Les sessions dans l'extranet formateur
La liste des sessions
a. Afficher les sessions de l’intervenant
Sur son extranet, l’intervenant a accès à ses sessions de formations depuis le menu “MES SESSIONS”.
Les sessions affichées sont celles sur lesquelles il est planifié et qu’il a accepté d’encadrer.
Pour en savoir plus sur la planification de l’intervenant sur Argalis :
Planifier une session de formation avec la planification simple
Affecter plusieurs intervenants à une session
En savoir plus sur les demandes d’encadrement sur l’extranet
b. Paramétrer la liste des sessions
La table des sessions de l’Extranet formateur est paramétrable comme sur Argalis.
Cliquer sur le bouton mceclip1.png sur les entêtes de colonnes pour afficher les paramètres disponibles :
Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
Colonnes (choix des colonnes à afficher sur la liste)
Filtres (sur la colonne sélectionnée)
Mécanique générale d’enregistrement des données
Les données affichées sur l’Extranet sont directement récupérées depuis Argalis lorsqu’elles sont renseignées.
L’intervenant a accès à la modification de certaines informations. D’autres informations sont disponibles en affichage seulement.
Les modifications et les nouvelles données enregistrées sur l'extranet sont immédiatement disponibles dans Argalis.
Contrairement à Argalis, où une sauvegarde est nécessaire après chaque modification, la plupart des sauvegardes sont instantanées sur l’Extranet Intervenant.
Interface générale de la session
Pour accéder au détail d’une session depuis la liste des sessions, cliquer sur le bouton
sur la droite de la ligne.
La session affichée sur l’Extranet reprend les informations de la session Argalis qui concernent l’intervenant.
Dans le bandeau supérieur, l’intervenant retrouve les informations suivantes :
Le libellé de la formation
Les dates de début et de fin de session
L’identifiant de la session sous la forme “N°SES-xxx”
Cet identifiant est la même que celui de la session Argalis.
Le nombre d’apprenants inscrits
Le statut de la session : Prévisionnel, Confirmé, En cours, ou Terminé
L’intervenant n’a pas la possibilité de modifier le statut d’une session.
Les sessions archivées ne sont pas affichées.
Le bouton
permet de revenir sur la liste des sessions.
Détail des onglets de la session
Synthèse
L’onglet SYNTHÈSE affiche :
Le libellé de la formation
La modalité : Présentiel, E-learning ou Blended
La durée de la session en heures et en jours, ainsi que les dates de début et de fin de la session
Le lieu ou site de la session de formation
L’organisation ou le type de session : intra ou inter
Les coordonnées du responsable Administratif de la session dans votre organisme de formation
Le(s) client(s) commanditaire(s) de la session
Planning
L’onglet PLANNING correspond à la planification de la session par tranche horaire avec :
La date
Les horaires
Le site
L’intervenant
Consignes
Dans l’onglet CONSIGNES, l’intervenant visualise les consignes que vous avez laissées à son attention.
Si aucune consigne n’existe, l’onglet CONSIGNES n’est pas affiché sur la session.
Les consignes sont affichées dans l’ordre suivant :
Consignes liées à la session / à l’intervenant
Consignes liées au client (si la session est en inter, les consignes clients s’affichent les unes à la suite des autres)
Consignes liées au site client
Apprenants
Dans l’onglet APPRENANT, l’intervenant visualise les apprenants ajoutés à la session.
Les apprenants affichés sont identiques à ceux renseigné sur la session dans Argalis, qu’ils soient identifiés ou non (apprenants fantômes).
L’intervenant n’a pas la possibilité d’ajouter ou de supprimer un apprenant sur une session sur l’Extranet.
Il peut toutefois de modifier les fiches des apprenants déjà ajoutés à la session.
Au clic sur le bouton
il accède au détail de l’apprenant.
Il peut notamment modifier la fiche d’un apprenant nommé.
Les modifications sont instantanément répercutées sur Argalis.
Il peut également nommer un apprenant fantôme, auquel cas une nouvelle fiche apprenant sera créée sur votre base Argalis (menu APPRENANTS).
Présence
L’intervenant a accès aux éléments liés à la présence des apprenants.
Au clic sur le créneau à modifier, une nouvelle fenêtre s’ouvre :
L'intervenant peut indiquer :
Une absence ponctuelle
Une absence sur toute la session
Un retard
Un départ anticipé
Un motif
Les données sont instantanément reprises sur Argalis, dans l’onglet PRÉSENCE de la fiche apprenant sur la session.
