Gérer la facturation par commanditaire
Avant-propos :
La facturation par commanditaire permet de créer une facture par couple “financeur / commanditaire” d’une session de formation.
C’est l’option qui est paramétrée par défaut dans les réglages par défaut et dans les fiches clients pré-existantes.
Si vous souhaitez au contraire générer une seule facture pour chaque financeur d’une session, nous vous invitons à consulter notre documentation : Gérer la facturation consolidée
La facturation par commanditaire est compatible avec la facturation périodique.
Pour en savoir plus, consultez notre documentation : Gérer la facturation périodique
PLAN
1. Paramétrer la facturation par commanditaire dans les réglages par défaut
2. Paramétrer la facturation par commanditaire dans la fiche client
3. Impacts sur la facture
1. Paramétrer la facturation par commanditaire dans les réglages par défaut
La facturation par commanditaire est paramétrable dans le menu principal Administration, sous-menu Client.
Dans la partie “Facturation automatisée”, vous avez la possibilité d’activer l’une des 3 options suivantes :
● Pas de facturation automatisée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, aucune facture en brouillon n’est générée automatiquement.
Si cette option est activée, il est nécessaire de créer les factures manuellement depuis le bouton de la fab du menu Facturation.
● Une facture par commanditaire (activée par défaut) :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une facture est générée automatiquement pour chaque couple “client financeur + client commanditaire”.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, le nombre de factures générées pour ce financeur est égal au nombre de commanditaires de la session.
● Facture consolidée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une seule facture est générée automatiquement pour chaque financeur.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, une seule facture est créée pour ce financeur pour l’ensemble des commanditaires qu’il prend en charge.
L’option “Une facture par commanditaire” est activée par défaut dans les réglages par défaut et sur les fiches clients existantes.
Si vous laissez cette option activée, elle sera reprise sur l’ensemble des nouvelles fiches clients.
2. Paramétrer la facturation par commanditaire dans la fiche client
Si l’option de facturation automatisée activée dans les réglages par défaut est “Une facture par commanditaire”, cette option sera reprise dans les nouvelles fiches clients.
Si cette option n’est pas activée dans les réglages par défaut, vous avez la possibilité de l’activer sur les fiches clients souhaitées.
Sur la fiche client, la facturation par commanditaire est paramétrable dans l’onglet Autres Informations, encadré Facturation.
La valeur est modifiable sur les fiches clients préexistantes et sur les fiches clients en cours de création.
Sur chaque fiche client, le paramétrage des 3 options reste disponible :
● Pas de facturation automatisée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, aucune facture en brouillon n’est générée automatiquement.
Si cette option est activée, il est nécessaire de créer les factures manuellement depuis le bouton de la fab du menu Facturation.
● Une facture par commanditaire :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une facture est générée automatiquement pour chaque couple “client financeur + client commanditaire”.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, le nombre de factures générées pour ce financeur est égal au nombre de commanditaires de la session.
● Facture consolidée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une seule facture est générée automatiquement pour chaque financeur.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, une seule facture est créée pour ce financeur pour l’ensemble des commanditaires qu’il prend en charge.
Il suffit de cocher “Une facture par commanditaire” pour activer l’option.
Cette option sera appliquée aux sessions financées par le client.
Les paramètres définis dans la fiche client prévalent sur les paramètres des réglages par défaut. Ce sont ceux qui seront appliqués pour les sessions financées par le client.
3. Impacts sur la facture
Une fois l’option activée sur la fiche client du financeur, les brouillons de facture sont créés automatiquement au passage de la session en statut “Terminé”.
Un brouillon est créé par couple “client financeur / client commanditaire”.
Exemple :
Sur session inter avec 2 clients commanditaires pris en charge par le même financeur.
Au passage de la session en statut “Terminé”, 2 brouillons de facture sont générés automatiquement.
Les brouillons créés sont affichés dans l’onglet Suivi de Facturation de la session :
Le bouton
permet d’ouvrir le brouillon créé.
Vous pouvez également retrouver ces brouillons dans la liste des factures, dans le menu Facturation.
A l’ouverture du brouillon, l’onglet Synthèse affiche les sessions liées :
- La référence de la session
- La référence du produit de formation
- Le nom du client commanditaire bénéficiant de la prise en charge
Le bouton
dans l’encadré des sessions liées permet d’ajouter d’autres sessions dont au moins une partie est financée par le client facturé.
Pour en savoir plus, consultez notre documentation pour savoir comment Grouper plusieurs sessions sur une facture
L’onglet Description affiche le détail de la session facturée, à savoir :
- La référence de la session
- La désignation du produit de formation, du frais ou de l’article
- Le nom du client commanditaire
- Le nombre d’apprenant
- L’unité de facturation
- Le prix unitaire
- Le pourcentage de remise
- Le total HT de la session pour ce commanditaire
- Le total TTC de la session pour ce commanditaire
- Le montant de prise en charge du financeur HT
- Le montant de prise en charge du financeur TTC
Vous pouvez générer le document de facture dans l’onglet Documents.
Le document reprend :
- La référence de la session
- Le libellé et la référence du produit de formation
- La durée et la période de la formation
- Le lieu de formation
- L’intervenant
- Le client commanditaire
- La liste des apprenants
- Le nombre d’apprenants
- L’unité de facturation
- Le montant total de la session
La facturation par commanditaire permet de créer une facture par couple “financeur / commanditaire” d’une session de formation.
