Gérer la facturation intermédiaire
Avant-propos :
La facturation intermédiaire est une fonctionnalité destinée à la gestion des sessions longues que vous souhaitez facturer en plusieurs fois.
La facturation intermédiaire permet de créer plusieurs factures pour une même prise en charge financeur sur une session de formation.
Contrairement à l’acompte généré une seule fois, vous avez la possibilité de générer autant de factures intermédiaires que souhaitées.
Quelques conditions sont nécessaires afin de pouvoir gérer la facturation intermédiaire pour vos financeurs de sessions de formation :
- La facturation intermédiaire n’est pas compatible avec la facturation automatisée.
Pour en savoir plus sur nos méthodes de facturation automatisée, consultez nos articles Gérer la facturation par commanditaire et Gérer la facturation consolidée.
Par conséquent l’option “Pas de facturation automatisée” doit être activée sur la fiche client du financeur pour lequel on souhaite gérer la facturation intermédiaire.
Fiche client > onglet Autres informations > rubrique Facturation :
- La facturation intermédiaire n’est pas compatible avec la facturation périodique. L’option doit être désactivée sur la fiche client du financeur. Pour en savoir plus, nous vous invitons à prendre connaissance de notre article Gérer la facturation périodique
PLAN
1. Créer une facture à partir d’une session de formation
2. Impacts
Créer une facture à partir d’une session de formation
Il est nécessaire au préalable d’ajouter un ou plusieurs commanditaires à la session de formation et d’identifier leurs financeurs et de définir leur prise en charge.
Pour en savoir plus sur la prise en charge par financeur, nous vous invitons à consulter notre documentation dédiée : Définir la prise en charge de la session de formation
Dans l’onglet Suivi de facturation de la session, cliquer sur le bouton
dans la première partie Suivi de facturation.
Un nouvelle fenêtre de création de facture s’ouvre :
Le menu déroulant “Client financeur” permet de sélectionner un financeur parmi la liste des clients définis en tant que financeurs sur la session de formation :
Pour rappel, seuls les financeurs ayant l’option “Pas de facturation automatisée” activée sur leur fiche client s’affichent ici. Un financeur paramétré en facturation automatisée (par commanditaire ou consolidée) ne sera pas sélectionnable.
Une fois le financeur sélectionné, la fenêtre affiche de nouveaux champs :
- Client commanditaire
- Date de facturation
- Conditions de règlement
- Date limite de paiement
Le menu déroulant “Client(s) commanditaire(s)” affiche les commanditaires pris en charge par le financeur pour cette session de formation :
Il est possible de choisir plusieurs commanditaires :
Quel que soit le nombre de clients commanditaires sélectionnés, une seule facture sera créée pour le financeur.
Après avoir sélectionné un ou plusieurs client(s) commanditaire(s), la fenêtre affiche le “Reste à financer” par client commanditaire.
Les montants de prise en charge repris ici sont ceux définis dans la prise en charge du client commanditaire par financeur.
Consultez notre article Définir la prise en charge de la session de formation.
Les valeurs sont modifiables.
Le bouton
permet de réinitialiser l’ensemble des valeurs :
Pour modifier les montants et pourcentages de prise en charge, il suffit de renseigner les champs :
NB : le pourcentage renseigné ici correspond au pourcentage de facturation pour cette prise en charge uniquement. Le pourcentage indiqué s’appliquera au montant de prise en charge du financeur pour ce client commanditaire.
Il est à distinguer du pourcentage de prise en charge précédemment défini dans la prise en charge financeur.
Après avoir renseigné tous les éléments sur la fenêtre de création, cliquer sur le bouton
pour valider la création de la facture.
Le bouton
permet d’annuler la création de la facture et de retourner sur la session.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour confirmer la création du brouillon de facture :
Vous avez la possibilité de cliquer sur la référence de la facture pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
Le brouillon créé est un brouillon de type standard, identique aux brouillons issus de la facturation automatisée ou de la facturation manuelle.
Impacts
Une prise en charge facturée même partiellement depuis une session n’est pas sélectionnable dans les sessions liées d’une facture créée manuellement depuis le menu Facturation.
Pour poursuivre la facturation de cette prise en charge, que ce soit une autre facture intermédiaire ou la facture de solde, il est nécessaire de procéder de la même manière en passant par le Suivi de facturation de la session.
Le passage en statut “Facturé” d’un brouillon de facture issu de la facturation intermédiaire annule la possibilité de supprimer les autres brouillons de facture existants pour la même combinaison session/financeur/commanditaire. Il sera nécessaire de supprimer ces brouillons manuellement.