Évaluation
L’intervenant a la possibilité d’évaluer les compétences des apprenants.
L’évaluation des compétences sur l’Extranet est la même que sur Argalis.
Pour chaque compétence, l’intervenant peut renseigner l’une de ces trois appréciations :
Acquis
Non acquis
Partiellement acquis
L’intervenant peut également renseigner l’évaluation finale parmi les trois suivantes :
Réussite
Échec
Non évalué
L’intervenant a également la possibilité de déposer des documents liés à l’apprenant :
- par le biais d’un glisser-déposer dans la zone “Déposer le(s) fichier(s) ici”
- ou à partir de ces dossiers en cliquant sur “Sélectionner…”
Les données renseignées et les documents déposés dans cet onglet sont instantanément repris sur Argalis.
Vous pouvez les retrouver sur les fiches des apprenants de la session (onglet APPRENANTS), dans l’onglet COMPÉTENCES.
Compte-rendu
L’intervenant a la possibilité de renseigner en ligne son compte-rendu de la session de formation.
Il est nécessaire de cliquer sur le bouton “VALIDER” en bas de la page pour enregistrer les modifications.
Les données sont instantanément visibles sur Argalis.
Vous pouvez les retrouver dans le détail de l’intervenant, (onglet INTERVENANTS), puis dans la partie COMPTE-RENDU.
Documents
L’onglet Documents permet à l’intervenant de :
Consulter les documents liés à la session
Déposer un document externe
L’intervenant a accès aux documents que vous avez déjà générés dans l’onglet Gestion Documentaire de la session sur Argalis.
Un document non généré sur Argalis ne sera pas affiché sur l’Extranet.
Pour télécharger un document, cocher le document souhaité puis cliquer sur le bouton de téléchargement
L’intervenant n’a pas la possibilité de générer ni de modifier un document.
Il peut toutefois déposer de nouveaux documents :
- par le biais d’un glisser-déposer dans la zone “Déposer le(s) fichier(s) ici”
- ou à partir de ces dossiers en cliquant sur “Sélectionner…”
Les documents déposés sur l’extranet sont instantanément sauvegardés dans l’onglet Documents de la session sur Argalis.
a. Afficher les sessions de l’intervenant
Sur son extranet, l’intervenant a accès à ses sessions de formations depuis le menu “MES SESSIONS”.
Les sessions affichées sont celles sur lesquelles il est planifié et qu’il a accepté d’encadrer.
Pour en savoir plus sur la planification de l’intervenant sur Argalis :
Planifier une session de formation avec la planification simple
Affecter plusieurs intervenants à une session
En savoir plus sur les demandes d’encadrement sur l’extranet
b. Paramétrer la liste des sessions
La table des sessions de l’Extranet formateur est paramétrable comme sur Argalis.
Cliquer sur le bouton mceclip1.png sur les entêtes de colonnes pour afficher les paramètres disponibles :
Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
Colonnes (choix des colonnes à afficher sur la liste)
Filtres (sur la colonne sélectionnée)
Mécanique générale d’enregistrement des données
Les données affichées sur l’Extranet sont directement récupérées depuis Argalis lorsqu’elles sont renseignées.
L’intervenant a accès à la modification de certaines informations. D’autres informations sont disponibles en affichage seulement.
Les modifications et les nouvelles données enregistrées sur l'extranet sont immédiatement disponibles dans Argalis.
Contrairement à Argalis, où une sauvegarde est nécessaire après chaque modification, la plupart des sauvegardes sont instantanées sur l’Extranet Intervenant.
Interface générale de la session
Pour accéder au détail d’une session depuis la liste des sessions, cliquer sur le bouton
sur la droite de la ligne.
La session affichée sur l’Extranet reprend les informations de la session Argalis qui concernent l’intervenant.
Dans le bandeau supérieur, l’intervenant retrouve les informations suivantes :
Le libellé de la formation
Les dates de début et de fin de session
L’identifiant de la session sous la forme “N°SES-xxx”
Cet identifiant est la même que celui de la session Argalis.
Le nombre d’apprenants inscrits
Le statut de la session : Prévisionnel, Confirmé, En cours, ou Terminé
L’intervenant n’a pas la possibilité de modifier le statut d’une session.
Les sessions archivées ne sont pas affichées.
Le bouton
permet de revenir sur la liste des sessions.
