suivants :
- Le brouillon de facture généré automatiquement lorsque la session est passée en "Terminé" a été supprimé et vous devez recréer la facture
- Le brouillon de facture ne s'est pas généré automatiquement lorsque la session est passée en "Terminé" : par exemple lorsque le financeur de la session ne possède pas d'option de facturation automatisée (option "Pas de facture automatisée" sur sa fiche client)
Prérequis :
Créer une facture manuellement
PLAN
1. Lier une session à la facture
2. Supprimer une session liée à une facture
a. Suppression totale de la session liée à la facture
b. Suppression partielle d’une session liée à la facture
Lier une session à la facture
Vous avez la possibilité d’ajouter une session dans l'onglet SYNTHÈSE de la facture.
Cliquer sur le bouton
dans le bloc "Session(s) liée(s)" :
Une nouvelle fenêtre "Choix des sessions liées" s'ouvre :
Cette fenêtre affiche les sessions restant à facturer et pour lesquelles le financeur est le client de la facture, avec les informations suivantes :
La Référence de la session: Il s'agit de la référence interne de la session. Si la référence interne n'est pas renseignée, la référence Argalis de la session s'affiche.
Le Produit de formation rattaché à la session
La Date de début: Il s'agit de la première date planifiée sur la session
La Date de fin: Il s'agit de la dernière date planifiée sur la session
Le Statut de la session
Le client commanditaire: Il s'agit du client commanditaire dont le financement de session est pris en charge par le client facturé.
En savoir plus sur le commanditaire de session dans la facture
Cocher la ou les session(s) à ajouter sur la facture à l'aide des coches présentes sur la gauche.
La coche en entête en haut à gauche permet d’ajouter l'ensemble des sessions de la liste.
Le bouton "ANNULER" en bas à droite de la fenêtre permet de quitter la fenêtre de choix des sessions pour revenir sur la facture.
Cliquer sur le bouton "SAUVEGARDER" en bas à droite de la fenêtre pour valider l'ajout des sessions sur la facture.
Si les sessions choisies concernent des commanditaires différents et que le client facturé a une option de facturation par commanditaire, un message d'alerte s'affiche :
Vous avez la possibilité de confirmer l'ajout des différentes sessions ou d'annuler pour retourner sur la facture.
Pour en savoir plus sur les différentes options de facturation liées aux clients financeurs :
Gérer la facturation par commanditaire
Gérer la facturation consolidée
Les sessions ajoutées apparaissent dans le bloc "Session(s) liée(s)" de l'onglet SYNTHÈSE.
Dans la colonne "Référence" un lien cliquable permet d'accéder directement à la session.
Dans l'onglet DESCRIPTION, les lignes relatives à la session sont ajoutées :
- le produit de formation
- les frais et articles liés à la session, le cas échéant
Cliquer sur le bouton
pour enregistrer les modifications.
a. Suppression totale de la session liée à la facture
Dans l’onglet Synthèse, le bouton
permet de supprimer la session liée à la facture.
Les lignes relatives à la session sont supprimées dans l’onglet DESCRIPTION.
b. Suppression partielle d’une session liée à la facture
Pour supprimer une ligne de session liée à la facture, cliquer sur le bouton
situé sur la droite de la ligne dans l’onglet DESCRIPTION.
La ligne supprimée s’affiche en rouge et est barrée.
Tant que la facture n’est pas sauvegardée, vous avez la possibilité de restaurer la ligne supprimée à l'aide du bouton
Attention : La suppression d'une ligne de produit de formation entraîne la suppression des frais et articles qui lui sont liés.
Cette option est utile dans les cas suivants :
- Le brouillon de facture généré automatiquement lorsque la session est passée en "Terminé" a été supprimé et vous devez recréer la facture
- Le brouillon de facture ne s'est pas généré automatiquement lorsque la session est passée en "Terminé" : par exemple lorsque le financeur de la session ne possède pas d'option de facturation automatisée (option "Pas de facture automatisée" sur sa fiche client)
Prérequis :
Créer une facture manuellement
PLAN
1. Lier une session à la facture
2. Supprimer une session liée à une facture
a. Suppression totale de la session liée à la facture
b. Suppression partielle d’une session liée à la facture
Lier une session à la facture
Vous avez la possibilité d’ajouter une session dans l'onglet SYNTHÈSE de la facture.
Cliquer sur le bouton
dans le bloc "Session(s) liée(s)" :
Une nouvelle fenêtre "Choix des sessions liées" s'ouvre :
Cette fenêtre affiche les sessions restant à facturer et pour lesquelles le financeur est le client de la facture, avec les informations suivantes :
La Référence de la session: Il s'agit de la référence interne de la session. Si la référence interne n'est pas renseignée, la référence Argalis de la session s'affiche.
Le Produit de formation rattaché à la session
La Date de début: Il s'agit de la première date planifiée sur la session
La Date de fin: Il s'agit de la dernière date planifiée sur la session
Le Statut de la session
Le client commanditaire: Il s'agit du client commanditaire dont le financement de session est pris en charge par le client facturé.
En savoir plus sur le commanditaire de session dans la facture
Cocher la ou les session(s) à ajouter sur la facture à l'aide des coches présentes sur la gauche.
La coche en entête en haut à gauche permet d’ajouter l'ensemble des sessions de la liste.
Le bouton "ANNULER" en bas à droite de la fenêtre permet de quitter la fenêtre de choix des sessions pour revenir sur la facture.
Cliquer sur le bouton "SAUVEGARDER" en bas à droite de la fenêtre pour valider l'ajout des sessions sur la facture.
Si les sessions choisies concernent des commanditaires différents et que le client facturé a une option de facturation par commanditaire, un message d'alerte s'affiche :
Vous avez la possibilité de confirmer l'ajout des différentes sessions ou d'annuler pour retourner sur la facture.
Pour en savoir plus sur les différentes options de facturation liées aux clients financeurs :
Gérer la facturation par commanditaire
Gérer la facturation consolidée
Les sessions ajoutées apparaissent dans le bloc "Session(s) liée(s)" de l'onglet SYNTHÈSE.
Dans la colonne "Référence" un lien cliquable permet d'accéder directement à la session.
Dans l'onglet DESCRIPTION, les lignes relatives à la session sont ajoutées :
- le produit de formation
- les frais et articles liés à la session, le cas échéant
Cliquer sur le bouton
pour enregistrer les modifications.
a. Suppression totale de la session liée à la facture
Dans l’onglet Synthèse, le bouton
permet de supprimer la session liée à la facture.
Les lignes relatives à la session sont supprimées dans l’onglet DESCRIPTION.
b. Suppression partielle d’une session liée à la facture
Pour supprimer une ligne de session liée à la facture, cliquer sur le bouton
situé sur la droite de la ligne dans l’onglet DESCRIPTION.
La ligne supprimée s’affiche en rouge et est barrée.
Tant que la facture n’est pas sauvegardée, vous avez la possibilité de restaurer la ligne supprimée à l'aide du bouton
Attention : La suppression d'une ligne de produit de formation entraîne la suppression des frais et articles qui lui sont liés.
Mis à jour le : 26/12/2022
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