La facturation intermédiaire est une fonctionnalité destinée à la gestion des sessions longues que vous souhaitez facturer en plusieurs fois.
La facturation intermédiaire permet de créer plusieurs factures pour une même prise en charge financeur sur une session de formation.
Contrairement à l’acompte généré une seule fois, vous avez la possibilité de générer autant de factures intermédiaires que souhaitées.
Quelques conditions sont nécessaires afin de pouvoir gérer la facturation intermédiaire pour vos financeurs de sessions de formation :
- La facturation intermédiaire n’est pas compatible avec la facturation automatisée.
Pour en savoir plus sur nos méthodes de facturation automatisée, consultez nos articles Gérer la facturation par commanditaire et Gérer la facturation consolidée.
Par conséquent l’option “Pas de facturation automatisée” doit être activée sur la fiche client du financeur pour lequel on souhaite gérer la facturation intermédiaire.
Fiche client > onglet Autres informations > rubrique Facturation :
- La facturation intermédiaire n’est pas compatible avec la facturation périodique. L’option doit être désactivée sur la fiche client du financeur. Pour en savoir plus, nous vous invitons à prendre connaissance de notre article Gérer la facturation périodique
PLAN
1. Créer une facture à partir d’une session de formation
2. Impacts
Créer une facture à partir d’une session de formation
Il est nécessaire au préalable d’ajouter un ou plusieurs commanditaires à la session de formation et d’identifier leurs financeurs et de définir leur prise en charge.
Pour en savoir plus sur la prise en charge par financeur, nous vous invitons à consulter notre documentation dédiée : Définir la prise en charge de la session de formation
Dans l’onglet Suivi de facturation de la session, cliquer sur le bouton
dans la première partie Suivi de facturation.
Un nouvelle fenêtre de création de facture s’ouvre :
Le menu déroulant “Client financeur” permet de sélectionner un financeur parmi la liste des clients définis en tant que financeurs sur la session de formation :
Pour rappel, seuls les financeurs ayant l’option “Pas de facturation automatisée” activée sur leur fiche client s’affichent ici. Un financeur paramétré en facturation automatisée (par commanditaire ou consolidée) ne sera pas sélectionnable.
Une fois le financeur sélectionné, la fenêtre affiche de nouveaux champs :
- Client commanditaire
- Date de facturation
- Conditions de règlement
- Date limite de paiement
Le menu déroulant “Client(s) commanditaire(s)” affiche les commanditaires pris en charge par le financeur pour cette session de formation :
Il est possible de choisir plusieurs commanditaires :
Quel que soit le nombre de clients commanditaires sélectionnés, une seule facture sera créée pour le financeur.
Après avoir sélectionné un ou plusieurs client(s) commanditaire(s), la fenêtre affiche le “Reste à financer” par client commanditaire.
Les montants de prise en charge repris ici sont ceux définis dans la prise en charge du client commanditaire par financeur.
Consultez notre article Définir la prise en charge de la session de formation.
Les valeurs sont modifiables.
Le bouton
permet de réinitialiser l’ensemble des valeurs :
Pour modifier les montants et pourcentages de prise en charge, il suffit de renseigner les champs :
NB : le pourcentage renseigné ici correspond au pourcentage de facturation pour cette prise en charge uniquement. Le pourcentage indiqué s’appliquera au montant de prise en charge du financeur pour ce client commanditaire.
Il est à distinguer du pourcentage de prise en charge précédemment défini dans la prise en charge financeur.
Après avoir renseigné tous les éléments sur la fenêtre de création, cliquer sur le bouton
pour valider la création de la facture.
Le bouton
permet d’annuler la création de la facture et de retourner sur la session.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour confirmer la création du brouillon de facture :
Vous avez la possibilité de cliquer sur la référence de la facture pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
Le brouillon créé est un brouillon de type standard, identique aux brouillons issus de la facturation automatisée ou de la facturation manuelle.
Impacts
Une prise en charge facturée même partiellement depuis une session n’est pas sélectionnable dans les sessions liées d’une facture créée manuellement depuis le menu Facturation.
Pour poursuivre la facturation de cette prise en charge, que ce soit une autre facture intermédiaire ou la facture de solde, il est nécessaire de procéder de la même manière en passant par le Suivi de facturation de la session.
Le passage en statut “Facturé” d’un brouillon de facture issu de la facturation intermédiaire annule la possibilité de supprimer les autres brouillons de facture existants pour la même combinaison session/financeur/commanditaire. Il sera nécessaire de supprimer ces brouillons manuellement.
Mis à jour le : 26/12/2022
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