C’est l’option qui est paramétrée par défaut dans les réglages par défaut et dans les fiches clients pré-existantes.
Si vous souhaitez au contraire générer une seule facture pour chaque financeur d’une session, nous vous invitons à consulter notre documentation : Gérer la facturation consolidée
La facturation par commanditaire est compatible avec la facturation périodique.
Pour en savoir plus, consultez notre documentation : Gérer la facturation périodique
PLAN
1. Paramétrer la facturation par commanditaire dans les réglages par défaut
2. Paramétrer la facturation par commanditaire dans la fiche client
3. Impacts sur la facture
1. Paramétrer la facturation par commanditaire dans les réglages par défaut
La facturation par commanditaire est paramétrable dans le menu principal Administration, sous-menu Client.
Dans la partie “Facturation automatisée”, vous avez la possibilité d’activer l’une des 3 options suivantes :
● Pas de facturation automatisée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, aucune facture en brouillon n’est générée automatiquement.
Si cette option est activée, il est nécessaire de créer les factures manuellement depuis le bouton de la fab du menu Facturation.
● Une facture par commanditaire (activée par défaut) :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une facture est générée automatiquement pour chaque couple “client financeur + client commanditaire”.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, le nombre de factures générées pour ce financeur est égal au nombre de commanditaires de la session.
● Facture consolidée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une seule facture est générée automatiquement pour chaque financeur.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, une seule facture est créée pour ce financeur pour l’ensemble des commanditaires qu’il prend en charge.
L’option “Une facture par commanditaire” est activée par défaut dans les réglages par défaut et sur les fiches clients existantes.
Si vous laissez cette option activée, elle sera reprise sur l’ensemble des nouvelles fiches clients.
2. Paramétrer la facturation par commanditaire dans la fiche client
Si l’option de facturation automatisée activée dans les réglages par défaut est “Une facture par commanditaire”, cette option sera reprise dans les nouvelles fiches clients.
Si cette option n’est pas activée dans les réglages par défaut, vous avez la possibilité de l’activer sur les fiches clients souhaitées.
Sur la fiche client, la facturation par commanditaire est paramétrable dans l’onglet Autres Informations, encadré Facturation.
La valeur est modifiable sur les fiches clients préexistantes et sur les fiches clients en cours de création.
Sur chaque fiche client, le paramétrage des 3 options reste disponible :
● Pas de facturation automatisée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, aucune facture en brouillon n’est générée automatiquement.
Si cette option est activée, il est nécessaire de créer les factures manuellement depuis le bouton de la fab du menu Facturation.
● Une facture par commanditaire :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une facture est générée automatiquement pour chaque couple “client financeur + client commanditaire”.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, le nombre de factures générées pour ce financeur est égal au nombre de commanditaires de la session.
● Facture consolidée :
Lorsque la session passe en statut “Terminé”, une seule facture est générée automatiquement pour chaque financeur.
Si un financeur prend en charge plusieurs commanditaires d’une même session, une seule facture est créée pour ce financeur pour l’ensemble des commanditaires qu’il prend en charge.
Il suffit de cocher “Une facture par commanditaire” pour activer l’option.
Cette option sera appliquée aux sessions financées par le client.
Les paramètres définis dans la fiche client prévalent sur les paramètres des réglages par défaut. Ce sont ceux qui seront appliqués pour les sessions financées par le client.
3. Impacts sur la facture
Une fois l’option activée sur la fiche client du financeur, les brouillons de facture sont créés automatiquement au passage de la session en statut “Terminé”.
Un brouillon est créé par couple “client financeur / client commanditaire”.
Exemple :
Sur session inter avec 2 clients commanditaires pris en charge par le même financeur.
Au passage de la session en statut “Terminé”, 2 brouillons de facture sont générés automatiquement.
Les brouillons créés sont affichés dans l’onglet Suivi de Facturation de la session :
Le bouton
permet d’ouvrir le brouillon créé.
Vous pouvez également retrouver ces brouillons dans la liste des factures, dans le menu Facturation.
A l’ouverture du brouillon, l’onglet Synthèse affiche les sessions liées :
- La référence de la session
- La référence du produit de formation
- Le nom du client commanditaire bénéficiant de la prise en charge
Le bouton
dans l’encadré des sessions liées permet d’ajouter d’autres sessions dont au moins une partie est financée par le client facturé.
Pour en savoir plus, consultez notre documentation pour savoir comment Grouper plusieurs sessions sur une facture
L’onglet Description affiche le détail de la session facturée, à savoir :
- La référence de la session
- La désignation du produit de formation, du frais ou de l’article
- Le nom du client commanditaire
- Le nombre d’apprenant
- L’unité de facturation
- Le prix unitaire
- Le pourcentage de remise
- Le total HT de la session pour ce commanditaire
- Le total TTC de la session pour ce commanditaire
- Le montant de prise en charge du financeur HT
- Le montant de prise en charge du financeur TTC
Vous pouvez générer le document de facture dans l’onglet Documents.
Le document reprend :
- La référence de la session
- Le libellé et la référence du produit de formation
- La durée et la période de la formation
- Le lieu de formation
- L’intervenant
- Le client commanditaire
- La liste des apprenants
- Le nombre d’apprenants
- L’unité de facturation
- Le montant total de la session
Mis à jour le : 26/12/2022
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