Détail des onglets de la session
Synthèse
L’onglet SYNTHÈSE affiche :
Le libellé de la formation
La modalité : Présentiel, E-learning ou Blended
La durée de la session en heures et en jours, ainsi que les dates de début et de fin de la session
Le lieu ou site de la session de formation
L’organisation ou le type de session : intra ou inter
Les coordonnées du responsable Administratif de la session dans votre organisme de formation
Le(s) client(s) commanditaire(s) de la session
Planning
L’onglet PLANNING correspond à la planification de la session par tranche horaire avec :
La date
Les horaires
Le site
L’intervenant
Consignes
Dans l’onglet CONSIGNES, l’intervenant visualise les consignes que vous avez laissées à son attention.
Si aucune consigne n’existe, l’onglet CONSIGNES n’est pas affiché sur la session.
Les consignes sont affichées dans l’ordre suivant :
Consignes liées à la session / à l’intervenant
Consignes liées au client (si la session est en inter, les consignes clients s’affichent les unes à la suite des autres)
Consignes liées au site client
Apprenants
Dans l’onglet APPRENANT, l’intervenant visualise les apprenants ajoutés à la session.
Les apprenants affichés sont identiques à ceux renseigné sur la session dans Argalis, qu’ils soient identifiés ou non (apprenants fantômes).
L’intervenant n’a pas la possibilité d’ajouter ou de supprimer un apprenant sur une session sur l’Extranet.
Il peut toutefois de modifier les fiches des apprenants déjà ajoutés à la session.
Au clic sur le bouton
il accède au détail de l’apprenant.
Il peut notamment modifier la fiche d’un apprenant nommé.
Les modifications sont instantanément répercutées sur Argalis.
Il peut également nommer un apprenant fantôme, auquel cas une nouvelle fiche apprenant sera créée sur votre base Argalis (menu APPRENANTS).
Présence
L’intervenant a accès aux éléments liés à la présence des apprenants.
Au clic sur le créneau à modifier, une nouvelle fenêtre s’ouvre :
L'intervenant peut indiquer :
Une absence ponctuelle
Une absence sur toute la session
Un retard
Un départ anticipé
Un motif
Les données sont instantanément reprises sur Argalis, dans l’onglet PRÉSENCE de la fiche apprenant sur la session.
Évaluation
L’intervenant a la possibilité d’évaluer les compétences des apprenants.
L’évaluation des compétences sur l’Extranet est la même que sur Argalis.
Pour chaque compétence, l’intervenant peut renseigner l’une de ces trois appréciations :
Acquis
Non acquis
Partiellement acquis
L’intervenant peut également renseigner l’évaluation finale parmi les trois suivantes :
Réussite
Échec
Non évalué
L’intervenant a également la possibilité de déposer des documents liés à l’apprenant :
- par le biais d’un glisser-déposer dans la zone “Déposer le(s) fichier(s) ici”
- ou à partir de ces dossiers en cliquant sur “Sélectionner…”
Les données renseignées et les documents déposés dans cet onglet sont instantanément repris sur Argalis.
Vous pouvez les retrouver sur les fiches des apprenants de la session (onglet APPRENANTS), dans l’onglet COMPÉTENCES.
Compte-rendu
L’intervenant a la possibilité de renseigner en ligne son compte-rendu de la session de formation.
Il est nécessaire de cliquer sur le bouton “VALIDER” en bas de la page pour enregistrer les modifications.
Les données sont instantanément visibles sur Argalis.
Vous pouvez les retrouver dans le détail de l’intervenant, (onglet INTERVENANTS), puis dans la partie COMPTE-RENDU.
Documents
L’onglet Documents permet à l’intervenant de :
Consulter les documents liés à la session
Déposer un document externe
L’intervenant a accès aux documents que vous avez déjà générés dans l’onglet Gestion Documentaire de la session sur Argalis.
Un document non généré sur Argalis ne sera pas affiché sur l’Extranet.
Pour télécharger un document, cocher le document souhaité puis cliquer sur le bouton de téléchargement
L’intervenant n’a pas la possibilité de générer ni de modifier un document.
Il peut toutefois déposer de nouveaux documents :
- par le biais d’un glisser-déposer dans la zone “Déposer le(s) fichier(s) ici”
- ou à partir de ces dossiers en cliquant sur “Sélectionner…”
Les documents déposés sur l’extranet sont instantanément sauvegardés dans l’onglet Documents de la session sur Argalis.
Mis à jour le : 12/07/2024
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