La confirmation de participation à la session par le client
La validation dates session par le client permet de suivre la disponibilité des clients sur les sessions prévues.
Prérequis :
Pour gérer la validation des dates des clients, il faut avoir planifié la session.
Pour en savoir plus sur la planification d’une session et la proposition de dates :
Planifier une session de formation avec la planification simple
PLAN
La validation électronique par le client
a. Envoyer la proposition de dates par mail
b. La réponse du client par mail
c. Impact sur la session
La validation manuelle par l’organisme de formation
a. Valider manuellement des dates pour le client
b. Impact sur la session
La validation électronique par le client
a. Envoyer la proposition de dates par mail
Dans l’onglet Client de la session, cliquer sur le bouton
afin d’envoyer une proposition de dates dates au client.
Cliquer sur le calendrier pour sélectionner une date d’échéance. Il s’agit de la date jusqu'à laquelle le client peut répondre à la proposition.
Une fois la date choisie, cliquer sur
pour ouvrir le template du mail
Aperçu de la proposition date envoyée
Il reprend le planning de la session en détaillant :
→ Les dates,
→ Les horaires,
→ Le lieu de la formation.
Le champ “destinataire” reprend par défaut l’adresse mail du contact principal de la fiche client. il est possible d’ajouter des contacts en CC et CCI.
Vous pouvez :
→ modifier l’objet,
→ Ajouter manuellement des informations dans le corps du mail
→ Charger des pièces jointes dans le mail en cliquant sur "Sélectionner"
Pour rappel : vous pouvez modifier le mail depuis l’onglet Modèles de mail à l’aide de la documentation ici
Cliquer sur "Envoyer" et un message confirme l’envoi du mail
b. La réponse du client par mail
Le client reçoit la demande dans sa boite mail.
Le client pourra cliquer sur " Je décline" ou "J'accepte" afin de répondre directement par mail à la proposition de date.
Un message confirmera l’envoi du mail.
c. Impact sur la session
Si le client accepte la proposition,
Depuis l’onglet Client, le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche le message suivant: Date(s) acceptée(s) le (date du jour)
Si le client décline la proposition,
Le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche le message suivant: Date(s) déclinée(s) le (date du jour)
Tant que le client n'a pas encore répondu
Le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche le message suivant: Date(s) en attente de confirmation - Envoyé le (date d’envoi) - (date Échéance)
Sur la liste des sessions, il existe la colonne “confirmation dates Client” dont la valeur change en fonction du statut de validation :
A confirmer :Tant que le client n'a pas encore répondu
En attente de confirmation : la proposition de dates n'a pas encore été envoyée
Confirmé : la proposition de dates à été envoyée mais le client n'a pas encore répondu
Décliné: le client a décliné la proposition
La validation manuelle par l’organisme de formation
Si vous connaissez déjà la disponibilité du client, vous pouvez valider manuellement les dates du client de la session de formation.
a. Valider manuellement des dates pour le client
Dans l’onglet Client de la session, cliquer sur le bouton
Activer l’interrupteur “Validation manuelle” pour confirmer directement la présence du client dans la session de formation.
b. Impact sur la session
Une fois la validation enregistrée, la colonne “Etat de confirmation” indique le message suivant :
“Date(s) validée(s) manuellement”
Sur la liste des sessions, il existe la colonne “confirmation dates Client” dont la valeur change en fonction du statut de validation :
A confirmer : les dates ne sont pas encore validées
Confirmé : suite à la validation manuelle
Prérequis :
Pour gérer la validation des dates des clients, il faut avoir planifié la session.
Pour en savoir plus sur la planification d’une session et la proposition de dates :
Planifier une session de formation avec la planification simple
PLAN
La validation électronique par le client
a. Envoyer la proposition de dates par mail
b. La réponse du client par mail
c. Impact sur la session
La validation manuelle par l’organisme de formation
a. Valider manuellement des dates pour le client
b. Impact sur la session
La validation électronique par le client
a. Envoyer la proposition de dates par mail
Dans l’onglet Client de la session, cliquer sur le bouton
afin d’envoyer une proposition de dates dates au client.
Cliquer sur le calendrier pour sélectionner une date d’échéance. Il s’agit de la date jusqu'à laquelle le client peut répondre à la proposition.
Une fois la date choisie, cliquer sur
pour ouvrir le template du mail
Aperçu de la proposition date envoyée
Il reprend le planning de la session en détaillant :
→ Les dates,
→ Les horaires,
→ Le lieu de la formation.
Le champ “destinataire” reprend par défaut l’adresse mail du contact principal de la fiche client. il est possible d’ajouter des contacts en CC et CCI.
Vous pouvez :
→ modifier l’objet,
→ Ajouter manuellement des informations dans le corps du mail
→ Charger des pièces jointes dans le mail en cliquant sur "Sélectionner"
Pour rappel : vous pouvez modifier le mail depuis l’onglet Modèles de mail à l’aide de la documentation ici
Cliquer sur "Envoyer" et un message confirme l’envoi du mail
b. La réponse du client par mail
Le client reçoit la demande dans sa boite mail.
Le client pourra cliquer sur " Je décline" ou "J'accepte" afin de répondre directement par mail à la proposition de date.
Un message confirmera l’envoi du mail.
c. Impact sur la session
Si le client accepte la proposition,
Depuis l’onglet Client, le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche le message suivant: Date(s) acceptée(s) le (date du jour)
Si le client décline la proposition,
Le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche le message suivant: Date(s) déclinée(s) le (date du jour)
Tant que le client n'a pas encore répondu
Le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche le message suivant: Date(s) en attente de confirmation - Envoyé le (date d’envoi) - (date Échéance)
Sur la liste des sessions, il existe la colonne “confirmation dates Client” dont la valeur change en fonction du statut de validation :
A confirmer :Tant que le client n'a pas encore répondu
En attente de confirmation : la proposition de dates n'a pas encore été envoyée
Confirmé : la proposition de dates à été envoyée mais le client n'a pas encore répondu
Décliné: le client a décliné la proposition
La validation manuelle par l’organisme de formation
Si vous connaissez déjà la disponibilité du client, vous pouvez valider manuellement les dates du client de la session de formation.
a. Valider manuellement des dates pour le client
Dans l’onglet Client de la session, cliquer sur le bouton
Activer l’interrupteur “Validation manuelle” pour confirmer directement la présence du client dans la session de formation.
b. Impact sur la session
Une fois la validation enregistrée, la colonne “Etat de confirmation” indique le message suivant :
“Date(s) validée(s) manuellement”
Sur la liste des sessions, il existe la colonne “confirmation dates Client” dont la valeur change en fonction du statut de validation :
A confirmer : les dates ne sont pas encore validées
Confirmé : suite à la validation manuelle
Mis à jour le : 28/12/2022
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